مقدمه
آرشیو/ امروزه اهمیت جایگاه روابط عمومی در توسعه هدف ‏ها و فعالیت‏ های هر سازمان یا نهاد اجتماعی، اقتصادی، فرهنگی و سیاسی در سطوح گوناگون (محلی، منطقه ‏ای و بین ‏المللی) بر کسی پوشیده نیست. اکنون که شرایط و ساختار جوامع به دنبال تحولات گوناگون، آنچنان پیچیده شده است که تحقق این اهداف و توسعه فعالیت ‏های هر سازمان به آسانی میسر نخواهد شد.

در این راستا بررسی بسیاری از تجارب و شواهد نشان می ‏دهد که با وجود تلاش ‏ها و فعالیت‏ های انجام شده به دلیل عدم حضور روابط عمومی یکپارچه موثر، سازمان‏ ها نتوانسته ‏اند به موفقیت چشمگیری برسند. حتی فعالیت ‏های از آن‏ها نیز با شکست مواجه شده است. این در حالی است که وجود روابط عمومی اثرگذار در سازمان‏ ها و شرکت ‏های گوناگون موجب گسترش فعالیت ‏های سازمان از یک ‏سو و جلب افکار عمومی از سوی دیگر می‏ شود.

یکی از عواملی که در سرنوشت هر موسسه، سازمان، گروه و حتی فرد اهمیت اساسی دارد و آن‏ها را در نیل به هدف یاری می‏ کند، کیفیت رابطه آن‏ها با افراد و نهادهایی است که با آن‏ها سروکار دارد. هر اندازه این ارتباط به طور مفید و اثربخش برقرار شود و به شکل مؤثر گسترش یابد، به همان اندازه آن فرد، گروه و مؤسسه در دستیابی به اهداف خود موفق‏ تر خواهد بود. 

آنچه ما باید در توسعه روابط عمومی ی‏های یکپارچه به آن توجه کنیم این است که روابط عمومی یک واحد کوچک اداری برای یک حرکت کوچک در طول روز و یا سال نیست. کار روابط عمومی برگزاری یک نمایشگاه یا سیمنار یا فعالیت‏ هایی مانند نصب پلاکارد و خرید شیرینی و میوه و این خدمات نیست.

روابط عمومی یکپارچه جایگاهی است که باید بتواند عامل پیوند انسان‏ ها و تعامل بین ارتباط دهنده و ارتباط گیرنده باشد. روابط عمومی یکپارچه با برقراری ارتباط مناسب، قدرت هر سازمانی را در تبادل نظرات افزایش می ‏دهد و راه را از بیراهه جدا می‏ کند. با ایجاد ارتباط، نظرات جدید شکل گرفته و عامل مهمی از درک و تفاهم متقابل را بین بخش ‏های مختلف جامعه بوجود می ‏آورد. روابط عمومی عامل و جایگاهی پویا است که می ‏تواند هر لحظه با توجه به وقایع پیرامون خود شکل جدیدی به خود گرفته و رفتار جامعه خود را تجزیه و تحلیل و بین اعضای مختلف جامعه ارتباط منطقی برقرار کند. روابط فرهنگی اقتصادی اجتماعی را تجزیه و تحلیل کرده و با استفاده از ضوابط حاکم بر استانداردهای اخلاقی از آن‏ها به نفع ایجاد رابطه ‏ای اصولی بهره‏مند شویم.

با ایجاد یک روابط عمومی یکپارچه می توان فعالیت‏ های سازمانی را مدیریت کرد و با کسب اطلاعات صحیح با جدا کرد سره از ناسره و نشان دادن راه مستقیم از رفتن به بیراهه و طولانی کردن فعالیت ها جلوگیری و راه را برای توسعه سازمانی فراهم می‏ کنیم.

برای روابط عمومی، وظایف متعدد و متنوعی از سوی صاحب‏نظران و دست‏اندرکاران مطرح شده است ولی نکته جالب توجه در اکثر وظایف و تعاریف ارایه شده، همان بحث ارتباط و پیوند با مردم و جامعه است.

