شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)- خرد و خردورزی نه تنها یکی از شاخصه های حرفه روابط عمومی است، بلکه همچنین استفاده از خرد جمعی برای بهینه سازی فعالیت ها در روابط عمومی یک الگوی متعالی حرفه ای تلقی می شود که به هر کارگزار روابط عمومی توصیه می شود.

اما نحوه بهره گیری از خرد جمعی در اداره امور بسیار مهمتر از خود استفاده از خرد جمعی است. گاهی اوقات اگر شما به نادانی خودتان اذعان کنید، می تواند بعدا علیه شما استفاده شود و از این جهت باید از شیوه ای معقول استفاده کنید.

بدین منظور بهترین روش ها، روش هایی هستند که سه ویژگی عمده دارند:
1. پیشنهادات و انتقادات به صورت غیر علنی مطرح می شوند.
2. پیشنهادات و انتقادات تشویق دریافت می کنند.
3. پیشنهادات و انتقادات از طریق کانال های ارتباطی به صورت مستقیم دریافت می شوند.

بر این مبنا روابط عمومی باید تمام تلاش خودش را در دریافت مستقیم پیام از مخاطبان سازمان (و نه از روزنامه نگاران) انجام دهد. در این زمینه چند راهکار اجرایی وجود دارد که عبارتند از:
1. ایجاد صفحات در شبکه های اجتماعی: شبکه های اجتماعی کانال های مستقیمی هستند که روابط عمومی ها می توانند در آنها فعالیت های زیادی را انجام دهند و یک بعد از تلاش روابط عمومی ها می تواند در زمینه جذب دانش ضمنی و استفاده از تجربیات کاربرانش باشد. در واقع شبکه های اجتماعی برای یک روابط عمومی فرصتی بی بدیل است و در عین حال یک تهدید به شمار می رود. تهدید بودن این مساله از این جهت می باشد که شما هیچ گونه سیستم نظارت پیش از انتشار در اختیار ندارید و از این جهت امکان دارد با چالش هایی از قبیل ترول ها، مشتریان ناراضی و حملات سازمان یافته روبرو شوید و در این زمینه هیچ راهی نیز برای جلوگیری وجود ندارد. اما همچنین این فرصت وجود دارد که مسائل جاری و مشکلات سازمان را پیش دستی کرده و بازخورد بگیرید. وقتی روابط عمومی صادقانه مسائل خودش را درباره موضوعی مطرح می کند و بازخوردی را دریافت می کند، امکان دارد پاسخ های مخرب نیز وجود داشته باشند اما به دلیل شفافیت روابط عمومی، هیچ بازخورد جدی از این مسائل دریافت نمی کنید. بلکه می توانید به افراد قول رفع مشکل را بدهید و یا حداقل قول بدهید که مساله را پیگیری می کنید و پاسخی به اعضا خواهید داد.

2. استفاده از فرصت های نمایشگاه: در یک نمایشگاه می توانید با استفاده از دستگاه های کامپیوتری که روبروی غرفه تان قرار می دهید، ضمن دریافت برخی اطلاعات از مخاطبان، آنها را برای شرکت در یک نظر سنجی دعوت کنید و در پایان برنامه نیز به افراد به قید قرعه جوایزی را اهدا نمایید. با این کار علاوه بر اینکه چهره ای انتقاد پذیر از خود به نمایش می گذارید، به طوری که هیچ کس متوجه نشود، نظرات خوبی را دریافت می کنید که می توانید از آن برای ارائه اخبار خوب درباره شرکت استفاده کنید. مطمئنا کسانی که می خواهند در قرعه کشی شرکت کنند تمایل زیادی به ارسال نقدهای جدی ندارند و از این حیث شاید نتوانید به اندازه کافی بازخوردهای سازنده دریافت کنید اما در عین حال می توانید نتایج پیمایش انجام شده را به عنوان مطالعه موردی درباره شرکت منتشر کنید. یادتان باشد که این مطالعات موردی نباید به صورت مستقیم و داده های خشک منتشر شود. سعی کنید برای آن داستای بنویسید تا داده های خشک تبدیل به متنی خواستنی شود و برای مخاطبان نیز دلپذیر باشد.

