شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)، رویکرد «روزِ کاری هشت ساعته»، یک رویکرد قدیمی ناموفق است. اگر می‌خواهید تا حد ممکن کارآمد باشید، باید این سنت قدیمی را کنار بگذارید و یک رویکرد جدید اتخاذ کنید. جنبش «روز کاری هشت ساعته» طی سال‌های انقلاب صنعتی و با هدف کاهش ساعات کار اجباری کارگران در کارخانه‌ها شکل گرفت. مسلما 200 سال پیش، این یک اقدام کاملا انسان‌دوستانه بوده است اما در حال حاضر با نیازهای ما تناسبی ندارد.

از ما انسان‌های امروزی انتظار می‌رود که درست مثل نیاکان خود، روزی هشت ساعت بی‌وقفه کار کنیم بدون آنکه کمی به خودمان استراحت بدهیم. تعجب‌آور است که بسیاری از مردم حتی در ساعت ناهار نیز مشغول کار هستند. این روش کهنه دیگر پاسخگوی نیازهای ما نیست و جلوی پیشرفت ما را می‌گیرد.

بهترین راه برای سازماندهی یک روز کاری

شرکت Draugiem Group در تحقیقات اخیر خود با استفاده از یک اپلیکیشن، عادات کاری کارمندان را ثبت کرده است. این اپلیکیشن نشان می‌دهد که هر کارمند به‌طور مشخص برای انجام هر کار چقدر زمان صرف کرده است و سپس این رقم را با میزان بازدهی او مقایسه می‌کند.

طی فرآیند اندازه‌گیری فعالیت کارکنان، محققان این شرکت به نتیجه جالبی برخوردند: تعداد ساعات کاری، فاکتور چندان مهمی نیست. آنچه مهم است این که یک کارمند چگونه ساعات کاری خود را سازماندهی می‌کند. مثلا افرادی که خود را موظف می‌دانند تا گاهی در میان کار، برای چند دقیقه استراحت کنند به نسبت افرادی که ساعت‌ها بدون وقفه کار می‌کنند بازدهی بیشتری دارند. ایده‌آل‌ترین شکل زمان‌بندی کار و استراحت این است که پس از ۵۲ دقیقه کار، ۱۷ دقیقه استراحت کنیم. کسانی که از این الگو پیروی کرده بودند روی کار خود تمرکز بیشتری داشتند. آنها اگر قرار بود یک ساعت تمام کار کنند، تمام آن یک ساعت را صرف انجام همان کار می‌کردند. یعنی ۱۰۰ درصد ذهن و تمرکز آنها درگیر انجام همان کار بود، بدون آنکه فیس‌بوک خود را چک کنند یا با آلارم یک ایمیل، حواسشان پرت شود. آنها وقتی احساس خستگی می‌کردند، بلافاصله برای مدت کوتاهی استراحت می‌کردند و طی مدت استراحت، کاملا از کار فاصله می‌گرفتند. همین شیوه به آنها کمک می‌کرد تا پس از استراحت، یک ساعت دیگر با حداکثر بازدهی و انرژی کار کنند.

مغز پس از یک ساعت کار، باید ۱۵ دقیقه استراحت کند

کسانی که این روش زمان‌بندی جادویی را کشف کرده‌اند ذهن انسان را می‌شناسند و می‌دانند که یکی از نیازهای اساسی ذهن چیست. به‌طور طبیعی ذهن انسان این‌گونه عمل می‌کند: نهایتا یک ساعت فعالیت با انرژی زیاد پس از 15 دقیقه فعالیت با انرژی کم. بهترین راه برای مقابله با خستگی، حواس‌پرتی و عدم تمرکز این است که آگاهانه عمل کنید. به جای کار کردن در بازه‌های زمانی طولانی و سپس تلاش برای غلبه بر خستگی و حواس‌پرتی ناشی از کار زیاد، بهتر است افت عملکرد خود را زیر نظر داشته باشید. وقتی بازدهی شما رو به کاهش گذاشت، بدانید که وقت استراحت است.

