شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)، ارتقای یک کارمند به مقام مدیریت و آغاز به‌کار او به عنوان رهبر یک تیم یا سازمان می‌تواند هم برای او بسیار هیجان انگیز و خوشحال کننده باشد و هم در عین حال چالش برانگیز و نگران کننده. آنچه در این میان باعث قوت قلب و موفقیت‌های آتی یک مدیر تازه کار می‌شود این است که رئیس شرکت به او اطمینان کرده و این مسوولیت خطیر را بر دوش او گذاشته است. اما واقعیت این است که صرف حمایت رئیس برای کسب موفقیت کافی نیست و مدیران تازه کار باید اقدامات دیگری را نیز در زمینه بسترسازی برای برداشتن گام‌های محکم و استوار برای تبدیل شدن به مدیری مقتدر و موفق بردارند که در ادامه توصیه‌هایی برای تحقق این امر ارائه شده است.

توصیه شماره 1) اعضای تیم تحت رهبری‌تان را به خوبی بشناسید. شما به‌عنوان کسی که تجربه مدیریتی نداشته است حتما باید به این نکته توجه کنید که درصورت عدم برخورداری از شناخت کافی از اعضای تیم تان هیچ گاه نخواهید توانست از آنها و پتانسیل‌های شان نهایت استفاده را ببرید؛ حتی اگر بهترین نیروهای خلاق و مبتکر جهان را در اختیار داشته باشید. بنابراین در نخستین روزهای فعالیت مدیریتی‌تان این سوالات را از خود بپرسید: اعضای تیم تحت رهبری من چگونه و از چه راه‌هایی می‌توانند به پیاده‌سازی استراتژی‌های سازمانی کمک کنند؟ عملکرد اعضای تیم قرار است چگونه مورد ارزیابی قرار گیرد؟ نقاط قوت و ضعف تیم من کدامند؟ روش‌های پیاده سازی ایده‌های خلاقانه در تیم تحت رهبری من کدامند؟ در تیم چه مهارت‌هایی به چشم می‌خورد و جای کدام مهارت‌ها خالی است؟

توصیه شماره 2) از مدیران هم‌رده خود در مورد نقاط قوت و ضعف تیم تان نظر بخواهید. پس از علنی شدن ارتقای شما به عنوان یک مدیر، دیگر فرقی با کسانی که تا پیش از این مقام بالاتری از شما داشته‌اند ندارید. بنابراین می‌توانید از آنها در مورد مسائل مختلفی همچون نقاط قوت و ضعف موجود در تیم کاری‌تان نظرخواهی کنید و از آنها بخواهید به شما راه‌حل‌های عملی ارائه دهند. مطمئن باشید با کمک آنها می‌توانید خیلی زود به پیروزی‌های زودهنگام دست یابید.

توصیه شماره 3) نخستین جلسه رسمی با اعضای تیم‌تان را به شنیدن سخنان آنها اختصاص دهید. یکی از اشتباهات متداول در میان مدیران تازه کار این است که در اولین جلسه رسمی و عمومی که با اعضای تیم و کارکنان شان برگزار می‌کنند بیشتر از خودشان حرف می‌زنند و در برخی موارد برای کارکنان خط و نشان می‌کشند، درحالی‌که این کار به‌جز بدبینی و مقاومت در میان کارکنان در برابر مدیر نتیجه دیگری ندارد. بنابراین سعی کنید در اولین جلسه عمومی با اعضای تیم تحت رهبری‌تان در برابر وسوسه صحبت کردن از خود و برنامه‌هایتان مقاومت کنید و به جای آن، این سوالات را برای پیدا کردن شناخت بهتر از کارکنان‌تان بپرسید: آنچه به شما به خاطر کار کردن در این گروه احساس غرور و افتخار می‌دهد کدام است؟ بزرگ‌ترین افتخار و دستاوردی که در سال گذشته داشته‌اید چه بوده است؟ اهداف اصلی و کلیدی تیم‌تان در گذشته چه بوده است؟ آن دسته از فعالیت‌هایی که دوست داشتید انجام دهید اما فرصت انجامشان را پیدا نکردید چه بوده اند؟

