شبکه اطلاع‌رسانی روابط‌عمومی ایران (شارا)-|| به یک همسر فکر کنید؛ کسی مثل پدر مایکل لانگ کسی که همسرش از وی می خواهد که پیچی را سفت کند و یا برخی از مشکلات اطراف خانه را رفع کند.

به جای اینکه به زیر زمین برود و جعبه ابزار را بیاورد، پیرمرد چاقوی کره خوری را از کشوی آشپزخانه بر می دارد. چاقو آسیب می بیند، چون محل پیچ بسیار تنگ تر از آن است و مادر ناراحت می شود.

لانگ می گوید: «گزارش مطبوعاتی مانند همان چاقوی کره خوری برای نویسندگان روابط عمومی است.» این مدیر تحریریه و مدیر روابط عمومی و ارتباطات سابق دانشگاه جرج واشینگتن ادامه می دهد: «آنها بی نهایت اعتیادآورند و بیشتر اوقات انتخاب بدی می باشند.»

در یکی از ویدئوهای آموزشی ریگان، وی می گوید: «برای مدت ها گزارش مطبوعاتی قالبی بوده است که همه می گویند برای هر سازمانی از قبیل دولت، شرکت های سیاسی، شرکت ها، آژانس های تبلیغاتی، نهادهای غیر انتفاعی جواب می دهد.»

اگرچه این تنها یک برداشت است. شما نمی توانید از گزارش مطبوعاتی مانند یک جارو به صورت رفت و برگشتی استفاده کنید و همه محتوای های خواسته و ناخواسته مدیر یا مشتریان را مورد استفاده قرار دهید. این برداشت وجود دارد که اطلاعیه ها بخشی از چرایی گزارش مطبوعاتی هستند که چنین شهرت بدی میان خبرنگاران و وبلاگ نویسان پیدا کرده اند.
در این نوشتار به 7 نکته اشاره می شود که به شما کمک می کند گزارش های مطبوعاتی خود را به نحو مطلوب بهینه سازی کنید:

1. به یاد داشته باشید که برای هیچ کس مهم نیست.

لانگ می گوید: «من همیشه تصور می کردم که ایده ای را که ترویج می کنم موضوعی غیر جذاب از یک سازمان مبهم است که هیچ جاذبه ای برای مخاطبان ندارد.»

این یک تجربه ذهنی خوب است. این مساله باعث می شود که شما سعی کنید که جنبه های جذابی از موضوع را پیدا کنید. لانگ از روح- نوشته استفاده می کرد. او می گوید: بیشتر مشتریان بیشتر از هر کسی به خودشان علاقه مند هستند. این نکته در مورد گزارش های مطبوعاتی نیز صادق است.

در مقابل آن: خبرنگاران به اندازه ای که شما به مسائل خودتان اهمیت می دهید برای آن ارزش قائل نیستند. آنها به ندرت برای عبارات طلایی که از دهان شما بیرون می آید اشک می ریزند. شما فقط باید به آنها بگویید که کالا، خدمات یا رویداد شما چه چیزی به خوانندگان آنها می دهد.

2. هدفتان را در ذهنتان نگه دارید.

هدف یک گزارش مطبوعاتی خوشحال کردن مامور ارشد شما نیست. شما قرار نیست که هر توسعه کوچکی در محصول خودتان را فریاد بزنید و نباید انتظار داشته باشید که برای چنین گزارش مطبوعاتی پوشش دریافت کنید.

لانگ می گوید: شما باید به گزارش مطبوعاتی به عنوان یک سند هدفمند نگاه کنید که یگانه هدفش دریافت یک تلفن از گزارشگر است.
وی می افزاید: «من می خواهم کسی این را بخواند... و آنگاه می خواهم که تلفن را بردارد یا برای من یک ایمیل ارسال کند و موارد دیگری را مطرح نماید.»

