نکاتی برای جلوگیری از اشتباهات پرهزینه در ارسال فوری ایمیل
ملیسا هرلی

شارا، زهرا بابازادگان-باید سریع کار کنیم. اغلب ضرب العجل های کوتاه و مشتریانی داریم که به ما برای دریافت پاسخ سریع اعتماد می کنند.
متاسفانه، زمانی که به سرعت کار می کنیم، اشتباهات کوچکی اتفاق می افتد و به عنوان متخصصان ارتباطات، اشتباهات کوچک می تواند پرهزینه باشد، به ویژه هنگامی که ما در حال صحبت کردن با اعضای رسانه ها باشیم.
قبل از اینکه کلید "ارسال" را در یک ایمیل فشار دهید و یا گوشی تلفن را برای تماس با یک مشتری یا خبرنگار بردارید مطمئن شوید که این نکات را برای جلوگیری از یک قدم اشتباه که می تواند به رابطه شما صدمه بزند در نظر گرفته اید.
1. کارشناس ایمیل باشید: ارسال تصادفی یک ایمیل به مشتری اشتباه و یا یک خبر نیمه آماده به یک خبرنگار که دارای نام اشتباه، بدون خط موضوع، ضمیمه فراموش شده و یا با قالب بندی (رنگ و تناقضات فونت) نامرتب باشد، شرم آور است و به روابط شما با مشتری یا روزنامه نگار آسیب می رساند. شما می توانید با چند دستورالعمل ساده از ارسال ایمیل باعجله جلوگیری کنید.
هنگام تهیه ایمیل پیش نویس، آدرس ایمیل گیرنده را در آخر وارد کنید. اگر شما در حال پاسخ دادن به یک ایمیل هستید، آدرس را حذف و بعد از تهیه پیش نویس پاسخ آن را دوباره وارد کنید. اگر آدرس ایمیل را در آخر وارد کنید، خطر ارسال اشتباهی در اثر برخورد اتفاقی با کلید ارسال پیش نخواهد آمد.

2. سوالات مناسب بپرسید: مشتریان (گاهی) پرسش را دوست دارند زیرا آنها ترجیح می دهند پروژه هایشان در بار اول بادقت به انجام برسند و تاخیر زمانی در اثر سوء تفاهم پیش نیاید و اطمینان حاصل کنند که ما به درستی نمایندگی آنها را بدست گرفته ایم. قبل از طرح هر سوالی موارد زیر را در نظر بگیرید:
آیا من در حال حاضر پاسخ را می دانم و یا به آسانی قادر به یافتن پاسخ هستم؟ اگر پاسخ به راحتی در سندی که در اختیار شماست وجود دارد یا در یک ایمیل و یا از طریق اینترنت قابل دسترسی است، این گزینه ها را قبل از درخواست از مشتری امتحان کنید. این شما را کاردان و مطلع معرفی می کند و نشان می دهد که تا چه اندازه به وقت مشتری خود ارزش قایل هستید.
همگی ما این وضعیت را تجربه کرده ایم. ما همه دکمه "ارسال" در یک ایمیل را به طور تصادفی فشرده ایم و پس از آن زمانی که متوجه شدیم نامه از صندوق پستی ما اشتباها ارسال شده و کاری از دست ما برنمی آید دچار وحشت و نگرانی شده ایم. ما همه سوالاتی پرسیده ایم که احتمالا می توانستیم خودمان پاسخش را بیابیم، اما شتابزده عمل کرده ایم.
با این حال به عنوان کارشناس روابط عمومی مهم است که در همه کارها دقت عمل به خرج دهیم و این مسایل را دست کم نگیریم. این امر می تواند موجب حفظ وفاداری مشتری و ایجاد روابط خوب با خبرنگاران شود.

ملیسا هرلی مدیر ارشد شرکت روابط عمومی و رسانه های اجتماعی افکت در نیویورک می باشد.
 

منبع اول: شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران(شارا)