توصیه شماره 4) داشته‌های اعضای تیم تان را در قالب نقش‌های جدید قرار دهید. یکی از سوالات هوشمندانه‌ای که مدیران تازه کار می‌توانند از افرادشان بپرسند این است که آنها پس از به پایان رسیدن دوران مدیریتی مدیر جدیدشان دوست دارند به کجا برسند. می‌توانید همین سوال را از افرادتان بپرسید که دوست دارید در پایان دوره مدیریتی ام در مورد من چه بگویید. پاسخ‌های ارائه شده از طرف اعضای تیم تان را بدون هیچ قضاوت یا واکنشی یادداشت کنید و با سایر مدیران راجع به آنها مشورت کنید.

توصیه شماره 5) به برگزاری جلسات فرد به فرد و رو در رو توجه ویژه‌ای داشته باشید. یکی از مهم‌ترین اولویت‌های هر مدیر جدید برگزاری جلسات خودمانی و فرد به فرد با تک تک کارکنان و اعضای تیم است که به کسب شناخت کامل و متقابل طرفین از هم کمک شایانی می‌کند. در این جلسات سه نوع سوال را از افرادتان بپرسید: چه باید کرد؟ چه نباید کرد؟ از من توقع دارید چگونه در دستیابی به اهداف کاری تان کمک‌تان کنم؟

توصیه شماره 6) پروتکل‌های ارتباطی و عملیاتی خاص خودتان را ایجاد کنید. هر مدیری از سبک خاصی برای تنظیم ارتباطات و تعاملات خود با کارکنان پیروی می‌کند. بعضی از مدیران به بسته بودن در اتاق کارشان به روی کارکنان در زمان‌هایی که در حال کار روی پروژه‌های کاری شان هستند اعتقاد دارند، درحالی‌که برخی دیگر ترجیح می‌دهند از سیاست درهای باز برای برخوردار شدن از پیوندهای نزدیک‌تر با کارکنان استفاده کنند. بنابراین باید از همان ابتدا رویکرد ارتباطی تان با افرادتان را به اطلاع آنها برسانید تا آنها بر اساس آن رفت و آمدهایشان به دفتر کارتان را تنظیم کنند.

توصیه شماره 7) با اعضای تیم و در کنارشان کار کنید تا نوعی احساس نزدیکی و همیاری بین شما به وجود آید. یکی از بهترین و ضروری‌ترین ابتکاراتی که یک مدیر جدید می‌تواند برای لمس بهتر شرایط انجام دهد این است که در هفته‌های اول حضورش در شرکتی جدید، مانند یکی از اعضای تیم دوشادوش سایر اعضا فعالیت کند. این کار هم باعث آشناتر شدن کارکنان و مدیران با هم شده و هم مدیران را نسبت به مشکلات و موانع موجود بر سر راه تحقق اهداف و البته فرصت‌های موجود آشناتر می‌سازد.

توصیه شماره 8) کورکورانه به دنبال پیروی کردن از الگوهای مورد استفاده مدیران پیش از خود نباشید. یکی از بدترین اشتباهاتی که می‌تواند از یک مدیر تازه وارد سر بزند این است که او تصمیم بگیرد به سبک مدیران پیش از خود عمل کند و الگوهای رفتاری آنها را در پیش بگیرد. واقعیت این است که اگر عملکرد مدیران پیشین بی نقص و عالی بود لزومی به تغییر دادن آنها نبود و آنها همچنان بر مسند مدیریت باقی می‌ماندند. بنابراین هیچ‌گاه سعی نکنید برای تحت کنترل درآوردن کارها، به سبک مدیران قبل از خود عمل کنید.

منبع: روزنامه دنیای اقتصاد - شماره 4129