3. به «انجام دادن کار» در مقابل «تحسین کردن» گزارش مطبوعاتی توجه کنید

دو سبک گزارش مطبوعاتی وجود دارد، که لانگ آنها را مشخص می کند. «انجام دادن کار» در مقابل «تحسین کردن». چه سازمان شما کاری را انجام داده است یا دارد بزرگ نمایی می کند یا دارند دستاورد دیگری را تشویق می کنند. بنابراین شما می توانید «در بازتاب نور خورشید حمام آفتاب بگیرید.» به تایید یک نهاد غیر دولتی در خصوص لایحه ارائه شده در کنگره فکر کنید.

همانطور که شما پیش از نگارش فکر می کنید، همچنین توجه داشته باشید که چه نوعی از گزارش مطبوعاتی را می نویسید.

4. تمام آن را در یک صفحه بگنجانید.

لانگ می گوید: هر گزارش مطبوعاتی باید در 8 برگه یک روی کاغذ 2/1 تا 11 گنجانده شود.بهتر است که تمام صفحات کامل نشوند.چراکه گزارش مطبوعاتی یک مقاله درباره رویداد یا محصول نیست. متن خود را در پارگراف های کوتاه (حداکثر 4 خطی) بنویسید. از فضای سفید میان آن استفاده کنید.

لانگ می گوید: نکته بسیار مهم در نگارش گزارش مطبوعاتی این است که یک گزارش مطبوعاتی همه موارد را ارائه نمی دهد. در واقع یک گزارش مطبوعاتی طعمه ای است که باید آنها را جذب کند.

5. مخاطبان واقعی رافهرست کنید.

لانگ یک قالب مفید برای گزارش مطبوعاتی ارائه می دهد. برخی از اجزای آن ممکن است معمولی به نظر برسند، اما با توجه به شمار سازمان هایی که دچار اشتباهات بدی در این خصوص می شوند، ظاهرا به یک یادآوری کننده نیاز است.

با نام افرادی که اطلاعات تماس آنها را داریم شروع کنید و سپس شماره تلفن و آدرس ایمیل آنها را درج نمایید. در این بخش نباید آدرس و شماره تلفن مدیر عاملتان را که می خواهد همه جا حضور داشته باشد درج کنید. تنها در صورتی نام او را درج کنید که بخواهد خبرنگاران به طور مستقیم با او تماس بگیرند.

لانگ می گوید: «گزارشگران تنها می خواهند بدانند که با چه کسی باید صحبت کنند.»

6. تیتر خود را صریح بنویسید.

می توانید از این الگوی کامل برای کار تیتر زنی خود استفاده کنید: «تیتر: مشتری این کار را انجام داد.»

لانگ می گوید: مشتری معمولا می خواهد که نامش در بالا بیاید. این صراحت باعث می شود که مشکل مشتری نیز حل شود. همچنین این سبک تیتر زنی با سبک دیگری که می گوید «حدس بزنید» در تعارض است.

با بازی با کلمات یا محتوای کنایه آمیز و چند پهلو پیام خود را در هاله ای از تیرگی فرو می برید و این دقیقا در تعارض با خواست خبرنگارانی است که دوست دارند بدانند متن شما درباره چیست. بنابراین باید فورا به آنها بگویید و این امر راهی به جز صراحت در تیتر و متنتان ندارد.

7. بازی طولانی را به خاطر بسپارید.

لانگ می گوید: متقاعد کردن خبرنگاران برای نوشتن محتوای شما یک بازی طولانی است. اگر شما شروع به ارائه گزارش های مطبوعاتی ساده کرده اید، خبرنگاران خواهند دانست که شما چه کسب و کاری را انجام می دهید. شما یک میانجی صادق هستید. شما به طور مستقیم با آنها سخن می گویید. این کار در طول زمان وضعیت شما را بهبود می بخشد.

منبع: http://www.entrepreneur.com/article/232296
منبع مرجع:  شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)