شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)، در بخش قبل، در مورد چگونگی مذاکره با دو تیپ شخصیتی یعنی تحلیلگران و نتیجه‌گرایان مطالبی ارائه شد. در ادامه به چگونگی مذاکره با دو تیپ شخصیتی دیگر یعنی رویاپردازان و خوش برخوردها خواهیم پرداخت.

رویاپردازان: مشتاقان دریافت پیشنهاد

رویاپردازان در مذاکره را می‌توان «نیمه تعامل‌کنندگان» نامید، کسانی که ایده تعامل و همکاری با دیگران را دوست دارند و فی‌نفسه اهل تعامل هستند. اما مهم‌ترین مشکلشان عدم انضباط و توجه کافی‌شان برای تحقق این استراتژی است. آنها در رویای تعامل با طرف مقابلشان به سر می‌برند، به ندرت در راستای تعامل واقعی و عملی گام برمی‌دارند و منتظر طرف مقابل می‌مانند تا چنین کند. مشکل دیگر چنین افرادی این است که آنها امروز شما را دوست دارند و با شما به توافق می‌رسند اما هیچ تضمینی وجود ندارد که فردا نیز با شما چنین کنند و حتی نام شما را به خاطر داشته باشند. بنابراین شما در برخورد با چنین مذاکره‌کنندگانی باید اول از همه ابتکار عمل را در دست بگیرید و در وهله بعد، مذاکره و معامله را خیلی سریع به نتیجه برسانید، چرا که اگر چنین نکنید آنها خیلی زود از تعامل با شما دلسرد شده و به جای تعامل از استراتژی اجتناب و دوری گزیدن از شما استفاده خواهند کرد. در مذاکره با این نوع شخصیت‌ها، یک لحظه طلایی و ناب وجود دارد که طی آن، آنها آماده انجام تعامل و به نتیجه رساندن مذاکره هستند و شما نیز باید از این لحظه نهایت استفاده را کنید. چرا که در صورت قصور در این کار، آن فرصت طلایی را از دست داده و به سختی می‌توانید مذاکره را به نتیجه مطلوبی برسانید.

آنچه این افراد از آن بیزار هستند، تعلل و انفعال شماست. بنابراین در برخورد با چنین افرادی، با دستی پر از پیشنهادهای مطلوب با آنها وارد مذاکره شوید و به آنها انرژی مثبت و سازنده دهید و خواهید دید که آنها در زمان بسیار کوتاهی به پیشنهادتان جواب مثبت خواهند داد به شرطی که آن پیشنهاد بر اساس علایق و خواسته‌هایشان تنظیم شده باشد. سرعت عمل و دقت شما در این وضعیت می‌تواند به موفقیت سریع و کامل شما در فرآیند مذاکره کمک شایانی کند. پس بدانید در مقابله با رویاپردازان این شما هستید که می‌توانید و باید مذاکره را به مسیر درست و نقطه مطلوب برسانید و تصمیم‌گیری را برای طرفین آسان‌تر سازید.

خوش برخوردها

واقعیت این است که مذاکره با افرادی که خوش برخورد و خوش اخلاق هستند آن چنان‌که به نظر می‌رسد آسان و ساده نیست.مشکل اصلی مذاکره با افراد خوش برخورد و خوش اخلاق در این است که شما فکر می‌کنید آنها شما را دوست دارند، غافل از اینکه آنها رقبای شما را هم دوست دارند و به خاطر دوری جستن از تعارض و اختلاف با شما است که برخوردی دوستانه با شما دارند. آنها برخلاف نتیجه گرایان و رویاپردازان هیچ عجله‌ای برای تصمیم‌گیری و به نتیجه رسیدن ندارند. به عبارت دیگر آنها چندان لزومی به ایجاد تغییر نمی‌بینند. استراتژی اجتناب برای آنها ایده‌آل به نظر می‌رسد.

