شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)- در عصر حاضر که عصر ارتباطات و اطلاعات نامیده می‌شود توجه به افکار عمومی امری مهم و حیاتی است و همه سازمان‌ها به ویژه سازمان‌ها و نهادهای خدمتگذار بایستی توجه ویژه‌ای به آن داشته باشند. گذر زمان به خوبی ثابت کرده است که دیگر روابط عمومی‌ها نمی‌توانند مدل ارتباطی دوسویه ناهمسنگ را به پیش ببرند و صرفاً منافع سازمان خود را مدنظر قرار دهند. بلکه در دنیای امروز که خیزی بلند برای الکترونیکی شدن امور در ابعاد مختلف برداشته شده است بایستی به آن توجه ویژه‌ای داشت. به خوبی ثابت شده که در این فضا پیامی ماندگار است که محتوای آن اثرگذار، به‌روز و از دل افکار عمومی برخاسته باشد. جذب مخاطبان و از همه مهمتر حفظ آنان مستلزم داشتن برنامه‌های مؤثر و هدفمند است و مادامی که به این مهم توجه نشود نمی‌توان افکار عمومی را مدیریت و هدایت کرد. براین اساس بایستی به مقوله مهم به روز بودن در عرصه ارتباطات یعنی همان Online و تعامل با همه و حتی منتقدین توجه جدی داشت. روابط عمومی کارآمد بایستی با ساماندهی، برنامه‌ریزی درست و توجه به اصول و اخلاق حرفه‌ای و اطلاع‌رسانی و اطلاع‌یابی به موقع در ابعاد درون سازمانی و برون سازمانی و حتی فرا ملی بتواند تأثیرگذاری ماندگاری داشته و مخاطبان را متقاعد و زمینه آرامش و اعتمادسازی عمومی را فراهم نماید.

اطلاع‌رسانی به‌موقع و درست به مخاطبان و اطلاع‌یابی و اخذ دیدگاه‌ها و بازخوردها از وظایف اصلی روابط‌عمومی است که از منظر درون سازمانی نیز روابط عمومی باید با اطلاع‌رسانی به موقع اخبار، گزارش‌ها و تصمیمات سازمان به مجموعه کارکنان بتواند این وظیفه را به‌خوبی انجام دهد. حال اگر این کار با بهره‌گیری از ابزارهای مختلف ارتباطی سریع انجام شود، قطعاً تأثیرگذاری سازنده‌ای در سازمان خواهد داشت و به دنبال آن موج‌آفرینی مثبتی ایجاد شده و موفقیت‌های زیادی را درپی خواهد داشت. با این نگاه می‌‌توان گفت که سامانه‌های اتوماسیون اداری و ارسال پیامک و شبکه‌های اجتماعی مانند؛ تلگرام و کانال در شرایط کنونی از جمله شاخص‌هائی است که در روابط عمومی الکترونیک از اهمیت ویژه‌ای برخوردار می‌باشد. چرا که رضایت کارکنان یک سازمان تأثیر 100 درصدی و مضاعفی در جلب و حفظ مشتریان آن دارد.

همانطوریکه اشاره شد اطلاع‌رسانی به مخاطبان و اطلاع از نیازهای آنان سرلوحه امور روابط عمومی هر سازمانی قرار دارد. براین اساس از منظر درون‌سازمانی و برون سازمانی این رسالت امری بدیهی به نظر می‌رسد. مسئولان یک سازمان به خوبی واقف هستند که اگر رضایت نسبی کارکنان را فراهم سازند، قطعاً آنان در جذب و حفظ مخاطبان (مشتریان) همواره طلایه‌دار خواهند بود. با این تقسیر می‌توان گفت که پیش‌نیاز موفقیت سازمان در بیرون از مجموعه، تحقق این مهم می‌باشد. صداقت در گفتار و عمل، داشتن تعهد اخلاقی، ارائه اطلاعات درست و بدون جانبداری، پرهیز از مکانیزم‌های نادرست تبلیغی، ایجاد موج مثبت در جامعه، توجه به حقانیت مخاطب، ترویج فرهنگ مشارکت و استفاده از تولیدات داخلی و ملی، انعکاس تصویر مثبت از سازمان در بین رسانه‌های جمعی و مردم، مؤثر بودن در امور اجتماعی جامعه، تأثیرگذاری و تأثیرپذیری از افکار عمومی و پاسخگوئی سریع به آنان با بهره‌گیری از ابزارهای تعاملی و Online نظیر وب سایت‌‌ها، وبلاگ‌ها، شبکه‌های اجتماعی، تالارهای گفتگوی مجازی و افکارسنجی لحظه‌ای از جمله شاخص‌هائی است که در این راستا مدنظر می‌باشد. البته شاید اینگونه تعامل‌ها با جامعه آماری کمتری صورت پذیرد اما نتایج و انعکاس درست آن می‌تواند از طریق بسترهای اطلاع‌رسانی نیازهای اکثریت مخاطبان را بدون نیاز به تعامل مستقیم تأمین نموده و ضمن متقاعد ساختن آنان، نگرشی مثبت نسبت به سازمان در اذهان عمومی ایجاد کند.