3. استفاده از ارتباط با مخاطبان روابط عمومی: بخش تماس های مردمی یا ارتباطات مردمی در بیشتر روابط عمومی های بزرگ وجود دارند. این بخش نیز می تواند کانال بسیار خوبی برای بهره گیری از خرد جمعی تلقی شود. مهمترین مساله در استفاده از خرد جمعی با استفاده از ارتباطات مردمی حجم بسیار زیاد تماس های دریافتی و عدم طبقه بندی آنهاست. این دو عامل در نمایشگاه به دلیل موضوع مدار بودن آن و پرسشنامه های تحویل شده وجود ندارد و همچنین در شبکه های اجتماعی نیز عموما مطالب مطرح شده ذیل هر یادداشت مرتبط با موضوع نوشته می شود اما این طبقه بندی موضوعات و اهم فی الاهم کردن آنها بخشی از فعالیت روابط عمومی در ارتباط با مخاطبان است که انرژی و زمان زیادی می گیرد.

استفاده از خرد جمعی در سازمان ها با چالش هایی نیز روبرو هستند. برخی از چالش های موجود عبارتند از:
1. مدیران انتقاد ناپذیر: یک جمله مشهور در روابط عمومی وجود دارد و آن اینکه «روابط عمومی قوی ابتدا باید خودش را به سازمان ثابت کند.» این بخش از فعالیت روابط عمومی در سازمان عموما با مشکل مواجه است. چرا که مدیران سازمان در بسیاری از موارد اهمیت افکار عمومی را درباره شرکتشان درک نمی کنند و گاهی اوقات نیز برای انتقادات ارزش قائل نشده و آنها را نادیده می گیرند. روابط عمومی که در میانه این جریان قرار دارد از یک طرف با مخاطبان ناراضی روبرو می شود و از طرف دیگر نمی تواند هیچ کاری برای آنها انجام دهد. عملا خرد جمعی در این زمان بیشتر به یک تئوری تبدیل می شود که هیچ قابلیت و ضمانت اجرایی ندارد و پیشاز فرارسیدن بحران عملا اقدامی برای بهره گیری از آن صورت نمی پذیرد.

2. کانال های ارتباطی غیر مرتبط: گاهی روابط عمومی به خوبی مخاطبان خودش را نمی شناسد و در فضاهایی وارد می شود که عملا هیچ کاربری در آن وجود ندارد. در این موارد بازخوردها بی ارتباط با مسائل سازمان خواهد بود و صرفا فعالیت هایی بدون نتیجه انجام می شود. روابط عمومی نیز گزارشی از آمارهای کمی می دهد اما هیچ اتفاقی در سازمان نیافتاده است.

3. روابط عمومی ناآشنا با روش های پیمایش و تحلیل محتوا: روش های تحقیق در روابط عمومی باعث می شوند که فعالیت های روابط عمومی غیر علمی انجام شوند. به عنوان مثال روابط عمومی نظرات دریافتی را به صورت مستقیم منتشر می کند یا آمارهای کمی بدون ارجاع به کیفیت های مورد نظر ارائه می دهد و همه آنها بر بهره گیری از خرد جمعی تاثیر منفی دارد. یعنی روابط عمومی نمی تواند نتیجه مورد انتظار خودش را از فعالیت هایی که انجام می دهد داشته باشد.

به طور خلاصه روابط عمومی در بهره گیری از خرد جمعی به چند داشته نیاز دارد:
1. درک مدیران
2. استفاده از روش مناسب
3. بینش کارگزار روابط عمومی در طبقه بندی اطلاعات
4. تثبیت جایگاه روابط عمومی به عنوان یک نهاد اصلاحگر

با این شرایط می توان امیدوار بود که روابط عمومی می تواند بهره مناسبی از خرد جمعی مخاطبان دریافت کند. نویسنده: عادل میرشاهی

منبع مرجع:  شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)