شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)- روز کارمند فرصتی است برای یاددآوری حقوق و مسئولیت هایی که روابط عمومی در قبال عوامل سازمانی خودش که بخش عمده آن را کارمندان تشکیل می دهند دارد.

شاید بتوان گفت که روابط عمومی در واقع باید بهترین گزینه در سازمان باشد که می تواند ادعا کند که کارمندان را درک می کند. زیرا خود حرفه روابط عمومی در سازمان های دولتی نوعی کارمندی محسوب می شود. در عین حال گاهی روابط عمومی فاصله زیادی با کارمندان پیدا می کند.

روابط عمومی در حلقه قدرت و مدیریت سازمان جای می گیرد و اگرچه دریافتی مالی عمده روابط عمومی ها در محدوده کمترین درآمدها در سازمان می باشد، اما از نظر روابط نزدیک این واحد و اثربخشی فوق العاده اش در تصمیم گیری و تصمیم سازی های سازمان بین این واحد و کارمندان فاصله ایجاد می شود.

انتظارات کارمندان نسبت به روابط عمومی
روابط عمومی در بسیاری از سازمان ها تنها یک نام است. یک نام که بر روی پارچه نوشته ها، بنرها، سایت سازمان و... دیده می شود اما عملا هیچ اثر و نشانی از آن نیست. در بسیاری از سازمان ها کارمندان می دانند که نباید با هیچ خبرنگاری مصاحبه کنند. آنها شماره تلفن واحد رابط عمومی را برای شکایت از دست مدیران خود مورد استفاده قرار می دهند و گاهی اوقات که پاسخ سوالات ارباب رجوع را نمی دانند او را به سمت روابط عمومی سوق می دهند. این حالت گنگ در روابط عمومی ها در سازمان های بخش دولتی گاهی اوقات باعث می شود که ارجاعات مستقیم به مدیریت زیاد شود.

در نتیجه وقتی روابط عمومی گنگ بماند، کارمندان نمی دانند که چه فعالیت هایی به صورت مستقیم و غیر مستقیم به روابط عمومی مرتبط می شود و خود این گنگ ماندن ماهیت روابط عمومی برای کارکنان گاهی اوقات به معنای تضییع حق دانستن آنهاست. بنابراین نخستین وظیفه روابط عمومی نسبت به کارمندان مشخص کردن حوزه فعالیت های خودش است.

در واقع انتظارات کارمندان نسبت به روابط عمومی پس از احقاق حقشان نسبت به دانستن روابط عمومی ایجاد می شود. حال کارمندان می دانند که چطور باید با روابط عمومی کار کنند و از آنها چه چیزهایی را می توانند طلب کنند؟

عمدتا فعالیت های روابط عمومی طیف وسیعی را در بر می گیرد و بسیاری از روابط عمومی در حالت معمولی سرشان به شدت شلوغ است، چه برسد که کارمندان نیز از پتانسیل های روابط عمومی آگاه شوند. در این حالت روابط عمومی احتمالا باید بخشی جداگانه تاسیس کند که در کنار بخش مدیریت منابع انسانی به مسائل درون سازمانی بپردازد. در عین حال این یکی از وظایف روابط عمومی است که روابط عمومی باید خودش را نسبت به آن مکلف بداند.

آنچه کارمندان باید درباره روابط عمومی بدانند
کارمندان عموما یک شرح وظایف در اختیار دارند که بر مبنای آن وظایف خود را در واحد صف انجام می دهند. در جریان این وظایف عموما هیچ اشاره ای به واحدهای ستادی و وظایفی که آنها می توانند در قبال کارمندان در واحد صف انجام دهند نشده است. این یکی از نقاط ضعفی است که روابط عمومی ها باید در صدد رفع آن برآیند.

بنابراین در این یادداشت به برخی از مهمترین وظایف روابط عمومی نسبت به کارمندان اداره می پردازیم:
1. وظیفه افکار سنجی: در امور جاری سازمان از قبیل انتصابات، کاهش یا افزایش حقوق، جابجایی ها و ... معمولا یک سری بازخوردها از جانب کارمندان ایجاد می شود. روابط عمومی باید نسبت به این بازخوردها که در مجموع افکار عمومی را تشکیل می دهد حساس شود و با انجام پیمایش و نظرسنجی و حتی مطالعات موردی، راهبردهای مناسبی را برای برخورد مناسب با افکار عمومی بدست آورد.

2. صدای کارمندان: کارمندان و کارکنان سازمان در جریان فعالیت های روزمره شان با مواردی بر می خورند که نیازمند رسیدگی است. کارمندان عموما نمی توانند به طور مستقیم بسیاری از موارد را با مدیریت مطرح کنند. در این میان روابط عمومی نقش حلقه واسط را دارد. اما این حلقه واسط گاهی تبدیل به دیوار واسط می شود. این یک کژ کارکرد در روابط عمومی است. روابط عمومی باید صدای کارمندان را به گوش مسئولان و مدیران ارشد سازمان برساند. برای این کار روابط عمومی عین پیام کارمندان را نمی رساند، بلکه معمولا از میان موضوعات تکراری جداولی تهیه می کند و مباحث را با فراوانی طرح آن از جانب کارکنان مطرح می کند. در برخی موارد پس از اینکه مشکلی از جانب کارمندان مطرح شد، روابط عمومی باید آن را به صورت نظرسنجی های الکترونیکی یا پرسشنامه میان کارمندان توزیع کند و نتایج را به مدیریت گزارش دهد.

3. اطلاع رسانی: روندها و رویدادهای سازمان باید به گوش کلیه مخاطبان درون و برون سازمانی رسانده شوند. در صورتی که درون سازمان وظیفه اطلاع رسانی توسط آبدارچی انجام شود، یعنی روابط عمومی در خواب است. در چنین سازمان هایی شایعه بی داد می کند و بحران های زیادی برای سازمان محتمل است. روابط عمومی با استفاده از کانال های ارتباطی که در اختیار دارد با مخاطبان سازمان ارتباط برقرار می کند. این وظیفه اطلاع رسانی نیز یکی از وظایف اساسی روابط عمومی است. سایت روابط عمومی باید پیش از انکه در اینترنت به روز شود باید در اینترانت به روز رسانی شود تا ابتدا کارکنان در جریان مباحث سازمان قرار گیرند و سپس آن را به خارج از سازمان گزارش دهند.

4. بازتاب افکار عمومی و افکار مدیریت: مدیریت سازمان در زمینه های مختلف تصمیماتی می گیرد که گاهی اوقات به نفع و گاهی به زیان کارکنان است. روابط عمومی باید این موارد را به طور دقیق به اطلاع کارکنان برساند به گونه ای که سازمان را دچار تشنج نکند و از طرف دیگر کارمندان را نیز فریب نداده باشد.
شما چه موارد دیگری را می توانید به موارد فوق بیافزایید؟