شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)- پخش مقالات خبری و یا دیگر اسناد عمومی از طریق پست الکترونیکی نیاز به نوعی حساسیت و دانش از مراحل بنیادین آن دارد. در ذیل به برخی از آن‌ها اشاره می‌کنیم:

• به طور خودکار مقالات خبری خود را برای تمام آدرس‌هایی که دارید نفرستید. اطمینان یابید که آدرس‌های رسانه‌ای، مقالات خبری شما را از طریق پست الکترونیکی قبول می‌کنند و خبرنگاران به شما گفته‌اند که مقالات را از این طریق می‌پذیرند.

• مقالات را در دو بخش بفرستید. بخش اول باید فقط شامل اطلاعات ضروری (یک خلاصه) باشد و باید بر روی یک صفحه جا شود. از این طریق خبرنگار می‌تواند فوراً تشخیص دهد که این مقاله مورد علاقه‌اش است یا خیر.

• به طور خودکار یک خبرنگار را وارد فهرست توزیعی عمومی خود نکنید. در عوض، ابتدا از او در این مورد سؤال کنید.

• اگر تاکنون مقالات خبری خود را از طریق نامه، فاکس یا خدمات دیگری می‌فرستادید آن‌ها را از طریق پست الکترونیکی نفرستید.

• انتخاب کنید. در میان مقالات پرینت شده، تنها آن‌هایی را که می‌دانید مورد علاقه خبرنگاران و سردبیران است برای‌شان بفرستید.

• شخصاً مقالات را بفرستید. آن‌ها را با نوشتن کلیه آدرس‌های الکترونیکی در بالای نامه نفرستید. این کار به اطلاع خبرنگاران می‌رساند که آن‌ها تنها بخشی از گیرندگان هستند.

• هیچ‌گاه برای خبرنگار یا سردبیر نامه‌ای با این مضمون نفرستید؛ آیا مقاله خبری را دریافت‌ کرده‌اید؟ این مورد قبول نیست و خبرنگار ممکن است برنامه‌ای برای حذف و یا رد هر نامه‌ای که در آینده از طریق پست الکترونیکی شما به دستش برسد بگذارد.

• مطمئن شوید که مقالات خبری شما در واقع صحیح و عاری از غلط دستوری، املایی و یا نقطه‌گذاری است.