شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)- در واقع می‌توان گفت هیچ پاسخ قطعی و درستی در رابطه با زمان صحیح آغاز یک کمپین در حوزه روابط عمومی وجود ندارد، اما مطمئنا یک زمان اشتباه و نامناسب برای این کار وجود دارد.

به عبارتی می‌توان گفت این زمان در واقع پس از اتفاق افتادن یا پیش آمدن موقعیتی دارای ارزش خبری می باشد. اگر موضوعی مهم در رابطه با برند شما با درجه ای از اهمیت و جذابیت بری مخاطبین اتفاق می افتد و در رساندن این خبر به رسانه های محلی و بین‌المللی دیر اقدام کرده اید و همچنین هنوز تصویر یا ویدئو مناسبی برای اشتراک گذاری در اختیار ندارید، پس خیلی از زمان مناسب برای آن عقب تر هستید. در چنین زمان هایی چیزی که بیشتر از هر موضوع دیگر از دبیران و خبرنگاران می شنوید، این است که “کاش روزی که اتفاق افتاد به من خبر می دادی یا قبلش یه اطلاعی به ما می دادین!”

پس چه زمانی برای آغاز یک کمپین روابط عمومی از هر زمان دیگری مناسب تر است؟ آیا زمان مشخصی در ایجاد و شکل دادن به یک رویداد بزرگ یا اعلان مهم وجود دارد که در آن زمان باید از کمک یک مجموعه روابط عمومی در خارج از سازمان خود باید استفاده کنید؟

این موضوع بیش از هر چیزی بستگی به ماهیت خود اخبار (نرم یا سخت بودن) و همچنین نوع رسانه(چاپی، تلویزیون یا آنلاین) مورد استفاده ای که می خواهید مطالب خود را از طریق آن منتشر کنید دارد.

نرم اخبار
نرم اخبار در ارتباط با مسائل و موضوعات کم اهمیت تر در ارتباط با جامعه در ابعاد بزرگ می باشد. به عنوان مثال فرض کنید که شما یک خرده فروش کوچک در شهر هستید و در حال بازگشایی شعبه سوم فروشگاه خودتان هستید. شما برای این رویداد در حال برنامه ریزی برای یک جشن افتتاحیه آنچنانی و پذیرائی و بریدن روبان و … هستید و از بسیاری افراد از جمله شهردار و … دعوت به عمل آورده اید. در این موقعیت، اخبار شما در ارتباط مستقیم با یک رویداد می باشد و از آنجائیکه برخی افراد ویژه از جمله شهردار و هئیت همراه در آن حضور دارند و رویداد در رابطه با عملکرد خوب یک کسب و کار محلی و توسعه آن می باشد، پس شانس زیادی از جلب توجه کننده بودن موضوع برای یک خبرنگار محلی می باشد.

سخت خبر
با این وجود اگر، اگر اخباری فوری همانند یک باران سیل آسا که در شهر به راه افتاده در جریان باشد، و اینگونه به نظر برسد که کسب و کار شما از این باران و مسائل پیش آمده پس از آن تاثیر بپذیرد، سپس خبرنگاران در پی کسب فرصت مصاحبه با مالکان کسب و کار های محلی بر می آیند. در این حالت شانس شما برای پوشش رسانه‌ای فوری بوده و نیاز به عکس العمل سریع و ویژه دارد.

زمان رسانه
اینکه چه زمانی شما باید اقدام به آغاز یک کمپین روابط عمومی بکنید همچنین بستگی به نوع رسانه‌ای دارد که قصد مخاطب قرار دادن آن رادارید. اگر مالک یک فروشگاه لوازم کمک شنوایی هستید، پس مطمئنا در پی استفاده از رسانه هایی مثل تلویزیون و روزنامه هستید، چرا که به نسبت رسانه های آنلاین از مخاطبین با سن بالای بیشتری برخوردار می باشد.
هر رسانه‌ای برای خودش دارای یک زمان تولید محتوای خاصی می باشد.
به مثال های بیشتری در این رابطه توجه کنید:

اخبار تلویزیون:
اخبار تلویزیون همچنان روشی فوق العاده برای اطلاع‌رسانی در مورد کسب و کار یا فعالیت غیر انتفاعی شما به هزاران هزار نفر بیننده ای است که در پی اطلاع از موضوعات مهم در حال روی دادن در گوشه و کنار شهر خود می باشند. مدت زمان لازم برای انتقال اخبار و اطلاعات خودتان به یک گزارشگر اخبار تلویزیون عموما چیزی بیشتر از یک هفته یا شاید چند روز نیست. به عبارتی حتی می‌توان گفت که بسیاری از گزارشگران تلویزیون حتی در مورد اینکه در روز آینده ممکن است چه چیزی را گزارش کنند، هیچ اطلاعی ندارند.

روزنامه:
اگر این به اصطلاح روزنامه، هر روز منتشر شود، بسته به اینکه آیا موضوع شما چیزی وابسته به زمان همانند آغاز به عرضه یک محصول جدید است یا اینکه موضوعی است که همیشه از ارزش خبری برخوردار بوده یا اینکه هر سال بطور مکرر تکرار می شود، مانند روز کارگر، تعطیلات بهاره یا . . .، فرایند زمانی لازم برای تولید خبر در آن از یک تا 3 هفته متغیر است. مثلا برای اینکه در مورد موضوع شما در ارتباط با اینکه کجا برای کاشت درخت بهتر از هر نقطه دیگری است؟ باید از یک یا دو ماه قبل با خبرنگار مربوطه ارتباط برقرار کرده و وی را در جریان این موضوع قرار دهید.

وبلاگ ها:
وبلاگ ها و سایت های اینترنتی، رسانه هایی بسیار زیرک و چابک بوده و اخبار را با سرعت بسیار بیشتری پوشش می دهند. هر چند که برخی از آنها به دلیل عدم برخورداری از نیروی کافی مکن است به زمان بیشتری نیاز داشته باشند. زمان معمول برای این دسته از رسانه های چیزی در حدود 48 ساعت تا دو هفته می باشد که بطور متوسط می‌توان این زمان را برای آنها یک هفته در نظر گرفت.

مجلات:
مجلات بطور کلی هر قدر بزرگتر و خوش نما تر باشند، به زمان بیشتری برای انتشار خود نیاز دارند. من شخصا حتی شنیده ام که برخی از مجلات برای انتشار محتوای خود نیاز به زمانی در حدود یکسال دارند. اما بطور کلی زمان معقول برای این دسته از رسانه ها چیزی در حدود 4 تا 5 ماه است که اگر مجله مورد نظر یکی مجله محلی باشد این زمان می‌توان به چیزی در حدود 3 ماه هم کاهش پیدا کند.

در پایان می‌توان گفت که در زمان بررسی برای آغاز یک کمپین روابط عمومی شما باید ابتدا به شناسایی مخاطب خود بپردازید، اینکه در کجا زندگی می‌کند و از چه رسانه‌ای استفاده می‌کند و نکته دیگر اینکه قصد اطلاع‌رسانی به‌صورت محلی یا بین‌المللی و یا حتی ترکیبی از هر دو آن رادارید.