شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)، برای بسیاری از مدیران تازه‌کار و کم تجربه که البته سرشار از انرژی و انگیزه هستند، کار کردن روی یک پروژه یا انجام دادن یک کار لطف چندانی ندارد و انجام وظایف متعدد و چند شغله بودن یکی از ارکان اصلی و کلیدی بهره‌وری و کارآمدی محسوب می‌شود. به همین دلیل هم هست که می‌بینیم اغلب مدیران جوان و تازه‌کار به محض تصدی پست مدیریت یک شرکت یا سازمان، به‌طور همزمان چندین پروژه را کلید می‌زنند یا به عضویت در کمیته‌های متعدد درمی‌آیند و این اقدام را نشانه‌ای دال بر توانمند بودن و پربازده بودنشان می‌دانند. درحالی‌که تجربه به همه ما ثابت کرده است که ما نمی‌توانیم چند کار متفاوت را به‌طور همزمان به نحو احسن انجام دهیم، چرا که هر کدام از فعالیت‌ها نیازمند مهارت‌های تفکری، نوشتاری، گفتاری، برنامه‌ریزی و طراحی و اجرای خاص خود هستند. بهترین مثال برای اثبات ناتوانی انسان‌ها در انجام مطلوب و بی‌نقص دو یا چند فعالیت متفاوت را می‌توان در صحبت کردن با تلفن همراه در حال رانندگی مشاهده کرد که بی‌توجهی به آن باعث می‌شود سالانه میلیون‌ها نفر در جهان به کام مرگ بروند.

یافته‌های دانشمندان نشان داده که مغز انسان به‌طور معمول برای تغییر وضعیت جهت انجام دادن یک فعالیت جدید، به زمانی حدود 20 دقیقه نیاز دارد که این زمان در مورد فعالیت‌های حساس‌تر و پیچیده‌تر به یک روز هم می‌رسد. علاوه‌بر این، باید دانست که پس از قطع کردن یک فعالیت و نیمه تمام گذاشتن آن و شروع فعالیتی جدید، بخشی از آنچه فرد در زمان انجام دادن فعالیت پیشین در ذهن داشته، به فراموشی سپرده می‌شود که این امر از میزان بهره‌وری فرد در کار قبلی می‌کاهد.بنابراین، عوض کردن پی‌درپی فعالیت‌ها در یک روز و به عبارت بهتر، از این شاخه به آن شاخه پریدن‌های متوالی، موجب کاهش چشمگیر بهره‌وری و کارآیی افراد در تمام فعالیت‌ها می‌شود. در تحقیقی که روی مهندسان انجام شده است مشخص شده که درصد ارزش‌افزایی مهندسان با اضافه شدن بر تعداد پروژه‌هایی که به‌طور همزمان به آنها واگذار می‌شود به میزان چشمگیری کم می شود و کارآیی آنها به 20 درصد کاهش می‌یابد. حال سوال اینجاست که چگونه می‌توان از بروز این مشکل جلوگیری کرد؟ پاسخ بسیار ساده است: کاستن از تعداد کارهایی که به یک فرد واگذار می‌شود و متمرکز کردن افراد به انجام یک کار واحد و اجتناب از چند شغله بودن افراد. در ادامه به چند توصیه به کارمندان برای جلوگیری از تاثیر منفی عوامل مزاحم در محیط کارشان اشاره شده است:

1) هیچ‌گاه ایمیل‌های شخصی خود را در زمان کار روی یک پروژه چک نکنید

علاوه‌بر این، برنامه‌هایی که دریافت ایمیل‌های جدید را به شما اطلاع می‌دهند، غیرفعال کنید. چک کردن ایمیل‌هایتان را به زمان استراحت یا ناهار موکول کنید. اشتباه مهلکی که از اغلب مدیران جوان که آشنایی کاملی به تکنولوژی‌های جدید ارتباطی دارند سر می‌زند این است که روز کاری‌شان را با چک کردن ایمیل‌های شخصی و کاری و احتمالا پاسخ دادن به آنها شروع می‌کنند درحالی‌که این اقدام نادرست به شدت به بهره‌وری آنها ضربه می‌زند و برنامه‌های پیش‌بینی شده کاری افراد را مختل می‌سازد.

2) همین کارها را در مورد پیام‌های صوتی که برای شما گذاشته می‌شود انجام دهید

از طریق دستگاه پیام‌گیر به کسانی که با شما تماس می‌گیرند اطلاع دهید که چند ساعت بعد به تماس آنها پاسخ خواهید داد. در این حالت این شما هستید که اختیار زمانتان را در دست دارید و نه دیگران.

3) از ارسال پیامک و سرکشی کردن در شبکه‌های اجتماعی و در زمان انجام کارهایتان به‌طور جدی خودداری کنید

چرا که به شدت بهره‌وری‌تان را کاهش می‌دهند.این کار‌ها را می‌توانید در ساعات استراحت و وقت تفریح خود انجام دهید.

4) سیاست درهای باز به روی دیگران را در زمان کار روی پروژه‌های حساستان کنار بگذارید

چرا که اگر هر کسی بتواند هر زمانی که دوست دارد به شما و هم تیمی‌هایتان سر بزند و مزاحم کارتان شود نخواهید توانست با تمرکز کامل کارتان را انجام دهید. علاوه‌بر این سعی کنید این رویه را در تمام سازمان و شرکتی که در آنجا کار می‌کنید گسترش دهید.

و اما چند توصیه برای مدیران و رهبران سازمان‌ها و شرکت‌ها در این زمینه:

• تا حد امکان، بیش از یک پروژه را در یک زمان به هر کدام از افرادتان واگذار نکنید، چرا که با این کار تا حد زیادی به تمرکز کاری آنها لطمه خواهید زد و بهره‌وری‌شان را کاهش خواهید داد.

• همه افرادتان را تشویق کنید در یک زمان فقط روی انجام یک کار تمرکز و از پرداختن به کارهای حاشیه‌ای خودداری کنند. برای آنها توضیح دهید که از این شاخه به آن شاخه پریدن در کارها چه پیامدهای منفی و زیان باری می‌تواند داشته باشد.

• در صورتی که مدیران مافوق‌تان از شما خواستند چند پروژه را به‌طور همزمان انجام دهید به شکلی مودبانه و بر اساس مقررات علت عدم عمل به این خواسته را برای آنها توضیح دهید و در مقابل از آنها برای انجام به نوبت آن پروژه‌ها به‌طور جداگانه مهلت بگیرید.

• از اعضای تیم‌های کاری بخواهید با مدیریت کردن ایمیل‌ها، پیام‌های صوتی، شبکه‌های اجتماعی و ارباب رجوع خود در زمان انجام پروژه‌های حساس با تمام تمرکزشان عمل کنند.

• جلوگیری از نقش‌آفرینی عوامل مزاحم در کار و خودداری از انجام چند کار در یک زمان را به بخشی از فرهنگ سازمانی‌تان تبدیل کنید و برای گام اول از خودتان شروع کنید و در این زمینه الگوی زیردستانتان خود باشید.

منبع: روزنامه دنیای اقتصاد - شماره 3988