شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران (شارا)- در واقع مي‌توان گفت هيچ پاسخ قطعي و درستي در رابطه با زمان صحيح آغاز يك كمپين در حوزه روابط عمومي وجود ندارد، اما مطمئنا يك زمان اشتباه و نامناسب براي اين كار وجود دارد.

به عبارتي مي‌توان گفت اين زمان در واقع پس از اتفاق افتادن يا پيش آمدن موقعيتي داراي ارزش خبري مي باشد. اگر موضوعي مهم در رابطه با برند شما با درجه اي از اهميت و جذابيت بري مخاطبين اتفاق مي افتد و در رساندن اين خبر به رسانه هاي محلي و بين‌المللي دير اقدام كرده ايد و همچنين هنوز تصوير يا ويدئو مناسبي براي اشتراك گذاري در اختيار نداريد، پس خيلي از زمان مناسب براي آن عقب تر هستيد. در چنين زمان هايي چيزي كه بيشتر از هر موضوع ديگر از دبيران و خبرنگاران مي شنويد، اين است كه “كاش روزي كه اتفاق افتاد به من خبر مي دادي يا قبلش يه اطلاعي به ما مي دادين!”

پس چه زماني براي آغاز يك كمپين روابط عمومي از هر زمان ديگري مناسب تر است؟ آيا زمان مشخصي در ايجاد و شكل دادن به يك رويداد بزرگ يا اعلان مهم وجود دارد كه در آن زمان بايد از كمك يك مجموعه روابط عمومي در خارج از سازمان خود بايد استفاده كنيد؟

اين موضوع بيش از هر چيزي بستگي به ماهيت خود اخبار (نرم يا سخت بودن) و همچنين نوع رسانه(چاپي، تلويزيون يا آنلاين) مورد استفاده اي كه مي خواهيد مطالب خود را از طريق آن منتشر كنيد دارد.

نرم اخبار
نرم اخبار در ارتباط با مسائل و موضوعات كم اهميت تر در ارتباط با جامعه در ابعاد بزرگ مي باشد. به عنوان مثال فرض كنيد كه شما يك خرده فروش كوچك در شهر هستيد و در حال بازگشايي شعبه سوم فروشگاه خودتان هستيد. شما براي اين رويداد در حال برنامه ريزي براي يك جشن افتتاحيه آنچناني و پذيرائي و بريدن روبان و … هستيد و از بسياري افراد از جمله شهردار و … دعوت به عمل آورده ايد. در اين موقعيت، اخبار شما در ارتباط مستقيم با يك رويداد مي باشد و از آنجائيكه برخي افراد ويژه از جمله شهردار و هئيت همراه در آن حضور دارند و رويداد در رابطه با عملكرد خوب يك كسب و كار محلي و توسعه آن مي باشد، پس شانس زيادي از جلب توجه كننده بودن موضوع براي يك خبرنگار محلي مي باشد.

سخت خبر
با اين وجود اگر، اگر اخباري فوري همانند يك باران سيل آسا كه در شهر به راه افتاده در جريان باشد، و اينگونه به نظر برسد كه كسب و كار شما از اين باران و مسائل پيش آمده پس از آن تاثير بپذيرد، سپس خبرنگاران در پي كسب فرصت مصاحبه با مالكان كسب و كار هاي محلي بر مي آيند. در اين حالت شانس شما براي پوشش رسانه‌اي فوري بوده و نياز به عكس العمل سريع و ويژه دارد.

زمان رسانه
اينكه چه زماني شما بايد اقدام به آغاز يك كمپين روابط عمومي بكنيد همچنين بستگي به نوع رسانه‌اي دارد كه قصد مخاطب قرار دادن آن راداريد. اگر مالك يك فروشگاه لوازم كمك شنوايي هستيد، پس مطمئنا در پي استفاده از رسانه هايي مثل تلويزيون و روزنامه هستيد، چرا كه به نسبت رسانه هاي آنلاين از مخاطبين با سن بالاي بيشتري برخوردار مي باشد.
هر رسانه‌اي براي خودش داراي يك زمان توليد محتواي خاصي مي باشد.
به مثال هاي بيشتري در اين رابطه توجه كنيد:

اخبار تلويزيون:
اخبار تلويزيون همچنان روشي فوق العاده براي اطلاع‌رساني در مورد كسب و كار يا فعاليت غير انتفاعي شما به هزاران هزار نفر بيننده اي است كه در پي اطلاع از موضوعات مهم در حال روي دادن در گوشه و كنار شهر خود مي باشند. مدت زمان لازم براي انتقال اخبار و اطلاعات خودتان به يك گزارشگر اخبار تلويزيون عموما چيزي بيشتر از يك هفته يا شايد چند روز نيست. به عبارتي حتي مي‌توان گفت كه بسياري از گزارشگران تلويزيون حتي در مورد اينكه در روز آينده ممكن است چه چيزي را گزارش كنند، هيچ اطلاعي ندارند.

روزنامه:
اگر اين به اصطلاح روزنامه، هر روز منتشر شود، بسته به اينكه آيا موضوع شما چيزي وابسته به زمان همانند آغاز به عرضه يك محصول جديد است يا اينكه موضوعي است كه هميشه از ارزش خبري برخوردار بوده يا اينكه هر سال بطور مكرر تكرار مي شود، مانند روز كارگر، تعطيلات بهاره يا . . .، فرايند زماني لازم براي توليد خبر در آن از يك تا 3 هفته متغير است. مثلا براي اينكه در مورد موضوع شما در ارتباط با اينكه كجا براي كاشت درخت بهتر از هر نقطه ديگري است؟ بايد از يك يا دو ماه قبل با خبرنگار مربوطه ارتباط برقرار كرده و وي را در جريان اين موضوع قرار دهيد.

وبلاگ ها:
وبلاگ ها و سايت هاي اينترنتي، رسانه هايي بسيار زيرك و چابك بوده و اخبار را با سرعت بسيار بيشتري پوشش مي دهند. هر چند كه برخي از آنها به دليل عدم برخورداري از نيروي كافي مكن است به زمان بيشتري نياز داشته باشند. زمان معمول براي اين دسته از رسانه هاي چيزي در حدود 48 ساعت تا دو هفته مي باشد كه بطور متوسط مي‌توان اين زمان را براي آنها يك هفته در نظر گرفت.

مجلات:
مجلات بطور كلي هر قدر بزرگتر و خوش نما تر باشند، به زمان بيشتري براي انتشار خود نياز دارند. من شخصا حتي شنيده ام كه برخي از مجلات براي انتشار محتواي خود نياز به زماني در حدود يكسال دارند. اما بطور كلي زمان معقول براي اين دسته از رسانه ها چيزي در حدود 4 تا 5 ماه است كه اگر مجله مورد نظر يكي مجله محلي باشد اين زمان مي‌توان به چيزي در حدود 3 ماه هم كاهش پيدا كند.

در پايان مي‌توان گفت كه در زمان بررسي براي آغاز يك كمپين روابط عمومي شما بايد ابتدا به شناسايي مخاطب خود بپردازيد، اينكه در كجا زندگي مي‌كند و از چه رسانه‌اي استفاده مي‌كند و نكته ديگر اينكه قصد اطلاع‌رساني به‌صورت محلي يا بين‌المللي و يا حتي تركيبي از هر دو آن راداريد.