شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)- برگزاری جشنها و ضیافت های رسمی و شرکت در اینگونه مراسم و نیز ترتیب برپیی عزاداری رسمی و شرکت در مراسم مربوطه از جمله اشتغالات اصلی هیأتهای دیپلماتیک میباشد.
بدون اغراق بیشترین گزارشاتی که دیپلماتها از کشور محل مأموریت تهیه میکنند حاصل شرکت در این گونه مراسم میباشد.
- این نوع مراسم به هر مناسبتی که برگزار شود از لحاظ تقدم تشریفاتی حیز اهمیت است و مقررات مربوط به آن میبایست رعایت گردد.
- با توجه به اهمیتی که برگزاری جشن ها و ضیافت های رسمی دارد و حساسیتی که به طور عموم نمایندگان کشورها و اعضاء هیأتهای دیپلماتیک برای شرکت در این مراسم قیل میشوند، وقوف به ظریف و دقایق مسایل تشریفاتی حیز کمال اهمیت است و بخش مهمی از هیأت کاری اعضاء هیأتهای دیپلماتیک را تشکیل میدهد و کتابها و دستورالعملهای متعددی برای انجام صحیح آن تهیه شده است.
الف- تقسیم بندی اعیاد و جشنها اعیاد و جشنها معمولاً به دو نوع قابل تقسیم هستند:
1. اعیاد و جشن های کشور متبوع نمایندگی - اعیاد، مراسم و جشنهای کشور متبوع نمایندگی، از لحاظ نحوه برگزاری جشنها، تعطیلات و برافراشتن پرچم تابع مقررات و تعالیم دولت فرستنده هستند، ضمن اینکه ملاحظات و مقتضیات کشور محل توقف نیز میبایست رعایت شود. - مأموریتهای دیپلماتیک در برگزاری جشنها و مراسم روز ملی خود مقتضیات دولت پذیرنده را رعایت نموده و به طور مثال در روزهای تعطیل رسمی و یا عزای ملی مبادرت به برگزاری جشن یا میهمانی نمینمایند.
2. اعیاد و مراسم کشور محل توقف - اعیاد، و جشنهای کشور محل توقف تابع مقررات و رسوم محل میباشد و مقررات مربوط بوسیله تشریفات محل تدوین و در اختیار هیأتهای دیپلماتیک قرار میگیرد. - به طور معمول مقدم السفراء به چگونگی انجام این مراسم اشراف داشته و رؤسای هیأتهای دیپلماتیک میتوانند از طریق ملاقات با وی به اطلاعات مربوطه دسترسی پیدا نمایند. - در خصوص اعیاد اسلامی و مقررات مربوط به آن میتوان از راهنمیی مقدم السفرای کشورهای اسلامی استفاده نمود. - در هر صورت برپیی جشنها و ضیافت و شرکت در مراسم مختلف تشریفاتی یکی از طرق اصلی ایجاد ارتباط و تماس با هیأتهای دیپلماتیک و مقامات کشور پذیرنده میباشد و در برگزاری اینگونه مراسم میبایست شیونات و مقتضیات کشور فرستنده و پذیرنده مورد توجه قرار گیرد.
- برگزاری روز ملی یکی از مهم ترین رویدادهای یک نمایندگی میباشد و بطور معمول اصول زیر میبایست در برپیی این میهمانی مورد توجه قرار گیرد:
1. حصول اطمینان از عدم تلاقی روز ملی با روز ملی کشور محل توقف و یا روز ملی یک نمایندگی دیگر و یا تقارن آن با یک روز عزای ملی در کشور پذیرنده.
2. در صورت تقارن، میتوان روز ملی را چند روز قبل و یا چند روز بعد از روز ملی برگزار نمود.
3. تهیه فهرست میهمانان، شامل شخصیت های کشوری و لشکری، ارباب جراید و رادیو تلویزیون، شخصیت های فرهنگی، دوستان سفارت، رؤسا و اعضاء هیأت های دیپلماتیک مقیم، برگزیده ای ایرانیان مقیم. 4. ارسال دعوت نامه حداقل 8 روز قبل از تاریخ برگزاری روز ملی و یادآوری تاریخ برگزاری روز ملی به میهمانان مهم در موقعیت های مختلف
5. در صورت عدم اطمینان به پست محل، شایسته است کارتها بوسیله پیک نفر و یا رانندگان نمایندگی توزیع شود.
6. تشکیل کمیته برگزاری روز ملی با حضور رییس و اعضاء نمایندگی حداقل یک ماه قبل از تاریخ برگزاری روز ملی و داشتن جلسات منظم در طی هفته برای بحث در مورد چگونگی برگزاری روز ملی، تقسیم وظایف و پی گیری و انجام امور.
7. انتخاب محل مناسب برای برگزاری روز ملی و ترجیحاً استفاده از محل اقامت سفیر، در صورت مناسب بودن آن.
8. وجود تناسب لازم بین محل برگزاری مراسم و تعداد میهمانان.
9. انتخاب منوی غذیی مناسب جهت پذیریی از میهمانان و لزوماً استفاده از غذاهای ایرانی در فهرست غذاهای عرضه شده و اجتناب از انتخاب غذاهای ناآشنا و یا ماهیان تیغ دار.
10. رعایت ملاحظات کشور میزبان در برگزاری روز ملی، بطور مثال عدم برگزاری میهمانی در روزهای تعطیل و یا روز عزای کشور محل توقف.
