شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران (شارا)، در جلسات گذشته در خصوص نمونه‌گيري و تعيين ميزان حجم نمونه بحث و بررسي صورت پذيرفت. در اين جلسه و جلسه آتي نحوه ارائه گزارش به تصميم‌گيرندگان ارائه مي‌شود.
ارائه خلاصه گزارش
زماني كه نياز باشد تصميمات قبل از آگاهي از تمامي يافته‌هاي تحقيق اتخاذ شود، جلسه‌اي براي ارائه بخش‌هاي اصلي نتايج تحقيق تشكيل مي‌شود. به‌عنوان مثال يك تحقيق كيفي كه در خصوص توسعه يك محصول جديد انجام شده و آژانس فقط به دنبال دانستن مفاهيمي است كه بايد براي مرحله بعدي تحقيق و توسعه انجام يابد، در اينجا نيازي به در دست داشتن يافته‌هاي دقيق و كامل نيست.
اگرچه نوشتن يك گزارش يا ارائه آن با كمك اسلايدهاي نرم‌افزار پاورپوينت يا بخش‌هاي گزارش، بر مبناي ساختار پرسشنامه و با پرداختن جداگانه به هر سوال در حضور مخاطب فرآيند ارائه يا خواندن گزارش را آسان مي‌كند اما به سه دليل زير بهترين روش ارائه و گزارش‌دهي نيست:
- پرسشنامه با در نظرگرفتن پاسخ‌دهنده و با هدف جلب توجه او طراحي مي‌شود و در اين طراحي، ذهنيت تيم بازاريابي ناديده گرفته مي‌شود.
- در پرسشنامه براي رسيدن به دركي از موضوع مثل فرآيند خريد يا تصوير برند از سوالات مختلف و مجزايي استفاده مي‌شود اما ممكن است تيم بازاريابي در نظر داشته باشد اين سوالات را براي رسيدن به اطلاعات كاربردي مورد نظر خود تركيب كند.
- حتي در نظرسنجي‌هاي كيفي، جوابي كه به سوالات داده مي‌شود مهم نيست بلكه معناي پاسخ‌ها در مفهوم اهداف بازاريابي است كه اهميت دارند.
بهترين رويكرد استفاده از يك تكنيك استاندارد براي ارائه است:
1- به آنها بگوييد در خصوص چه موضوعي قرار است براي آنها صحبت كنيد
با توجه به مشغله زياد افراد و اينكه جلسات هميشه وجود دارد بهتر است به مخاطبان، اهداف و آنچه تحقيق به دنبال ارائه آن است را گوشزد كنيد. اسلايدهاي ساده زير براي اين كار نياز است:
1- عنوان پروژه و شخص انجام‌دهنده آن و شماره تماس‌هاي ضروري
2- پيشينه‌اي از تحقيق، دليل انجام آن در حال حاضر چيست و افراد يا چيزهايي كه محرك انجام آن بوده‌اند چه كساني هستند.
3- اهداف بازاريابي (طبق آنچه در پروپوزال قيد شده است)
4- اهداف تحقيق (طبق آنچه در پروپوزال قيد شده است)
5- روش تحقيق و نمونه آماري (شرح كامل آنها در گزارش بايد قيد شود)
2- مواردي كه بايد ارائه شوند را بيان كنيد
يافته‌هاي تحقيق را در دل بخش‌هاي مبتني بر اهداف تحقيق بياوريد. در ارائه تحقيق كمي شما مي‌توانيد از جداول و نمودارهاي خلاصه و به‌صورت بصري استفاده كنيد. در تحقيق كيفي، مي‌توانيد كليپ‌هاي ويدئويي را كه از جلسات كانوني گرفته‌ايد در جلسه به همراه داشته باشيد. (جز در موارد ضروري، سانسوري در اين ويدئوها نبايد اعمال شود).
3- آنچه در گذشته با آنها گفته بوديد را يادآور شويد
چند اسلايد در خصوص نتيجه‌گيري و نكات اصلي نشان دهيد. اين اسلايدها مبناي خلاصه مديريتي در گزارش‌ها نيز هستند.
4- پيشنهاداتي به آنها در مورد كار تحقيقاتي در آينده بدهيد
يك ارائه يا گزارش در حالت معمول با بخش پيشنهادات پايان مي‌يابد البته اين به ارتباط با دريافت‌كننده خدمت (چه داخلي باشد و چه خارجي) و آنچه در گذشته در پروپوزال ارائه شده بستگي دارد. بهتر است خود را در حال ارائه تصور كنيد تا مطمئن شويد تمامي موارد لازم براي امكان ارائه اين مرحله پيشنهادات را فراهم كرده‌ايد.
در حالت معمول زماني نيز در انتهاي ارائه گزارش به پاسخگويي به سوالات مخاطبان اختصاص مي‌يابد. سپس رونوشت‌هايي از جداول يا فايل دي وي دي جلسات گروه كانون (منوط به گرفتن امضا از اعضاي شركت‌كننده در فرم جواز پخش فايل در آغاز برگزاري جلسات گروه كانون) به حضار ارائه مي‌شود.
مهارت‌هاي ارائه
ارائه گزارش به شما فرصتي براي تحت تاثير قراردادن مدير ارشد سازمانِ دريافت‌كننده خدمت و در نتيجه گرفتن پروژه‌هاي تحقيقاتي آتي اين سازمان مي‌دهد. بنابراين با بهره‌گيري از مهارت‌هاي كليدي ارائه؛ سعي كنيد اين فرصت را از دست ندهيد.
- به‌صورت خلاصه خود را معرفي كنيد، شايد نام شما را فراموش كرده باشند. به حاضرين در جلسه، كارت ويزيت خود را نشان دهيد.
- به آرامي و شمرده شمرده و همراه با كمي تغيير در بلندي صدا با آنها صحبت كنيد زيرا هيچ چيزي خواب آورتر از صحبت كردن با يك آهنگ ثابت و يكنواخت نيست.
- از تماس چشمي با افراد بهره بگيريد و لبخند بر لب داشته باشيد.
- از روي اسلايدها يا صفحه نمايش براي آنها نخوانيد.
- از تركيبي از اسلايدهاي متفاوت استفاده كنيد.
- از نمودارها و رنگ‌هاي مختلف بهره بگيريد.
- ارائه را طولاني نكنيد و به‌موقع و حتي كمي زودتر از موعد آن را تمام كنيد.
در جلسه آتي در خصوص اجزاي گزارش تحقيق مطالبي ارائه خواهد شد.
منبع: فرصت امروز