شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)- همه می‌دانند که فناوری جزء لاینفک چشم انداز تجارت امروزی می‌باشد. با توجه به سیستم‌های مدیریت ارتباط با مشتری، سکوهای اتوماسیون بازاریابی و ابزارهای مدیریت محتوا، بدون استفاده از نرم افزار فروش و بازاریابی، تقریباً اداره‌ی یک تجارت، امری غیرممکن می‌باشد.

مثلاً یک مدیر بازاریابی که کمپینی ایمیلی را بدون آگاهی از مکانیسم تعداد ایمیل باز شده آغاز کرده و به پیش می‌برد، یا کسی که بدون پیگیری مشارکت‌ها و میزان جذب، در برنامه رسانه اجتماعی سرمایه‌گذاری می‌کند کارش به خوبی انجام نخواهد شد.

اما به سوی صنعت روابط عمومی بچرخید و خواهید دید که همه چیز تغییر خواهد کرد.

تیم های روابط عمومی بسیاری هنوز هم درگیر فرآیندهای دستی هستند و در نتیجه ساعت‌ها را برای شکار داده و تهیه گزارش صرف می‌کنند. اما مسئله نباید این گونه باشد. این کارها به منظور مشاهده‌پذیری عملکرد یک کمپین یا دلایل دیگر انجام می‌شوند؟ کدامیک؟ هیچیک.

اما مسئله نباید این گونه باشد.
در چند سال گذشته، ابزارهای جدیدی به ویژه برای مدیریت روابط عمومی به عرصه بازار گام نهاده‌اند- و این ابزارها برای تیم‌های روابط عمومی و برندهایی که نمایندگی آنها را بر عهده دارند مفید واقع خواهند شد.

موارد زیر شش دلیل برای این مئسله است که چرا سران تجاری باید از آژانس‌ها و تیم‌های داخلی خود بخواهند تا به انقلاب فناوری روابط عمومی بپیوندند:

1. بهره‌وری بالاتر
 نرم افزار روابط عمومی به تیم‌ها این قابلیت را می‌دهد تا تمامی پایگاه داده‌ی مخاطبین خود را در یک سیستم واحد بگنجانند، این کار به آنها امکان دسترسی و مدیریت تمامی مخاطبین رسانه‌ای، نکات و یادداشت‌های مشتریان، مطالب ارسالی و کمپین‌ها را در یک نقطه می‌دهد. از ارسال اولین مطلب تا کمپین نهایی بازگشت سرمایه، تیم‌ها می‌توانند داده و دستورالعمل مورد نیاز را در زمان مقتضی دریافت نمایند.

2. مشارکت‌های پویا و بیش فعال
با حذف تعداد بالایی از آیتم‌های مزاحم و تقاضاهای ایجاد شده توسط چندین سیستم آشفته، تیم روابط عمومی می‌تواند خود را کاملاً وقف تهیه و تدوین استراتژی‌های بزرگی کند که در راستای اهداف شرکت و مشتریان عمل خواهند نمود. این نرم افزار سبب انتقال تیم از حالت عملیات‌های اضطراری پیاپی به فضایی با تنش کمتر و با آرامش بیشتر انتقال می‌دهد، فضایی که طرح‌های سنجیده‌تر و پویاتر را به ارمغان می‌آورد.

3. روابط رسانه‌ای بهتر
به دلیل این که چرخه زندگی روابط رسانه‌ای در این سیستم دنبال می‌شود، تیم‌ها قادر خواهند بود تا مطالب تکراری و چشم بسته را حذف نمایند و ارتباطات رسانه‌ای تک به تک را ایجاد کنند که به نتیجه مفید منتهی خواهد شد. با وجود این نرم افزار تیم به شکل بهتری می‌داند که چه کسی آنچه که مقید واقع می‌شود را پوشش می‌دهد، چه مطالبی برای کدام گزارشگر مناسب است، و چگونه شرکت‌های آنها می‌توانند به تاثیرگذاران ارزش افزایی کنند.

4. گردش مالی آسان‌تر
صنعت روابط عمومی نرخ گردش مالی بالاتر، تا 30 درصد در سال را در مقایسه با گردش مالی معمولی به ارمغان می‌آورد. این امر وقتی که یکی از پرسنل، اطلاعاتی ارزشمند پیرامون یک مشتری و روابط رسانه‌ای با او را به دست می‌آورد، می‌تواند فاجعه آفرین باشد. اما نرم افزار مناسب به ثبت این ارتباطات و اطلاعات شرکت می‌پردازد، و انتقال این اطلاعات به حساب‌های مشتریان در چارچوب تیم را آسانتر می‌سازد و تاثیر گردش مالی روی مشتری را به میزان حداقلی می‌رساند.

5. کمپین‌های جامع و یکپارچه
در روزهای انجام شدن یک اقدام، یک مطلب مطبوعاتی اینجا منتشر می‌شود و یک مقاله در جایی دیگر، و بدین صورت است که مسائل از کنترل خارج می‌شوند. ما در عصر کمپین‌های جامع و چندمسیره قرار داریم، و به عقب برنخواهیم گشت. اما بدون نرم افزای که انجام برنامه‌ریزی، پیگیری، سنجش و تحلیل آیتم‌های متعدد هر کمپین را برعهده می‌گیرد، مدیریت این سطح از دشواری همیشه امری تقریباً غیرممکن خواهد بود.

6. گزارش خردمندانه
اشتباهات انسانی دست در دست پیگیری دستی داده‌ها و تهیه و ارسال گزارش‌ صورت می‌گیرد: این مسئله اجتناب ناپذیر است. اما نرم افزار روابط عمومی فقط سرعت، عمق و دقت فرآیند گزارش را افزایش نمی‌دهد، بلکه به تیم‌ها کمک می‌کند تا در رویه‌های در حال ظهور مشاهده‌پذیر شوند، و همچنین بتوانند تاکتیک‌های موثر و موانع را بشناسند. نتیجه: اختصاص بودجه هوشمندانه‌تر و کمپین‌های قویتر، همراه با بینش داده‌گرا می‌تواند سبب شکل‌گیری اقدامات بازاریابی و فروش شود.

درست مثل دوره پیش از فروش و بازاریابی، زمان آن رسیده تا تیم‌‌های روابط عمومی به قرن بیست و یکم بپیوندند و اقدامات خود را از طریق این نرم افزار تقویت نمایند. خلاقیت بیشتر، مشاهده‌پذیری بالاتر و ارتباطات شخصی عمیق تر، مزایایی هستند که می‌توانند نه تنها تیم بلکه تمامی شرکت‌ها را متحول بسازند.
 

منبع مرجع:  شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)

گروه ترجمه شارا