روابط عمومی یکپارچه با استفاده از ابزارهای مناسب رسانه ه‏ای و دسترسی به اطلاعات شفاف و دقیق می‏ تواند به ابزاری کارآمد در راستای اطلاع رسانی و آگاهی بخشی دست یابد. در واقع مهندسی رسانه تنها از طریق دست‏یابی به اطلاعات یکپارچه، همسان و بروز دست‏ یافتنی است.

سیاستگذاری و مدل سازی روابط عمومی یکپارچه
یکپارچه سازی فراگردی است که طی آن همه بخش‏ های تشکیل دهنده یک کل برای کسب هدف مشترک ترکیب می‏ شوند. هماهنگی با مجموعه ‏ای از سازوکارهای ساختاری و رفتاری تحقق می ‏یابد که برای مرتب ساختن اجزای سازمان با یکدیگر به کار می ‏روند و نیز اهداف سازمانی را تسهیل می ‏کنند.

یکپارچه سازی روابط عمومی عبارت است از فرایند همسو نمودن همه قسمت‏ های سازمان به گونه ‏ای که تصمیمات، وظایف، فعالیت ‏ها و تخصص همه کارکنان و گروه‏ ها برای نایل آمدن به اهداف از قبل تعیین شده در حداکثر مطلوبیت ممکن ترکیب و همسو گردد. «هانری فایول» مسأله هماهنگی را به عنوان عمل همسو نمودن همه فعالیت‏ های یک موسسه برای نایل شدن به موفقیت و اهداف مورد نظر سازمان تلقی می‏ نماید.وی معتقد است سازمانی که دارای ویژگی ‏های زیر باشد، عملیات هماهنگی را به نحو مطلوبی دنبال می ‏کند:

الف- هر واحد و زیر شاخه های مربوط به آن با سایر بخش ‏های سازمان هماهنگ باشد،

ب- هر واحد و زیرشاخه‏ های مربوط به آن به طور مشخص می‏ داند که چه وظیفه ‏ای برایش در نظر گرفته شده است،

ج- هر واحد برای رسیدن به کیفیت مورد نظر، برنامه و کارهایی را ک باید انجام دهد خود به خود تنظیم و تعدیل می‏ نماید. «هیمن و اسکات» هماهنگی را چنین تعریف کرده ‏اند: فرایند آگاهانه همسو نمودن و تطبیق دادن فعالیت‏ های مختلف سازمان به طوری که تخصص ‏های گوناگون، ضمن هماهنگی، سازمان را در کمال بخشیدن و نیل به هدف‏ های مورد نظرش یاری می ‏دهند.

داشتن درک قوی از گرایش ‏های رسانه ‏ای که می ‏تواند بر سه حوزه ضروری تولید محتوا اثرگذار باشد شامل: چه چیزی محبوبیت بیشتری در میان این مخاطبان دارد؟ دانستن اینکه کدام نوع از عناوین محتوایی اهمیت بیشتری برای تولید دارند و آیا مخاطب شما واکنش خوبی به برنامه ‏های تولید شده که می ‏خواهد مؤثر باشد، نشان می ‏دهد؟ لازم و ضروری به نظر می‏ رسد و باید بدانیم که روابط عمومی چه چیزهایی را می‏ تواند ایجاد کند که اثربخش‏ تر باشد.

برای سیاستگذاری مفید در یکپارچه سازی روابط عمومی تقریبا می‏ شود از این موارد سود برد:
اصل خط فرمان- خط فرماندهی یا مسیر صدور دستور از مقامات عالی سازمان شروع می‏ شود و تا کارکنان سطح عملیاتی امتداد می ‏یابد. وحدت روابط عمومی فقط هنگامی امکانپذیر است که همه ارتباطات رسمی از طریق خط فرمان برقرار گردند.

همچنین تعیین موضوعات استراتژیک که تصمیمات سیاسی و اساسی هستند و بر اختیارات، مأموریت، ارزش‏ ها، محصول یا خدمات ارائه شده، مراجعان یا استفاده ‏کنندگان، هزینه‏ ها، تأمین منابع مالی، سازمان یا مدیریت تأثیر می‏ گذارد بسیار ضروری است.

