شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)، در جلسات گذشته در خصوص نمونه‌گیری و تعیین میزان حجم نمونه بحث و بررسی صورت پذیرفت. در این جلسه و جلسه آتی نحوه ارائه گزارش به تصمیم‌گیرندگان ارائه می‌شود.

ارائه خلاصه گزارش

زمانی که نیاز باشد تصمیمات قبل از آگاهی از تمامی یافته‌های تحقیق اتخاذ شود، جلسه‌ای برای ارائه بخش‌های اصلی نتایج تحقیق تشکیل می‌شود. به‌عنوان مثال یک تحقیق کیفی که در خصوص توسعه یک محصول جدید انجام شده و آژانس فقط به دنبال دانستن مفاهیمی است که باید برای مرحله بعدی تحقیق و توسعه انجام یابد، در اینجا نیازی به در دست داشتن یافته‌های دقیق و کامل نیست.

اگرچه نوشتن یک گزارش یا ارائه آن با کمک اسلایدهای نرم‌افزار پاورپوینت یا بخش‌های گزارش، بر مبنای ساختار پرسشنامه و با پرداختن جداگانه به هر سوال در حضور مخاطب فرآیند ارائه یا خواندن گزارش را آسان می‌کند اما به سه دلیل زیر بهترین روش ارائه و گزارش‌دهی نیست:

- پرسشنامه با در نظرگرفتن پاسخ‌دهنده و با هدف جلب توجه او طراحی می‌شود و در این طراحی، ذهنیت تیم بازاریابی نادیده گرفته می‌شود.

- در پرسشنامه برای رسیدن به درکی از موضوع مثل فرآیند خرید یا تصویر برند از سوالات مختلف و مجزایی استفاده می‌شود اما ممکن است تیم بازاریابی در نظر داشته باشد این سوالات را برای رسیدن به اطلاعات کاربردی مورد نظر خود ترکیب کند.

- حتی در نظرسنجی‌های کیفی، جوابی که به سوالات داده می‌شود مهم نیست بلکه معنای پاسخ‌ها در مفهوم اهداف بازاریابی است که اهمیت دارند.

بهترین رویکرد استفاده از یک تکنیک استاندارد برای ارائه است:

1- به آنها بگویید در خصوص چه موضوعی قرار است برای آنها صحبت کنید

با توجه به مشغله زیاد افراد و اینکه جلسات همیشه وجود دارد بهتر است به مخاطبان، اهداف و آنچه تحقیق به دنبال ارائه آن است را گوشزد کنید. اسلایدهای ساده زیر برای این کار نیاز است:

1- عنوان پروژه و شخص انجام‌دهنده آن و شماره تماس‌های ضروری

2- پیشینه‌ای از تحقیق، دلیل انجام آن در حال حاضر چیست و افراد یا چیزهایی که محرک انجام آن بوده‌اند چه کسانی هستند.

3- اهداف بازاریابی (طبق آنچه در پروپوزال قید شده است)

4- اهداف تحقیق (طبق آنچه در پروپوزال قید شده است)

5- روش تحقیق و نمونه آماری (شرح کامل آنها در گزارش باید قید شود)

2- مواردی که باید ارائه شوند را بیان کنید

یافته‌های تحقیق را در دل بخش‌های مبتنی بر اهداف تحقیق بیاورید. در ارائه تحقیق کمی شما می‌توانید از جداول و نمودارهای خلاصه و به‌صورت بصری استفاده کنید. در تحقیق کیفی، می‌توانید کلیپ‌های ویدئویی را که از جلسات کانونی گرفته‌اید در جلسه به همراه داشته باشید. (جز در موارد ضروری، سانسوری در این ویدئوها نباید اعمال شود).

3- آنچه در گذشته با آنها گفته بودید را یادآور شوید
چند اسلاید در خصوص نتیجه‌گیری و نکات اصلی نشان دهید. این اسلایدها مبنای خلاصه مدیریتی در گزارش‌ها نیز هستند.

4- پیشنهاداتی به آنها در مورد کار تحقیقاتی در آینده بدهید

یک ارائه یا گزارش در حالت معمول با بخش پیشنهادات پایان می‌یابد البته این به ارتباط با دریافت‌کننده خدمت (چه داخلی باشد و چه خارجی) و آنچه در گذشته در پروپوزال ارائه شده بستگی دارد. بهتر است خود را در حال ارائه تصور کنید تا مطمئن شوید تمامی موارد لازم برای امکان ارائه این مرحله پیشنهادات را فراهم کرده‌اید.

در حالت معمول زمانی نیز در انتهای ارائه گزارش به پاسخگویی به سوالات مخاطبان اختصاص می‌یابد. سپس رونوشت‌هایی از جداول یا فایل دی وی دی جلسات گروه کانون (منوط به گرفتن امضا از اعضای شرکت‌کننده در فرم جواز پخش فایل در آغاز برگزاری جلسات گروه کانون) به حضار ارائه می‌شود.

مهارت‌های ارائه

ارائه گزارش به شما فرصتی برای تحت تاثیر قراردادن مدیر ارشد سازمانِ دریافت‌کننده خدمت و در نتیجه گرفتن پروژه‌های تحقیقاتی آتی این سازمان می‌دهد. بنابراین با بهره‌گیری از مهارت‌های کلیدی ارائه؛ سعی کنید این فرصت را از دست ندهید.

- به‌صورت خلاصه خود را معرفی کنید، شاید نام شما را فراموش کرده باشند. به حاضرین در جلسه، کارت ویزیت خود را نشان دهید.

- به آرامی و شمرده شمرده و همراه با کمی تغییر در بلندی صدا با آنها صحبت کنید زیرا هیچ چیزی خواب آورتر از صحبت کردن با یک آهنگ ثابت و یکنواخت نیست.

- از تماس چشمی با افراد بهره بگیرید و لبخند بر لب داشته باشید.

- از روی اسلایدها یا صفحه نمایش برای آنها نخوانید.

- از ترکیبی از اسلاید‌های متفاوت استفاده کنید.

- از نمودارها و رنگ‌های مختلف بهره بگیرید.

- ارائه را طولانی نکنید و به‌موقع و حتی کمی زودتر از موعد آن را تمام کنید.

در جلسه آتی در خصوص اجزای گزارش تحقیق مطالبی ارائه خواهد شد.

منبع: فرصت امروز