به عبارت بهتر خوش برخوردها را می‌توان «اجتناب‌کنندگان نهایی» نامید که برخلاف تحلیلگران که از همان آغاز و تا قبل از جمع‌‏آوری اطلاعات و داده‌های کافی رویکرد اجتنابی را آغاز می‌کنند، ترجیح می‌دهند اتخاذ تصمیم نهایی را تا زمانی که کاملا نسبت به تحقق خواسته‌های خود مطمئن نشدند به تعویق بیندازند. از نظر آنها، مذاکره یعنی منتظر ماندن و حوصله کردن تا وقتی که مسائل فیمابین حل و فصل یا اینکه کاملا محو شود. این افراد علاوه‌بر اجتناب، به استراتژی امتیاز دادن نیز گرایش دارند و می‌کوشند تا به‌منظور دوری جستن از اختلاف و تعارض با طرف مقابل، حتی بیش از حد لازم امتیاز دهند.

در نخستین دیدار چه باید کرد؟

تمام آنچه تا اینجا گفته شد برای مذاکره با کسانی که ما آنها را از قبل می‌شناسیم و به ویژگی‌های رفتاری و شخصیتی‌شان آشنا هستیم مفید خواهد بود. اما با کسانی که برای اولین بار با آنها برخورد کرده و می‌خواهیم با آنها وارد مذاکره شویم، چگونه باید مذاکره کرد؟ در پاسخ به این سوال کلیدی باید گفت که شما برای مذاکره با کسی که برای اولین بار با او رودررو شده و قرار است مذاکره‌ای با او صورت دهید، باید به یکسری اطلاعات و ارزیابی‌ها مجهز باشید که بهترین منبع برای جمع‌آوری آن اطلاعات و انجام آن ارزیابی‌ها، شرکتی است که آن فرد برای آن کار می‌کند. شما باید بفهمید که آن شرکت از چه سیاستی برای مذاکره با دیگران استفاده می‌کند و آیا رویکردی تعاملی و مبتنی بر روحیه همکاری در برخورد با شرکت‌های دیگر اتخاذ می‌کند یا اینکه استراتژی رقابت را سرلوحه مذاکراتش قرار می‌دهد. علاوه براین نحوه رفتار و رابطه آن شرکت با مشتریان، تامین‌کنندگان قطعات و سهامدارانش نیز می‌تواند اطلاعات ارزشمندی در اختیارتان قرار دهد که با استفاده از آن می‌توانید شناخت مطلوبی از مذاکره‌کننده آن شرکت به دست آورید.

عوامل و متغیرهای دیگری چون فرهنگ سازمانی، وب‌سایت‌های رسمی شرکت و شهرت شرکت نزد عموم مردم و بین فعالان صنعتی نیز می‌تواند اطلاعات ارزشمندی را برای شناخت طرف مذاکره‌تان در اختیار شما قرار دهد. کافی است نگاهی به اساسنامه و عملکرد گذشته یک شرکت بیندازید تا به‌عنوان مثال با دیدن شعارها و اولویت‌هایی همچون «همکاری»، «ارزش‌آفرینی»، «رابطه»، «تعامل» و ... به رویکرد تعامل غالب در آن شرکت آگاهی یابید و چنانچه دیدید یک شرکت می‌کوشد تا حتی آدرس و تلفن تماس خود را با اکراه یا شرایط خاص در اختیارتان قرار دهد، بدانید که آنها در مذاکراتشان با شما، به احتمال زیاد از استراتژی رقابت استفاده خواهند کرد.

نکته دیگری که در این میان باید به آن توجه زیادی داشته باشید، تفاوت‌های موجود بین شرکت‌های دولتی و شرکت‌های خصوصی است. با توجه کافی به دولتی یا خصوصی بودن شرکت طرف مذاکره‌تان می‌توانید تا حد زیادی رفتار و استراتژی‌های مذاکره‌کننده آنها را پیش‌بینی کنید. در ضمن جمع‌آوری اطلاعات از سایر شرکت‌هایی که بیش از این با این شرکت یا مذاکره‌کننده‌اش رابطه‌ای داشته‌اند، نیز می‌تواند مفید به فایده و آموزنده باشد و اطلاعات ارزشمندی را در اختیارتان قرار دهد.

منبع: روزنامه دنیای اقتصاد – شماره 3751