ویژگی های روابط عمومی در ارتباطات نوین
تهیه و تنظیم: حسن ربیعی مدیرکل روابط عمومی و امور بین الملل سازمان اوقاف و امور خیریه


شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)- ویژگی های روابط عمومی در ارتباطات نوین را می توان به صورت زیر بیان کرد:

1. دسترسی به اطلاعات
کارگزاران روابط عمومی از اینترنت به عنوان بستری برای فعالیت های اطلاع یابی، اطلاع رسانی و پایش رسانه ای بهره برداری می کنند. در سال های اخیر، امکانات و خدمات فناوری موجب گسترش بیش از پیش فعالیت های اطلاع رسانی در این رسانه جهانی شد.
به عنوان مثال، راه اندازی سامانه های مختلف اطلاع رسانی الکترونیکی توسط روابط عمومی سازمان ها و شرکت های دولتی و خصوصی گواه صادقی بر اهمیت فناوری های اطلاعات و ارتباطات در این حوزه است.
یک سامانه اطلاع رسانی الکترونیکی می تواند دارای بخش های زیر باشد:
• سامانه اطلاع رسانی از طریق پیامک
• سامانه اطلاع رسانی از طریق خبرنامه الکترونیکی
• بریده جراید روزانه
• تالار گفتگوی سایت
• نشریه الکترونیکی
• وبلاگ
• شبکه های اجتماعی
• ارتباط مستقیم با مسئولان و روابط عمومی
• پورتال های استانی و غیره
1-2- گونه های ارتباطات الکترونیک
رسانه اینترنت به دلیل برخورداری از ویژگی های متعدد، متنوع، مرکب و چندگانه، نرخ رشد و نفوذپذیری در حوزه روابط عمومی فراگیر شده است و در حال حاضر، روابط عمومی ها از این رسانه برای فعالیت های اطلاع رسانی به شرح زیر استفاده می کنند:
الف: ارتباطات الکترونیک برون سازمانی
- خدمات الکترونیکی
- اطلاع رسانی
- نشر الکترونیک شامل بروشورها، بریده جراید
- تحقیقات و نظرسنجی
- نظام پیشنهادات
- تکریم ارباب رجوع
- کتابخانه الکترونیک
- راهنماها
- معرفی موسسه و خط مشی ها
- قوانین و مقررات
- مکاتبات
- بازاریابی و تجارت الکترونیک
- آموزش
- فراخوان ها، مناقصات و مزایده ها
- بانک اطلاعاتی
- تماس با موسسه
- پرسش و پاسخ و غیره
ب: ارتباطات الکترونیک درون سازمانی
پورتال داخلی(اینترانت)
- تابلو اعلانات
- افتخارات
- آمار و اطلاعات
- امور فرهنگی و مطالب روز
- اطلاع رسانی
- تبریک، تسلیت، خداحافظی، عیادت
- تقدیر و تشکر
- نظرسنجی آنلاین
- اخبار موسسه
- مکاتبه با مدیران
- نگارخانه
- دفترچه تلفن
- گزارش تصویری
- سامانه های داخلی: اتوماسیون اداری، سیستم پیشنهادات، استانداردها و غیره
- مطالب خواندنی
- اوقات شرعی، لینک بروشورها، آمار بازدیدکنندگان
- نظرات کاربران
- لینک به سامانه رسیدگی به درخواست های مردمی و نشریه الکترونیک
- مکانیزه کردن فعالیت های داخلی روابط عمومی
- خبرنامه الکترونیک و غیره

2. تعامل پذیری
در حال حاضر اینترنت به یک ابزار ارتباطی بسیار مهم برای تعامل تبدیل شده است. در سطح جهانی با توجه به وجود بسترهای مختلف ارتباطی و اطلاعاتی که اینترنت ایجاد کرده، تبادل نظر و افکار به ویژه در شبکه های اجتماعی به اوج خود در تاریخ حیات بشری رسیده است. در واقع اینترنت به مفهوم اصلی خود واجد کارکردهای تعاملی در حوزه های فردی، سازمانی و اجتماعی است و امکانات و خدمات و ابزارهای آن موجب تحول و تسریع در ارایه رویکردهای افراد، سازمان ها و شرکت های مختلف دولتی و خصوصی شده است.
این ویژگی مهم ترین وجه تمایز روابط عمومی در حوزه فناوری ارتباطی است. سطح تعامل در این نوع رسانه ها به هیچ وجه قابل مقایسه با رسانه های سنتی نیست. امکان انتخاب ابزار مورد نظر و مرور محتوای پیام های روابط عمومی به دلخواه کاربر و مخاطب از مزایای اینترنت است.
کارگزاران روابط عمومی با استفاده از اینترنت می توانند بر اساس مشخصات، سلایق و علایق مخاطبان، فرآیند تعامل را مدیریت نمایند و در راستای منافع خود و مخاطبان برنامه ریزی کنند. در واقع اینترنت مخاطب محور است و همین امر سبب شده که سازمان ها و شرکت ها با نیازسنجی و برنامه ریزی، خواست های مخاطبان را در اولویت قرار دهند.
در روابط عمومی آفلاین هیچ گونه ارتباط دوسویه ای بین سازمان و مخاطب وجود ندارد و اگر هم وجود داشته باشد در حد محدود است. اما در روابط عمومی آنلاین؛
- ارتباط دوسویه ای بین سازمان و مخاطب وجود دارد.
- برقراری یا تداوم ارتباط به اختیار مخاطب است.
- دریافت پیام و محتوا به انتخاب مخاطب صورت می گیرد.

