شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)- ماندگاری هر فعالیتی در گرو ثبت و مستندسازی آن است و هر موضوع ثبت شده ای می تواند بخشی از تاریخ یک سازمان، نهاد و یا شرکت و مرکز صنعت، ‌خدماتی و یا تولیدی را برای استفاده آیندگان محفوظ نگاه دارد. البته ممکن است هر فعالیتی استنادات خاص خود را داشته باشد، و نوع مستند کردن آن اقتضائات خاص خود را داشته باشد، اما به هر حال مستند کردن یک موضوع جدای از ماهیت و هویت آن می تواند امری ارزشمند و مهم تلقی شود. درگذشته ای نه چندان دور تقریبا هر امری که قرار بودمستند شود باید تبدیل به نوشته و یا سندی مکتوب می شد و در ذهن و حافظه کاغذی کتاب، مجله، ‌روزنامه و یا نوعی دیگر از اسناد کاغذی جای می گرفت. اما تنوع فعالیت های مختلف در جوامع مختلف و بخصوص توسعه فن آوری های نوین زمینه های گوناگون و متعددی را فراهم کرد تا از زمینه هایی مانند فیلم،‌صدا،‌ موسیقی و یا امکانات دنیای مجازی بهره بیشتری گرفته شود و همین موضوع باعث شد مستندات به جای مانده از این فعالیت ها هم شکل و انواع مختلفی را شامل شود.

به همین دلیل موضوع مستند سازی، اشکال و انواع بسیار زیادی را شامل شد که هر کدام از آن ها هم نوعی خاص از مستند سازی را به خود اختصاص داد و همین امر باعث شد مستندهای گوناگونی که از فعالیت های متنوع درسازمان ها و بخصوص در روابط عمومی ها تهیه می شود در اشکال گوناگونی مانندکتاب، ‌مجموعه های گزارش کار،‌ فیلم، انواع مولتی مدیا و استنادات دیگر مطرح جای خود را در ماندگاری فعالیت های انجام شده باز کنند که به همین دلیل باید در روابط عمومی ها به این امر مهم توجه و تلاش شود هر کدام از فعالیت های سازمان در شکل و نوع خاص و ویژه خود مستند شود تا ماندگار و برای آیندگان قابل استفاده باشد.
 

میرمحمودسجادی، ‌عضو هیئت مدیره انجمن متخصصان روابط عمومی