شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)، نویسنده: عادل میرشاهی (مدرس روابط عمومی)- یکی از فعالیت های روابط عمومی در سازمان اثرگذاری بر احوال روحی کارکنان سازمان می باشد.
روابط عمومی باید بتواند تشخیص دهد که حال کارکنان سازمان چگونه است و در خصوص موضوعاتی که در سازمان به وجود می آیند، اطلاع یابد و برای رفع مسائل و مشکلات تمهیداتی را در نظر بگیرد.

بزرگترین معضل سازمان ها ناامیدی کارکنان از حضور در سازمان است که به دلیل یک سری مسائل به وجود می آید. این موارد شامل:
1. تبعیض میان کارکنان
2. اخراج برخی کارکنان
3. تخریب شخصیت کارکنان
4. جو سازی سازمان های رقیب و نمایش آینده نامعلوم شرکت
5. مدیریت متزلزل
6. دریافتی های ناچیز مالی در مقایسه با سایر سازمان ها

علاوه بر موارد فوق، دلایل زیادی از جمله موضوعات خانوادگی نیز می تواند بر ناامیدی کارکنان اثرگذار باشد. در این موارد روابط عمومی ابزارهایی در اختیار دارد که عبارتند از:
1. کانال های اطلاع رسانی سازمان (از قبیل: خبرنامه داخلی، سایت اینترنتی، شبکه اجتماعی و...)
2. ارتباطات رو در رو و چهره به چهره
3. ابزارهای ثانویه (اطلاع رسانی به بخش منابع انسانی و ایجاد یک سری تغییرات با مشورت مدیریت)

روابط عمومی ها می توانند از ابزارهای فوق محتوایی را منتشر کنند که اثر ناامیدی و شرایط نا مناسب را تعدیل کند. به خاطر داشته باشید که روابط عمومی هیچ گاه نمی تواند اثر قطعی بر ناامیدی افراد سازمان داشته باشد، به ویژه در شرایطی که مسائل خانوادگی باعث نا امیدی شده است. در عین حال ادامه این شرایط به هیچ عنوان برای سازمان خوب نیست.

شایعه و ناامیدی کارکنان
گاهی اوقات نا امیدی به دلیل یک سری شایعات در سازمان به وجود می آید. در واقع منشا ایجاد شایعه در سازمان کمبود اطلاعات در مورد موضوعاتی است که برای کارکنان اهمیت دارد. بنابراین روابط عمومی می تواند با مدیریت شایعات از طریق اطلاع رسانی موثر به شایعه خاتمه داده و روح امید را به کارکنان باز گرداند.

در عین حال روابط عمومی خود می تواند به طور موقت شرایط نا امیدی را با ایجاد شایعاتی در مورد موضوعات ناامید کننده به پایان رساند. در این موارد باید دقت شود که هیچ کدام از کارکنان متوجه نشوند که این اطلاعات از چه منبعی منتشر شده است. بیشتر اوقات آبدارچی ها و کسانی که در بخش های ستادی غیر اطلاع رسانی فعالیت می کنند می توانند افراد مناسبی برای اطلاع رسانی غیر مستقیم باشند.
فقط کافی است که اطلاعاتی گنگ و بدون منبع را با این افراد که از نظر اخلاقی دوست دارند آخرین اخبار مخفی سازمان را منتشر کنند در میان بگذارید. شبکه اطلاع رسانی غیر رسمی سازمان شروع به کار می کند و اهداف روابط عمومی در خلال این اطلاع رسانی غیر رسمی تامین می شود.

اگرچه این نوع اطلاع رسانی به دلیل اغراق و کم و زیادهایی که توسط ناقلان صورت می پذیرد ریسک بالایی دارد اما گاهی اوقات باید این ریسک را خرید و از آن استفاده کرد.
در سازمان های بزرگ، این نوع اطلاع رسانی بسیار بهتر از سازمان های کوچک جواب می دهد، چراکه افراد برای دریافت اطلاعات موثق کمتر تمایل دارند که آن را از واحد روابط عمومی یا مسئول مربوط جویا شوند.

در صورتی که پس از انتشار شایعه توسط روابط عمومی بازخوردهایی دریافت کردید که افراد از شما در مورد صحت و سقم اطلاعات جویا شدند، می توانید طفره روید یا مساله را به گونه ای دیگر مطرح کنید و این کار به توانایی گفتاری شما مربوط می شود.

یکی از اساتید در دانشگاه علامه طباطبایی می گوید: «یک ارتباطی توانمند در گفتار کسی است که می تواند ساعت ها صحبت کند بدون اینکه عملا هیچ اطلاعاتی را منتقل کرده باشد.»

با اینکه در برخی از تئوری های روابط عمومی این موارد تایید می شوند، اما گاهی اوقات توصیه می شود که به دلیل نیاز روابط عمومی امروز به شفافیت و اطلاعات صحیح و موثق، از راه های دیگری برای از بین بردن نا امیدی استفاده شود و مهمترین راه برای این کار رفع مشکلی است که با عث نا امیدی شده است. چراکه امروز مردم دسترسی فوق العاده ای به رسانه های اجتماعی و منابع خبری آنلاین دارند و می توانند با پخش اطلاعات منتشر شده، زمینه هایی را برای ایجاد بحران در روابط عمومی ایجاد کنند که این بحران به مراتب بدتر از ناامیدی در سازمان است.

منبع مرجع:  شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)