شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)- هر روابط عمومی برای برقراری ارتباط نیازمند یک فهرست تماس است که باید در اولین فرصت ممکن ساخته شده و به مرور کامل شود.

فهرست تماس در روابط عمومی به دفترچه تلفن اطلاق نمی شود و اگر شما از دفتری که آدرس ایمیل، شماره تلفن و همراه استفاده می کنید نمی توانید نام فهرست تماس در روابط عمومی را بر آن بگذارید. چراکه فهرست تماس در واقع چیزی بیشتر از یک دفترچه تلفن است.

برای روابط عمومی خیلی مهم است که بداند چه سابقه ای از تماس ها را دارد؟ به عبارت دیگر باید بداند افرادی که با آنها در تعامل است به چه دلیلی مورد توجه او قرار گرفته اند؟ در چه زمینه ای می توانند به او کمک کنند؟ آخرین باری که به آنها تماس گرفته شده است چه زمانی بوده و در این گفتگو چه مواردی مطرح شده است؟

نرم افزارهایی برای این مورد توسط روابط عمومی ها در دنیا طراحی می شود اما هنوز نرم افزار شناخته شده ای که به صورت رایگان این کار را انجام دهد وجود ندارد و به همین دلیل روابط عمومی ها از دفتری به همین نام استفاده می کنند.

این دفتر به ترتیب حرف الفبا مرتب نمی شود اما در فهرست آن اسامی با آدرس صفحه به طور الفبایی مرتب شده اند و با مروری مختصر می توان صفحه شخص مورد نظر را پیدا کرد و علاوه بر اطلاعات تماس او از وضعیت تماس های گرفته شده خبردار شد.

در این فهرست می توانید موارد زیر را درج کنید و برای هر شخص این را تکرار کنید. و این دفتر می تواند به شما کمک کند که فعالیت های خودتان را با روالی منطقی با افراد، موسسات و شرکت ها جلو ببرید:
1. نام سازمان
2. نام شخص مرتبط
3. زمینه کاری
4. شماره تلفن منزل
5. شماره تلفن محل کار
6. شماره همراه
7. آدرس ایمیل
8. آدرس محل کار
9. آدرس منزل
10. جدول شامل (تاریخ تماس، موضوع تماس، زمان مکالمه، نتیجه)
بر این اساس شما می توانید با تنظیم جدولی این دفتر را مدیریت کنید.

در بخش نام، نام او را به همراه نام خانوادگی اش درج می کنید. دقت کنید که در صورتی که نام شخص دارای اسپل خاصی است علامت گذاری های لازم را برای این منظور انجام دهید. نام افراد یکی از مهمترین نکاتی است که باید همیشه به طور صحیح در ذهن داشته باشید.

نام شرکت می تواند شامل اطلاعاتی کوتاه نیز در مورد آن باشد. شاید با خود بگویید که این اطلاعات را در ذهن دارید. اما بخش فهرست تماس بیشتر به این دلیل ایجاد می شود که در صورت جایگزینی مسئول روابط عمومی تمام تماس ها با مسئول بعدی نیز امکان ادامه داشته باشد.

زمینه کاری شخصی که با او تماس می گیرید باید در ارتباط با شرکت درج شود. ممکن است که شما با یک استاد دانشگاه در تماس هستید که کارهای پژوهشی برای شما انجام می دهد. در این صورت زمینه کاری او نه تدریس در دانشگاه بلکه انجام آن پروژه مورد نظر می باشد.

شماره تلفن افراد را همیشه به دقت وارد کنید و سعی کنید این شماره ها را هر چند وقت یک بار چک کنید. در بسیاری از اوقات شرکت ها پس از جابجایی شماره تلفن پیشین خودشان را به همراه نمی برند و شما تماس خودتان را با یک نفر از دست می دهید و دیگر نمی توانید در مواقع ضروری به سرعت ارتباط برقرار کنید. بنابراین به روز نگه داشته این دفترچه از اهمیت بسزایی برخوردار است.

شماره موبایل افراد نیز یکی از مواردی است که گاهی عوض می شوند. اول اینکه بهتر است با استفاده از تماس های پیامکی هر چند وقت یکبار افراد را در جریان فعالیت خودتان قرار دهید و دوم اینکه شماره موبایل را نیز همانند شماره تلفن چک کنید.

هر فرد معمولا دو آدرس ایمیل دارد، یکی در سایت جی میل یا یاهو و دیگری در سایت اداره و سازمان خودش. نتایج یک نظر سنجی از میان روابط عمومی ها نشان می دهد که افراد بیشتر از اینکه ایمیل سازمانی خود را چک کنند، ایمیل شخصی خودشان را چک می کنند، بنابراین سعی کنید مطمئن شوید آدرس ایمیل شخصی مخاطب خودتان را نیز در دفترچه ثبت کنید و در صورت نیاز رونوشتی به ایمیل دوم نیز ارسال نمایید.

آدرس محل کار افراد به این دلیل اهمیت دارد که شما می توانید در زمان های کاری به او دسترسی داشته باشید. بنابراین حتما در فرم هایی که برای افراد در نظر می گیرید این بخش را الزامی کنید. ارسال یک بسته پستی به محل کار به آن جنبه رسمی بیشتری می دهد و همچنین افراد به احتمال بیشتر آن را دریافت می کنند. به ویژه اینکه در بسیاری از منازل در ساعت کاری خانه خالی می شود و امکان دریافت پاکت نامه از طرف پستچی وجود ندارد.

آدرس منزل نیز باید هرسال چک شود. توصیه می شود که هر سال در یک مناسبت به فهرستتان فرمی را برای به روز رسانی این اطلاعات ارسال کنید. این کار باعث می شود که مخاطبان خودتان را هیچ وقت گم نکرده و بسته های خودتان را برای دیگران ارسال نکنید.

در قسمت پایان این اطلاعات باید جدولی را درج کنید که در آن ستون هایی با نام های تاریخ تماس، موضوع تماس، زمان مکالمه و نتیجه درج شود. این جدول سابقه ای از فعالیت های شما را در قبال یک شخص و سازمان به شما می دهد که همین گزارش می تواند در آینده برای نگارش تاریخ فعالیت مشترک با شخص و سازمان باشد و تصمیم گیری بر اساس سابقه روابط را آسان می کند.

روابط عمومی ها ممکن است گاهی اوقات از راه های دیگری برای سازماندهی فهرست تماس هایشان استفاده کنند اما این روش به آنها کمک می کند که بتوانند با نگاهی اجمالی مرور کاملی بر روابط شخصی خودشان داشته باشند و حتی می توانند در جدول زمان هایی را نیز مشخص کنند که به طور برنامه ریزی تماس هایشان را ادامه دهند.

یک روابط عمومی کارا روابط عمومی است که تماس های خودش را خارج از زمان هایی که درگیر فعالیت های مشترک هست نیز ادامه می دهد. به نظر می رسد ساخت فهرست تماس در روابط عمومی یکی از مهمترین اقداماتی است که می تواند به ارتباط مستمر شخصی کمک نماید.

نویسنده: عادل میرشاهی
منبع مرجع:  شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)