شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)- یکی از مشکلاتی که روابط عمومی ها در استفاده از ایمیل هایشان روبرو می شوند، هرزه نامه ها و ایمیل هایی است که به طور ناخواسته برای آنها ارسال می شود. در این خصوص در صورتی که آدرس ایمیل شما در سایت جی میل گرفته شده باشد، می توانید از تکنیک هایی که در ذیل آمده است برای رفع مشکلات خود استفاده کنید.

اگرچه جی ‌میل خود در فیلتر کردن ایمیل‌های تبلیغاتی و مزاحم یا به اصطلاح هرزه نامه دستی توانمند دارد، ‌هنوز هم در اینباکس بسیاری از ما که از سرویس جی ‌میل استفاده می‌کنیم، از این گونه ایمیل‌های ناخواسته و مزاحم بسیار یافت می‌شود. در این موارد چه تکنیک هایی در روابط عمومی اینترنتی وجود دارد؟

یکی از وظایف روابط عمومی ها وبگردی به دنبال سایت های مختلف مرتبط با کسب و کار سازمان است و در این حین به وبسایت‌ هایی برخورد می‌کنیم که از ما تقاضای ورود آدرس ‌ای ‌میل برای ثبت‌ نام یا مانند آن را دارند؛ هرچند در بسیاری از موارد این وبسایت‌ ها تنها برای ثبت نام درخواست آدرس ایمیل دارند، ‌در موارد دیگر برخی از این وبسایت ‌ها اقدام به ارسال ایمیل‌ های متناوب به آدرس شما می‌کنند.

در این نوشتار به شما سه تکنیک کاربردی آموزش می‌دهیم که به واسطه آن‌ ها می‌توانید در حین ثبت نام در وبسایت‌ها از این گونه موارد نا‌خواسته پرهیز کنید. ‌مبنای این تکنیک‌ ها تغییر ایمیل آدرس به گونه‌ای است که تا حد زیادی مشکل هرزه نامه ها با آن‌ها بر طرف خواهد شد.

فیلتر کردن ایمیل های تبلیغاتی در جی میل
1. تکنیک نقطه
جی‌ میل به وجود نقطه در آدرس ایمیل شما هیچ اهمیتی نمی‌دهد؛ برای مثال اگر شما آدرس ایمیل خود را adel.mirshahi@gmail.com به جای adelmirshahi@gmail.com وارد کنید، در هر صورت هیچ فرقی نخواهد داشت.
به عبارت دیگر، به هر تعداد نقطه که دوست داشته باشید، می‌توانید در هر کجای آدرس ایمیل خود را وارد کنید، ولی با این حال هنوز ایمیل‌ ها به آدرس اصلی شما ارسال خواهند شد. این تکنیک به ویژه ‌زمانی که در حین ثبت نام در انجمن‌ ها یا سایر وبسایت‌ ها هستید به کار می‌آید.

2. تکنیک علامت +
این تکنیک برای مدت زمان زیادی است که در جی میل کاربردی است و اغلب کاربران در مورد آن مطلع هستند. به این ترتیب که به سادگی بعد از نام کاربری خود یک علامت + اضافه نمایید و بعد از آن کلمه یا کلماتی را برای ایجاد یک آدرس ایمیل منحصر به فرد اضافه کنید.

برای مثال آدرس ایمیل خود را به adel+mirshahi@gmail.com برای ثبت نام در هر وبسایتی که به لحاظ موضوعی مربوط به عملیات مالی می‌شود ـ مثل بانک ‌ها ـ تغییر دهید. به این ترتیب با ایجاد یک فیلتر در جی میل می‌توانیم تمامی ایمیل ‌های ارسالی از این وبسایت‌ها را به یک برچسب یا پوشه خاص منتقل کنید.

تکنیک علامت + بسیار کاربردی است؛ اما یک نقطه ضعف دارد و آن اینکه در برخی ‌موارد در حین ورود این گونه آدرس‌ها سایت پذیرنده از تأیید آن سرباز می‌زند و دلیل آن عدم تأیید آدرس ایمیل‌هایی است که از این گونه سمبل‌ها در آن استفاده شده باشد. در این گونه موارد باید از تکنیک نقطه استفاده کنید.

2. تکنیک Googlemail
می‌توانید بخش آخر آدرس ایمیل خود را به googlemail به جای gmail تغییر دهید و این راه دیگری برای پرهیز از ورود آدرس ایمیل اصلی شماست. البته به این ترتیب اگر کسی از این تکنیک آگاه باشد، می‌تواند به سادگی ایمیل اصلی شما را حدس بزند، ولی در اغلب موارد از آنجا‌ که ایمیل‌های هرزه نامه ‌خودکار ارسال می‌شوند این موضوع زیاد مصداق ندارد.

به این ترتیب، adel.mirshahi@googlemail.com دقیقا مشابه adel.mirshahi@gmail.com است و به همین ترتیب می‌توانید با ایجاد یک فیلتر از نوع To همه ایمیل ‌های ارسالی به یک چنین آدرسی را در یک پوشه جداگانه دسته ‌بندی کنید.

این تکنیک‌ها البته چندان جدید نیستند و اگر مدت زمان زیادی است ‌از جی میل استفاده می‌کنید، قطعا باید با آن‌ها آشنا باشید؛ اما اگر تاکنون از آن‌ها اطلاع نداشته‌اید یا به تازگی از جی میل استفاده می‌کنید، این سه تکنیک کمک بزرگی به شما می‌کند تا یک اینباکس پاکیزه داشته باشید.

البته علاوه بر این تکنیک ها روابط عمومی ها می توانند از آپشن های جدید جی میل که برای طبقه بندی ایمیل ها در سه گروه پیش فرض ایمیل های معمولی، ایمیل های تبلیغاتی و ایمیل های رسانه اجتماعی استفاده کنند.

این امکان جدید جی میل شاید بهتر از سایر تکنیک ها مورد استفاده قرار بگیرد. چراکه هم راحت تر است و هم کارایی خوبی را به کاربر ایمیل می دهد.

استفاده از تکنیک های فوق به روابط عمومی هایی که در عرصه روابط عمومی اینترنتی کار می کنند اجازه می دهد که تکنیکی تر به نظر برسند و زمان کمتری را برای چک کردن ایمیل های غیر ضروری صرف کنند.
 

منبع مرجع:  شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)

گروه نویسندگان شارا