اگر بدانید که «استراحت‌‌های واقعی» تا چه حد بر میزان بازدهی شما تاثیر می‌گذارند، راحت‌تر به خودتان استراحت می‌دهید. ما معمولا نشانه‌های خستگی مثل عدم تمرکز را نادیده می‌گیریم. فراموش نکنید که کارهایی مثل چک کردن ایمیل یا تماشای یک ویدئو در یوتیوب هیچ گاه نمی‌تواند به اندازه فعالیت‌هایی مثل قدم زدن خستگی شما را رفع کند.

روز کاری خود را مدیریت کنید

اگر روز کاری خود را به بازه‌های استراتژیک تقسیم کنید، کار هشت ساعته دیگر شما را خسته نخواهد کرد. اگر انرژی طبیعی شما با میزان فعالیت‌تان تناسب داشته باشد، کارهای شما روی روال خواهد افتاد. چهار نکته را از یاد نبرید:

روز خود را به بازه‌های یک ساعته تقسیم کنید. ما معمولا طوری برنامه‌ریزی می‌کنیم که کارهایمان را تا آخر روز یا هفته یا ماه به اتمام برسانیم اما اگر روی انجام کارها در همین لحظه تمرکز کنیم، نتیجه بهتری خواهیم گرفت. برنامه‌ریزی و تقسیم ساعات کاری به بازه‌های یک ساعته، انجام کارهای سخت را ساده می‌کند و کمک می‌کند تا یک کار دشوار را به چند کار کوچک و قابل مدیریت تقسیم کنید. اگر می‌خواهید دقیقا مطابق توصیه‌های بالا عمل کنید، می‌توانید به جای یک ساعت، ۵۲ دقیقه کار کنید اما الگوی یک ساعت کار هم به همان اندازه موثر است.

ساعت کاری خود را جدی بگیرید. چرا استراتژی «بازه‌های یک ساعته»، یک روش موثر است؟ چون ما اوج انرژی خود را صرف می‌کنیم تا به حداکثر تمرکز برسیم. وقتی شما طی یک ساعت کاری خود، به دوستان خود پیامک می‌فرستید، ایمیل چک می‌کنید یا به شبکه‌های اجتماعی سر می‌زنید، در واقع هدف اصلی این استراتژی را زیر سوال برده‌اید.

«واقعا» استراحت کنید. محققان شرکت Draugiem طی تحقیقاتشان دریافتند افرادی که طی روز کاری، مکررا استراحت می‌کنند به نسبت کسانی که اصلا استراحت نمی‌کنند بازدهی بیشتری دارند. همچنین، کارکنانی که در زمان استراحت خود واقعا استراحت می‌کنند وضعیت بهتری دارند در مقایسه با کسانی که در زمان استراحت نمی‌توانند از کار فاصله بگیرند. برای افزایش بازدهی باید بتوانید از کامپیوتر، گوشی و لیست کارهای انجام‌ نشده فاصله بگیرید. فعالیت‌هایی مثل ‌پیاده‌روی و گفت‌وگو با اطرافیان موثرترین راه‌ها برای رفع خستگی هستند چرا که شما را از دل کار بیرون می‌کشند. در یک روز پر مشغله، همه ما ممکن است وسوسه شویم تا در زمان استراحت، تلفن‌ها یا ایمیل‌های کاری را پاسخ دهیم اما فراموش نکنید که چنین فعالیت‌هایی استراحت محسوب نمی‌شوند.

منتظر نباشید تا بدنتان به شما هشدار دهد. برای استراحت، منتظر خستگی نباشید. در واقع اگر خسته شوید و بعد، تازه به فکر استراحت بیفتید، شانس خود را برای حداکثر بازدهی از دست داده‌اید. کافی است طبق برنامه‌ریزی پیش بروید تا مطمئن شوید زمانی که بیشترین بازدهی را دارید کار می‌کنید و زمانی که کمترین بازدهی را دارید، استراحت می‌کنید. به یاد داشته باشید که استراحت‌های کوتاه، بهتر از کار کردن توام با خستگی و عدم تمرکز است.

منبع: روزنامه دنیای اقتصاد – شماره 3848