شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)- امروزه تلاش در راستای احقاق حق مصرف کننده همسو با سازمان های دولتی با پرداختن به موضوعاتی که با تغذیه مناسب، ایمنی، محیط زیست، حمایت از حیوانات، استانداردهای تجاری، انتشار اطلاعات و غیره مرتبط است، افزایش می یابد.

محیط زندگی و رفتارهای متغییر ما به عنوان مصرف کننده و عضوی از آن محیط اجتماعی، مؤید این واقعیت است که سازمان ها تحت فشار شدیدی هستند تا نشان دهند این تغییرات را می فهمند و از سویی باید به نوعی ارتباط مداوم خود را با محیط حفظ کنند تا بتوانند تغییرات در نظرات و دیدگاه های عموم را پیش بینی کرده و به آن ها پاسخ دهند.

در محیط پیچیدة امروزی، سازمان ها برای فهم و پاسخ گویی سریع به نیازهای عمومی، توقعات رو به تزاید، درخواست های مربوط به مشورت با گروه های اجتماعی و میهمان ناخوانده روبه افزایشی چون رسانه‌های گروهی فشار زیادی را تحمل می کنند.

رفتار سازمانی دقیقاً مورد بررسی قرار دارد، حمایت احزاب و گروه های سیاسی از مصرف کننده رو به افزایش است و گروه های مخاطب این انتظار را از سازمان ها دارند که بگونه ای رفتار کند که بیانگر حس مسئولیت اجتماعی آنها باشد، حتی در موقعیت های بحران یعنی هنگامی که یک خطر جدی سلامت مردم و امنیت یا محیط را تهدید می کند، این اصول حتی از اهمیت بیشتری برخوردار هستند.

نظریه ای که از آن بنام ‹‹نظریه جامعه مخاطره آمیز›› یاد می شود، الگوهای جدیدی را از نگرانی سیاسی و اجتماعی و منازعه‌ای که ناشی از تغییرات مداوم اجتماعی و عدم ثبات ابداعات صنعتی و تکنولوژی، کاهش راهکارهای علمی در ارزیابی ابداعات و گرایش بیشتر به سوی فردگرایی هستند، شناسایی می کند. این عوامل در صورت ترکیب شدن، بروز رخدادهایی را که مخاطره آمیزند، تشدید می کند.

وابستگی سنتی به قضاوت متخصصان برای تفسیر مراحل خطر در استفاده از محصولات و فرآیندهای جدید هم اکنون با رشد توانایی مردم که از سوی رسانه های گروهی این توانایی افزایش می یابد. در ایجاد اطمینان در مسائل سیاسی و اجتماعی که به نوعی به عنوان یک راهکار فنی و علمی تشریح می شوند، توازن می یابند.

ریسک یا خطر معیار تأثیر ناخوشایند یک رخداد است که با بهره‌گیری از روند یا پروسة ویژه‌ای که با منافع و سیستم های حفاظتی و پیشنهادی آن مرتبط است، به ارزیابی و ارتباط با خطرات احتمالی می پردازد. هنگامی که خطر جدیدی بروز می کند یا احتمال وقوع خطری که زمینه های آن موجود است افزایش می یابد و یا در روند بحث در خصوص بین عموم جامعه مفاهیم جدیدی نمود می یابد، ارزیابی ریسک ضروری است.

برنامه ریزی برای مدیریت وضعیت بحرانی قسمت مهمی از فرآیند برنامه ریزی راهبردی است و اهمیت ارتباطات هدایت شده را در وضعیت بحرانی نشان می‌دهد.
سازمان هایی که تلاش می کنند چگونگی رخدادی مخاطره آمیز را درک کرده و آن را به درستی هدایت و مدیریت کنند، با موانع زیادی مواجه هستند که عبارتند از:
1- خطر از دید مردم مختلف دارای معانی متفاوتی است. هیجان پرواز بسیار متفاوت است، در حالی که مخاطرات متداولی مانند رانندگی زیر خط ارزیابی است. کارگری که در کارخانه کار می کند ممکن است با توجه به معادلات علمی و آماری در کارخانه نسبت به منزل خود از امنیت بیشتر برخوردار باشد، اما همسر کارگر ممکن است بر این دیده خود بسیار پافشاری کند که خانه محلی است که از نسبت امنیت آن می تواند کاملاً مطمئن بود.

2- رفتارهای زیربنایی بسیار سخت تغییر می کنند. اینگونه رفتارها توسط عوامل اجتماعی و فرهنگی شکل می گیرند و با ارتباط با عقاید و دیدگاههای دوستان، همکاران، اعضای خانواده و سایرین تقویت می شوند. همین رفتارها و باورها روشی را شکل می دهند که بر اساس آن خطرات جدید تفسیر شده و فهمیده می شوند و اقدامات لازم در خصوص آن انجام می شود.