لذا با توجه به موارد فوق‏الذکر طرح یکپارچه سازی اطلاعات با هدف اطلاع رسانی سریع، صحیح و شفاف، آگاهی بخشی دو سویه و در نهایت دستیابی به طرح جامع اطلاع رسانی اثر بخش و کارآمد اجرا گردید. در این طرح بانک اطلاعاتی به روز و مناسب به عنوان بازوی نرم ‏افزاری قوی، با دریافت کلیه اطلاعات مربوط به مجموعه شهرداری‏ ایجاد گردید. سپس با استفاده از اطلاعات تدوین شده و بر اساس اولویت‏ های تعیین شده یک برنامه عملیاتی تهیه شد.

با تعیین اداره ‏ها و بخش ‏های داخلی، کار اطلاع رسانی میان هر یک از ابزارهای در اختیار تقسیم شده و امکان استاندارد کردن کارها و تخصصی کردن فعالیت‏ فراهم گردید. با توجه به اینکه موفقیت عملیات اطلاع رسانی مستلزم هماهنگ ساختن فعالیت‏ ها است در واقع بدون هماهنگی، احتمال بروز تأخیر و اتلاف وقت در انجام فعالیت ‏ها، پروژه‏ ها و برنامه‏ ها افزایش می‏ یابد و ممکن است سازمان با عجز و ناکامی مواجه شود. سازماندهی از طریق تفکیک افقی و عمودی و تلفیق انجام شد. در تفکیک از تخصص گرایی و تقسیم کار و در تلفیق از استاندارد سازی فعالیت‏ ها و مشخص کردن اختیارات استفاده شد. با گردآوری و دسته‏ب ندی اطلاعات حوزه‏ های مختلف شهرداری و یکپارچه سازی این اطلاعات در قالبی یکسان، امکان پردازش مناسب و اطلاع رسانی بهنگام در راستای اهداف شهرداری فراهم می ‏گردد. در نهایت روابط عمومی یکپارچه در قالب مجموعه ‏ای از فرآیندها و فعالیت‏ های هماهنگ و منسجم و استفاده از کلیه ابزارهای رسانه ‏ای در اختیار که همگی در مسیر دستیابی به هدفی مشترک در تکاپو هستند؛ معنا پیدا می ‏کند.

اهداف طرح
• ایجاد بانک اطلاعاتی به روز
• تأکید بر رسالت و هدف سازمان از طریق پیاده سازی و اجرای موضوعات با استفاده از کلیه ابزارهای رسانه ‏ای در اختیار
• اولویت بندی و انتخاب ابزارهای رسانه‏ ای در اختیار مناسب براساس موضوعات

 
روند طرح یکپارچه سازی اطلاعات
• تهیه و تدوین فرم مربوط به اطلاعات
ذیل عناوینی چون: عنوان پروژه، نام منطقه / سازمان، موضوع پروژه، کاربری، تاریخ شروع و اتمام پروژه، هزینه‏ های اجرا، سطح پروژه، مشخصات پروژه، پیوست‏ های رسانه‏ ای و...
الف: ارسال فرم مربوط به مجموعه ‏های وابسته به شهرداری مانند مناطق پانزده گانه شهرداری جهت ارسال پروژه ‏های عمرانی و سازمان‏ های مربوطه جهت ارسال پروژه ‏های شاخص با موضوعات خاص خود.
ب: درجه بندی، تعیین سطح و اولویت‏ بندی موضوعی فعالیت ‏های مناطق و سازمان‏ های شهرداری
• تهیه پیوست رسانه ‏ای
الف: تدوین لیست ابزارهای رسانه ‏ای در اختیار
ب: اولویت بندی موضوعات و تعیین ابزار رسانه ‏ای مناسب براساس هر موضوع


 

لیست پروژه ‏های سازمان...

لسیت برنامه ‏ها و فعالیت‏ های اختصاصی سازمان.............................

منبع مرجع:  شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)