شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)، یکی از توصیه هایی که در زمینه کسب و کار همیشه تکرار شده است، اهمیت مکالمه های کوتاه و به نظر بی اهمیت روزانه است. در واقع اغلب افراد هنگامی که قصد صحبت با مدیر بخش یا مشتریان را دارند، هیچ طرح از پیش آماده شده ای را در ذهن ندارند. اوضاع هنگامی دشوارتر خواهد شد که به صورت ناگهانی با یک مشتری یا رئیس تان مواجه شوید.

 در چنین وضعیتی بسیاری از افراد یا به لکنت زبان می افتند یا تعهداتی را قبول می کنند که از پس آنها برنخواهند آمد، بنابراین نکته مهم در این میان داشتن یک طرح مشخص برای صحبت با دیگران است. در این صورت حداقل چند دقیقه ابتدایی را می توانید براساس یک طرح مشخص به صحبت پرداخته و در این مدت فرصت اندیشیدن در مورد موضوعات مهم تر، که ممکن است بخواهید مطرح کنید، را داشته باشید. با این حال نکته اصلی که قصد بیان آن در این ایده را داریم به همین توضیح ابتدایی ختم نمی شود.

علاوه بر در اختیار داشتن طرح مشخص برای صحبت با دیگران، بهتر است ماهیت گفت وگو را نیز مورد توجه قرار دهید. در واقع بسیاری از گفت وگوهای روزمره عملاً از سه دقیقه پس از صحبت های کلیشه ای است که شروع می شود. در این میان توصیه من به شما دوری از این کلیشه ها و پرداختن به اصل موضوع است.

در مورد مکالمه با مشتریان باید این نکته را مدنظر داشت که اغلب افراد از صحبت طولانی استقبال نمی کنند.

بر همین اساس بهتر است در عین انتقال مفاهیم مورد نظرتان از جملات کوتاه استفاده کنید. شاید در این میان استفاده از اظهارنظر متخصصی همچون جان کوتر خالی از فایده نباشد. این استاد دانشگاه هاروارد در مورد اهمیت کمتر صحبت کردن معتقد است، به طور طبیعی با صحبت کمتر می توان اطلاعات بیشتری را از محیط اطراف به دست آورد. شاید برای همه ما اتفاق افتاده باشد که با افراد کم حرفی مواجه شویم که به رغم صحبت اندک به خوبی می توانند با افکار ما هماهنگ شده و به نوعی ذهن ما را بخوانند.

در مقابل می توان به فروشندگانی اشاره کرد که حتی یک لحظه هم از صحبت صرف نظر نکرده و مدام حرف می زنند. همچنین باید توجه داشت هنگامی که کمتر صحبت کنید، فرصت بیشتری برای تجزیه و تحلیل سخنان طرف مقابل داشته و هنگام اظهارنظر می توانید در یک یا دو جمله تأثیر بسیار بیشتری را روی مخاطب تان گذارید.

صرف نظر از مکالمات روزمره با مشتریان و افراد ناشناس در مورد فضای کاری و افرادی که برای مدت طولانی با آنها همکار هستید، اوضاع اندکی متفاوت است.

در واقع دیگر نمی توانید شیوه های مطرح شده در سطر بالا را برای مدیر بخش تان پیاده کنید. در این راستا بایستی به چند نکته ویژه اشاره کنیم. نخست اینکه به طور معمول هر فردی به نوع خاصی حوادث و اتفاقات را مورد تجزیه و تحلیل قرار می دهد. پس از معاشرت با افراد قادر به تشخیص اصول کلی تحلیل افراد خواهید بود. بر همین اساس نکته مهم در توانایی شما برای حدس زدن آنچه در ذهن مدیر یا همکارتان می گذرد، است.

در اصطلاح تخصصی از چنین توانایی با عنوان «خواندن دفترچه خاطرات افراد» یاد می شود. این بدان معناست که شما با تجزیه و تحلیل نحوه رفتار طولانی مدت فرد موردنظر می توانید پیش بینی کنید که وی چه چیزی را از شما خواهد خواست. مزیت اصلی این شیوه در اقدام پیش دستانه و در مواردی جلوگیری از نارضایتی مدیران و همکاران است.

توصیه های حرفه ای از مدیران موفق

در شرکت هیولت پاکارد  (HP) شیوه جالبی برای تقویت سرعت عمل کارمندان و مدیران وجود دارد. این شیوه «مدیریت به شیوه قدم زنی» نام دارد. شاید در وهله نخست چنین نامی عجیب به نظر برسد اما باید توجه داشت که چنین نام گذاری کاملاً با ماهیت چنین شیوه ای سازگار است. براساس این شیوه مدیران عملیاتی ملزم به گشت زنی در بخش خود هستند.

مزیت اصلی چنین کاری آن است که مدیران بدون نیاز به مکالمه وقت گیر و طولانی با کارمندان قادر به ارزیابی مشکلات موجود خواهند بود. همچنین در این شرکت برای شروع صحبت با دیگران لازم نیست تعارف های معمولی و متداول را به کار ببرید؛ تنها باید به صورت مستقیم سراغ موضوع اصلی رفت.

منبع: فرصت امروز