3- گروههای اجتماعی به موارد یا موضوعاتی که با خطر همراه نباشند، توجهی ندارند. همة مردم همواره تصمیماتی اتخاذ می کنند که خواه یا ناخواه با سوء خطر همراه است. اما در اینجا در خصوص دو نکته زیر مسئله‌ای نگران کننده وجود دارد. این نکات عبارتند از: الف) سود کجاست؟ ب) آیا به این مردم می توان در کنترل و هدایت موقعیتی مخاطره آمیز اطمینان کرد یا خیر؟ این نکته خصوصاً در زمینة بهداشت و سلامت مواد غذایی به عنوان مثال در رشته های بیوتکنولوژی و مصرف شیمیایی صحت دارد.

4- منبع اطلاعاتی در مورد موقعیت مخاطره آمیز مهم است.
احساسات قوی نسبت به تمامی موارد یاد شده از بیشترین قدرت و توان در ایجاد تغییرات برخوردار است.

بعضی از اصولی که رعایت آنها به سازمان کمک می کند تا در برخورد با موارد مخاطره آمیز از ارتباطات مؤثر بهره گیرند، به قرار زیر هستند:
فهم احساسات دینامیک و پویایی گروههای اجتماعی و فعالیت های گروههای حمایت کننده و رسانه های گروهی که ممکن است برای ایجاد یک زمینه یا پایگاه قانونی برای بحث در خصوص مسائل اجتماعی و در نهایت شکل دادن سیاست های اجتماعی بسیار مشکل کنند.

آشنا ساختن سازمان با روند شکل گیری و توسعه یک موضوع (تصویر شماره یک را نگاه کنید) و تمرکز بر منافع جدید شناسایی و نمایاندن اطلاعات که ضرورت طرح موضوع را نشان می دهند و فعالیت های هدایت شده و سازمان یافته برای مقابله با مشکل مورد نظر به همراه سایت شکل دهی فعالیت ها که به روشنی تشریح شده است و استراتژی ارتباطات مشترک.

پذیرش این نکته که تغییر دید و عقیده مردم نسبت به اندازه یا میزان خطر نسبت به سازمان یا صنعت، واقع گرایانه نیست.
ایجاد ایمان و باور نسبت به درستی و صحت کار سازمان در کنترل، کاهش و هدایت آن (احساسات)
غالباً پس از انتشار اخبار بد تصویری که در پی آن از سازمان ارائه می شود، آکنده از عوامل منفی است و این نکته اغلب ناشی از تفسیر نادرست از رخدادها توسط رسانه‌های گروهی است، اما موضوع هر چه می خواهد باشد، با نگاهی به پیشینه و سابقه روند پرداختن به اخبار توسط شرکت در چنین مواردی معمولاً نشانگر قضاوت سؤال برانگیز و عدم آمادگی است. هیچ سازمانی نمی تواند نسبت به این قضیه بی تفاوت باشد و آن را نادیده بگیرد. اگر دیده شود یک سازمان در مرکز یک بحران، بی احتیاط، بی توجه، گیج، فاقد مهارت در برخورد با مشکل و بحران و بی میل و ناتوان در فراهم آوردن اطلاعات لازم باشد، بحرانی که به شهرتش آسیب رسانده است،‌ ادامه خواهد یافت و به شکلی قابل توجه سازمان را با مشکلات مواجه خواهد کرد.

درست به همان ترتیب که بحران ها می توانند پیش بینی شوند و برای مقابله با آن می توان برنامه ریزی کرد. ارتباطات سازمان در پاسخ به بحران نیز می تواند پیش بینی شده و برنامه ریزی شوند. چرا باید برای مقابله با بحران، ارتباطات مناسب برنامه ریزی شود؟ زیرا نتیجة عدم برنامه‌ریزی، آسیب رسیدن جدی به منافع، ارزش سهام، روحیات کارکنان و سایر ابعاد حیایت یک سازمان است اگرچه در خصوص اتفاق یک بحران هر چند بسیار جدی و مصیبت بار اقدامی صورت نگیرد، نتایج آن در صورتی که ارتباطات مناسب قبلاً توسط سازمان برای برخورد با آن صورت گرفته باشد، همیشه با هزیه و زیان کمتر همراه است. وقتی حادثه غیر منتظره اتفاق می افتد، از استفاده از قانون بسیار مهم ارتباطات در وضعیت بحرانی اطمینان حاصل کنید که عبارت است از: ‹‹به همه آن را بگو، زود بگو، و با صداقت بگو››.

در وضعیت بحرانی روزنامه‌نگاران در ارائه مطالب خود تحت فشار بسیار شدیدی هستند. اگر شما اطلاعات مورد نیاز آنها را در اختیارشان نگذارید یا اگر تغذیه اطلاعاتی آنان با سرعت کافی انجام نگیرد، آنها به منابع دیگر برای دریافت اطلاعات لازم متکی می شوند که ممکن است از درستی و صحت کافی برخوردار نباشند.