11. انعکاس رسمی برگزاری روز ملی به تشریفات وزارت امور خارجه محل، پلیس حفاظت و پلیس راهنمیی برای کنترل ترافیک.
12. تهیه چک لیست اقدامات بمنظور کنترل اقداماتی که باید انجام شود.
13. پیش بینی برق اضطراری در کشورهیی که امکان قطع برق شهر وجود دارد.
14. تنظیم استقرار همکاران در روز میهمانی و توجیه آنان در خصوص چگونگی انجام وظایف خود.
15. پیش بینی نحوه استقبال از میهمانان و پیش بینی هیی برای نگهداری پالتو و کلاه آنان.
16. ایجاد ارتباط با میهمانان و مبادلة کارت ویزیت به آنان و هدایت میهمانان به میزهای بوفه به هنگام سرو غذا
17. عدم تجمع همکاران نمایندگی در یک نقطه و لزوم پراکنده شدن آنان در زوایای مختلف میهمانی و مراقبت از میهمانان.
18. پیش بینی ترتیبات لازم برای استقبال، پذیرایی و بدرقه از میهمانان عالی رتبه نظیر رییس جمهور، رییس دولت، رؤسای مجلس و مقامات قضایی و وزرا
19. پیش بینی شیوه مناسبی برای اطلاع از حضور میهمانان عالی رتبه و تهیه فهرست آنان برای نوشتن گزارش تشریفاتی.
20. سرکشی به میزهای غذا و نوشابه و کنترل پی در پی این امر.
21. مراقبت در جمع آوری ظروف و لیوانهای استفاده شده و انتقال این ظروف به خارج از سالن پذیرایی.
22. هدایت میهمانان از اطراف میز بوفه به نقاط دیگر و فراهم آوردن امکانات پذیرایی برای سایر میهمانان.
23. تشکر از میهمانانی که سبد گل به میهمانی ارسال داشتهاند و گماردن فردی برای اطلاع به موقع این امر به رییس نمایندگی برای سپاسگزاری حضوری.
24. بدرقه میهمانان در درب خروجی توسط رییس و یا معاون نمایندگی.
25. مراقبت از ارباب جراید و رادیو تلویزیون برای دادن پوشش خبری مناسب به میهمانی.
ملاحظات:
- برگزاری میهمانی روز ملی مهم ترین رویداد یک نمایندگی در طول سال می باشد و شایسته است کلیه اعضای نمایندگی در برگزاری شایسته آن مشارکت داشته باشند.
- در میهمانی روز ملی می بایستی نخبه ای از مقامات محلی و هیأت های دیپلماتیک و ایرانیان مقیم دعوت شوند و از دعوت افراد غیر قابل پیش بینی اجتناب شود.
- ملاحظات حفاظتی و امنیتی در این میهمانی می بایستی پیش بینی و مراقبت های لازم از طریق هماهنگی با پلیس محل معمول گردد.
- ترتیباتی برای کنترل میهمانان و پذیرایی مناسب از آنان در نظر گرفته شود.
- در پایان میهمانی گزارش جامعی از چگونگی برگزاری میهمانی و تعداد میهمانان عالی رتبه و چگونگی حضور رؤسا و اعضای هیأتهای دیپلماتیک برای اداره سیاسی مربوطه و اداره کل تشریفات ارسال گردد.
- در پایان مراسم نقاط قوت و ضعف نمایندگی مستند سازی و برای سال بعد مورد استفاده قرار گیرد.
3- اصولی که به طور اعم میبایست در مورد کارت دعوت رعایت شود
- مناسبت، روز، تاریخ، ساعت و نشانی محل میهمانی در روی کارت مشخص باشد.
- دعوت نامه میتواند کلیشه شده، نیمه کلیشه و یا دست نویس باشد.
- دعوت نامه همواره با ضمیر سوم شخص آورده میشود.
- دعوت نامه را میتوان بوسیله تلفن ابلاغ و یا بوسیله فاکس، ایمیل، تلگراف و یا پست ارسال داشت.
- دعوت نامه رسمی میبایست آرم کشور فرستنده را داشته باشد.
- زمینه کارت دعوت رسمی بهتر است سفید انتخاب شود.
- به طور معمول در ذیل کارت دعوت، نوع لباس مشخص و یا از عبارتهای زیر استفاده میشود: Informal، Dress Optional و یا Casual
- برای اعلام حضور یا عدم حضور از عبارت R.S.V.P به معنی لطفاً پاسخ دهید استفاده میشود و در صورت عدم حضور Resret Only در ذیل کارت قید میشود.
- در پاسخ به کارت های دعوت شایسته است ظرف 24 ساعت پاسخ داده شود.
- تأخیر در پاسخ به اندازهای که باعث سؤال مجدد میزبان شود دور از نزاکت است.
- در کارت دعوت رسمی اسم فرد دعوت شونده ذکر میشود و قاعدتاً فرد دیگری مجاز به شرکت در میهمانی نیست، مگر این که این امر با میزبان هماهنگ شود.
- در میهمانیهای نشسته و رسمی قبل از ارسال کارت دعوت، به وسیله تلفن تاریخ و موضوع دعوت به مدعوین اطلاع و در صورت دریافت پاسخ مثبت کارت دعوت ارسال میگردد.
- در صورتی که دعوت شونده، به طور یقین از امکان حضور خود در میهمانی اطمینان ندارد، بهتر است زودتر آن را رد نماید، تا اینکه در آخرین فرصت عدم حضور خود را اطلاع دهد.
http://www.noaftab.ir
|