شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)، یکی از نکات بسیار مهم و حساسی که بسیاری از مدیران به‌ویژه مدیران تازه‌کار یا به آن توجه کافی ندارند یا برخوردی تفننی و سلیقه‌ای با آن دارند مساله محیط فیزیکی کار است. اغلب مدیرانی که به‌تازگی سکان هدایت شرکت یا سازمانی را در دست می‌گیرند خیلی سریع اما بدون هدفی مشخص تصمیم می‌گیرند تا تغییراتی را در محیط کاری آن شرکت یا سازمان ایجاد کنند اما این تغییرات عمدتا در دکوراسیون و چیدمان اتاق مدیر یا نهایتا تعویض بعضی تابلو‌ها و مواردی از این دست خلاصه می‌شود درحالی‌که محیط کار موجودی زنده و پویا است که غیرقابل پیش‌بینی بوده و به واسطه برخورداری از همین ویژگی است که هر چیز غیرمنتظره‌ای می‌تواند در آن روی دهد به‌ویژه زمانی که افراد با آن محیط پویا، ارتباطی نزدیک و پویا برقرار کنند.

یک محیط فیزیکی شاداب و دلپذیر برای فعالیت کارکنان از اهمیت بسزایی در موفقیت کاری افراد و شکل‌گیری و گسترش خلاقیت در آنها برخوردار است. در چنین محیطی است که افراد، شخصیت واقعی و به عبارت بهتر «کودک درون» خود را بروز می‌دهند و به این وسیله فکرها و ایده‌های خلاقانه‌شان را در اختیار گروه می‌گذارند. هنگامی که به افراد، یک وقت استراحت همراه با امکان بازی کردن (مثلا بیلیارد) داده شود، آنها می‌توانند بسیاری از مسائل جدی و پیچیده کارشان را مطرح و حل کنند چرا که در این شرایط آنها با ذهنی شاداب‌تر و بازتر به مشکلات می‌اندیشند و راه‌حل‌های منحصربه‌فرد و خلاقانه‌ای را پیشنهاد می‌کنند. محیط‌های مطلوب و خلاق فقط به فضاهای شاد و پر از بازی محدود نمی‌شود بلکه شامل محیط‌هایی که کارکنان در آنجا با خود خلوت می‌کنند و احساسات و عواطف مرتبط با کارشان را بروز می‌دهند، نیز می‌شود. هدف کلی از ایجاد محیط فیزیکی مناسب و مطلوب برای پرورش خلاقیت، فاصله گرفتن روش‌ها و الگوهای سنتی و کلیشه‌ای و «جور دیگر دیدن و عمل کردن» است. در مجموع راه‌ها و گام‌های ساده‌ای برای ایجاد چنین محیط‌هایی وجود دارد که بسیار ارزشمند و موثر و در عین حال ارزان و کاربردی هستند. چنانچه شما به‌عنوان یک مدیر به‌تازگی به شرکت یا سازمانی وارد شده و تصمیم گرفته‌اید که در راستای ایجاد چنین محیطی گام بردارید، سوالات زیر را از خود بپرسید و پاسخ‌های روشنی برای آنها بیابید:

چگونه می‌توان گفت‌وگوهای اتفاقی و تصادفی منتهی به ایده‌های خلاقانه را تشویق کرد؟
گفت‌وگوها و هم‌اندیشی‌های اتفاقی غالبا در آشپزخانه‌ها، آبدارخانه‌ها، آبخوری‌ها و سایر اماکن عمومی در درون شرکت روی می‌دهند. پس شما به‌عنوان مدیر باید از خود پرسید که آیا این مکان‌ها در دسترس افرادتان قرار دارد یا خیر؟ و آیا محل‌های خاصی برای دور هم جمع شدن و گپ‌زدن‌های غیررسمی بین اعضای گروه‌تان پیش‌بینی شده است یا خیر؟ در برخی از شرکت‌ها، پله‌ها و راهروها به گونه‌ای طراحی شده‌اند که چند نفر به آسانی می‌توانند در آنها توقف کرده و با هم صحبت کنند بدون اینکه مزاحمتی برای دیگران ایجاد کنند.