هنر مسئولان روابط عمومی این است که از تمامی ابزارها و تکنولوژی‌های ارتباطی الکترونیکی و حتی سنتی اعم از رسانه‌های درون سازمانی و محدود و عمومی پرمخاطب(همانند تراکت و رادیو و تلویزیون و اینترنت) برای تأثیرگذاری مناسب به مخاطبان و بهره‌گیری از دیدگاه‌ها و نظرات آنان استفاده نماید. سرعت و سهولت در اطلاع‌رسانی و اخذ بازخورد، صداقت در پیام‌های ارسال شده، توجه به عموم مخاطبان، ایجاد ارتباط تعاملی مستمر با آنان، تصویرسازی مناسب از سازمان در بین مخاطبان و ایده‌پردازی و خلاقیت از مهمترین ویژگی‌های مدیریت مطلوب در این عرصه می‌باشد. به صراحت باید گفت که ابزارها و تکنولوژی‌های الکترونیکی به ویژه در امر اطلاع‌رسانی و روابط عمومی از ضروریات عرصه ارتباطات و توسعه روابط عمومی‌ها می‌باشد و بدون آن نمی‌توان در فضای رقابتی حضور داشت.

در این راستا می‌توان به روابط عمومی‌های وزارت ارتباطات و فناوری اطلاعات اشاره کرد و اذعان نمود که با توجه به گستردگی سازمان‌ها و شرکت‌های زیرمجموعه این وزارتخانه و رسالت متنوع و متعدد آنها اعم از فناوری اطلاعات، خدمات بانکی و پستی و لزوم شناخت و اطلاع‌رسانی مناسب به رسانه‌ها و مسئولان و اشراف کامل به رسالت، اهداف و وظایف آنها نقش مؤثری در پیشبرد سیاست‌ها و اهداف ایفاء کرده و موفق به احراز رتبه برتر کشوری درسال گذشته شده است. ایجاد ارتباط و تعامل گسترده بین روابط عمومی‌ها و کارشناسان زیرمجموعه‌ها برای تحقق این مهم می‌تواند بسیار مؤثر ‌و مفید باشد. روابط عمومی‌‌های وزارت ارتباطات و فناوری اطلاعات توانسته‌اند به‌خوبی رسالت و عملکرد هریک از سازمان‌ها و شرکت‌های وابسته را به رسانه‌ها و مخاطبان معرفی و تصویر مثبت و مقبولی از آنان درجامعه ایجاد نمایند.

خوشبختانه روابط عمومی وزارت ارتباطات و فناوری اطلاعات و شرکت‌های وابسته با توجه به نگاه مخاطب‌محوری دکتر واعظی مقام عالی وزارت و ارتباط مناسب رئیس این مرکز با مجموعه رؤسا و مدیران عامل سازمان‌ها و شرکت‌های مجموعه و همچنین ارتباط تنگاتنگ با رسانه‌ها، عملکرد بسیار مطلوبی داشته است. اما باید توجه داشت که ایجاد ارتباط تعاملی مستلزم این است که همواره نگاه‌ها رو به جلو باشد و به سمت محتواسازی، خلاقیت و ایده‌های‌نو رفت که به نظر لازم است در بخش اطلاع‌رسانی و تولید محتوا توجه بیشتری داشت.

بطورکلی مهمترین وظیفه روابط عمومی وزارتخانه‌ها این است که مجموعه کارشناسان آن شناخت مناسبی از رسالت، اهداف و وظایف سازمان‌ها و شرکت‌های تابعه داشته باشد. زیرا اگر کارشناسان واحدهای مختلف روابط عمومی شناخت خوبی از آنها داشته باشند به خوبی می‌توانند نیازهای مخاطبان را برطرف سازند. تا این مهم اتفاق نیفتد نمی‌توان کاری انجام داد. اما اگر بخواهیم مصداق بارزی برای آن درنظر بگیرم ابتدا بایستی وظایف و رسالت‌ زیرمجموعه‌های یک وزارت را کاملاً مشخص و واقعی احصاء نموده و سپس با تهیه نرم‌افزار و سخت‌افزار لازم نسبت به ایجاد سامانه جامع اطلاع‌رسانی و پاسخگوئی خودکار و اتصال آن به روابط عمومی همه سازمان‌ها و شرکت‌های زیرمجموعه (همانند سامانه 195 وزارت ارتباطات و فناوری اطلاعات) به صورت شبانه‌روزی پاسخگوی عموم هموطنان بود. در هر صورت ایجاد روابط عمومی الکترونیک و مدیریت آن مستلزم تدارک مقدماتی است که بایستی توجه ویژه‌ای به آن داشت.