از چه ابزاری می‌توان برای تشویق ارتباطات بهتر بهره برد؟
در بعضی از شرکت‌ها با نصب وایت‌بوردهای متعدد در مکان‌هایی که احتمال دور هم جمع شدن افراد در آنها زیاد است (به‌عنوان مثال آشپزخانه، آبدارخانه و آبخوری‌ها) تلاش شده تا بر کمیت و کیفیت گفت‌وگوهای تصادفی و هم‌اندیشی‌های غیررسمی مرتبط با کار افزوده شود. وجود چنین امکاناتی موجب می‌شود تا افراد، ایده‌ها و نظرهای خلاقانه‌شان را با ذکر جزئیات و به صورت شفاف مطرح سازند. علاوه‌بر این، قرار دادن کاغذ و خودکار و ماژیک در اتاق‌های کنفرانس می‌تواند به افراد در تشریح تصویری و گرافیکی ایده‌های خود کمک کند.

کدام کانال‌های ارتباطی برای اعضای تیم از مطلوبیت بیشتری برخوردار است؟
برخی از اعضای تیم ممکن است جلسات و گفت‌وگوهای زنده و رودررو را ترجیح دهند و شرکت در این نوع جلسات برای آنها همراه با ارائه فکرها و ایده‌های خلاقانه است درحالی‌که برخی دیگر از اعضا ممکن است ارتباطات از طریق اینترنت و ایمیل یا ویدئو کنفرانس را ترجیح دهند. این نوع ارتباط برای بیان و انتقال اندیشه‌های خلاقانه خود انتخاب کنند.

توصیه‌هایی برای بهبود محیط فیزیکی کار:
• آشپزخانه و آبخوری‌ها را در بخش مرکزی محیط کارتان قرار دهید چرا که در این مکان‌هاست که اعضای گروه‌تان در مورد ایده‌ها و نظراتشان به‌راحتی سخن می‌گویند.
• تخته سیاه یا وایت‌بوردهایی را در مکان‌های مختلف به‌ویژه در آشپزخانه نصب کنید تا افراد در موقع بحث درباره عقایدشان بتوانند چیزهایی را روی آنها بنویسند و در مورد آنها با همدیگر، هم‌اندیشی کنند.
• یک سری صندلی راحتی یا مبل در محیط کارتان قرار دهید تا افراد بتوانند ضمن نشستن و استراحت کردن روی آنها در مورد مسائل کاری و حتی غیرکاری گفت‌وگو کنند.
• اتاق کنفرانس یا جلسات را بدون هیچ محدودیتی در اختیار افرادتان قرار دهید.
• در اتاق‌های شرکت را همیشه باز بگذارید و به همه افراد اجازه دهید تا به آسانی به اتاق همدیگر سر بزنند.
• در صورتی که یکی از اعضای گروه نیاز به تمرکز و تنها بودن جهت کار بر روی فعالیتی خاص داشته باشد، می‌توانید با نصب علامت «موقتا کسی وارد نشود» یا تغییر دکوراسیون و پارتیشن‌بندی محیط، خواسته او را برآورده سازید.
• در تمام اتاق‌های کنفرانس و جلسات، چند تخته سیاه یا وایت‌بورد قرار دهید.
• حداقل یک وایت‌بورد الکترونیکی در دفتر کار خود نصب کنید.
• در زمان برگزاری جلسات مشکل‌گشایی و حل مساله، کاغذ، خودکار و مدادهای رنگی به تعداد کافی در اختیار اعضای گروه قرار دهید.
• افرادتان را تشویق کنید تا ایده‌هایشان را نقاشی کنند تا با رسم خطوط معنادار منظورشان را شفاف‌تر بیان کنند.
• با استفاده از تکنولوژی ویدئو کنفرانس و سایر وسایل ارتباطی با افرادی که در دفتر کارتان حضور ندارند، در ارتباط باشید.
• از ایمیل و اتاق‌های بحث الکترونیکی برای گفت‌وگو درباره مسائل کلیدی و مشکلات کار بهره بگیرید.

منبع: روزنامه دنیای اقتصاد – شماره 3679