3. تنوع رسانه ای
اینترنت با ترکیب متن، عکس، تصویر، صدا، فیلم، اسلاید، گرافیک و تصاویر متحرک، پیام های روابط عمومی را عرضه می کند و یکی از دلایل اصلی تاثیرگذاری اینترنت در ارایه فعالیت های اطلاع رسانی به همین موضوع مربوط می شود.
برای مثال، کاربر می تواند در «شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران» (شارا) متن مورد نظر خود را از یک مقاله چاپ و یا ذخیره کند و یا در بخش «صوت و فیلم»، کلیپ های مورد نظر خود را تماشا کند. همچنین می تواند به دلخواه از «گزارش های تصویری» لذت ببرد. در واقع کاربر در «ترکیب عناصر اطلاعات و تشکیل دهنده محتوای پیام (روابط عمومی)» مختار است.
علاوه بر آن با توجه به امکانات جدید، راه اندازی نمایشگاه های مجازی و مشاهده مناظر، اماکن و محصولات در فضای سه بعدی امکانپذیر شده است. «روابط عمومی مولتی مدیا» در ارایه ویژگی های پیام ها، خدمات و محصولات متکی بر تمامی راه های حسی است و مخاطب در دریافت آن ها در قالب های مختلف آزاد و مختار است و این ویژگی سبب گردیده که انتقال پیام به یک یا دو راه حسی محدود نشود.

4. تنوع کاربردها
رسانه نوین امکانات زیادی برای روابط عمومی ها به ویژه «روابط عمومی تجاری» فراهم کرده است. برای مثال از رسانه های نوین تعاملی نه تنها می توان برای انتقال پیام استفاده کرد بلکه این رسانه امکان آموزش از راه دور و تجارت الکترونیکی را در تمامی ابعاد و اشکال آن فراهم کرده است.
از طریق اینترنت، اینترانت و اکسترانت امکان پشتیبانی فرآیند برنامه ریزی، تامین و تولید، تبلیغ، توزیع و تجدید حرکت تمامی این چرخه نیز میسر است. به گفته «جی. زیگموند» و «ام. دامیکو»، رسانه تعاملی این قابلیت را دارد که در تمام مراحل به عنوان ابزار بازاریابی و شناسایی نیاز مخاطبان و کاربران، انجام تبلیغات، ارایه خدمات پشتیبانی و استخراج نظریات مشتریان مورد استفاده قرار گیرد. در زمینه های نرم افزاری و منابع اطلاعاتی و رسانه ای مانند انواع داده ها و اطلاعات، سیستم ها و ابزار نرم افزاری، محصولات رسانه ای (اعم از فیلم، موسیقی) و همچنین مبادلات پولی و اعتباری، امکان ارسال و دریافت مستقیم از طریق همان بستر ارتباطی و رسانه ای فراهم است و نیازی به بهره گیری از روش های نقل و انتقال فیزیکی و صرف هزینه های مالی و زمانی نیست. به علاوه، شیوه های عرضه و تقاضا، خرید و فروش و مدیریت نقل و انتقال کالا (حتی به صورت جا به جایی فیزیکی) در این نوع رسانه، در چارچوب نظام های یکپارچه تجارت الکترونیکی تحقق یافته است به نحوی که تبلیغات تجاری تنها بخشی از این نظام فراگیر محسوب می شود. می توان گفت که حوزه کاربرد چنین رسانه ای علاوه بر کارکردهای رایج رسانه ای و تبلیغاتی، کارکردهای گسترده دیگری را نیز دربرمی گیرد.
در حال حاضر، مجموعه وسیعی از حوزه های کاربردی تحت پوشش این فناوری قرار دارند. از فعالیت های روزمره مانند خرید منزل گرفته تا کاربردهای تجاری کلان، خرید و فروش، تبلیغات و بازاریابی، فعالیت های مالی و بانکی، آموزش از راه دور، خدمات صوتی (تلفن اینترنتی)، قابلیت ارسال و دریافت ویدئو و فیلم، پخش از طریق وب، تلویزیون اینترنتی، خدمات wap، نقل و انتقال منابع اطلاعاتی، چاپ و نشر الکترونیک، پست الکترونیک و فهرست های پستی، گروه های خبری، خدمات مسافرتی، کاریابی، سیستم های اطلاعاتی و کاربردی و بسیاری از امکانات و خدمات و زمینه های کاربردی دیگر در قلمرو این فناوری عرضه می شود. در طول تاریخ، هیچ یک از فناوری های ارتباطی و رسانه ای از این میزان گستردگی و تنوع حوزه های کاربردی و تعدد ویژگی ها برخوردار نبوده است.»

5. نامحدود و مجازی بودن مرزها
یکی از ویژگی های ذاتی اینترنت، مجازی بودن مرزها و ارتباط گرایی نامحدود است. به این معنا که ایجاد ارتباطات اطلاعاتی از طریق واسط سخت افزاری در محیط های انسانی مبتنی بر فلسفه وجودی وب است.
به همین دلیل سازمان ها و شرکت های مختلف برای بهره گیری از خدمات فناوری اطلاعات و ارتباطات در زمینه های مختلف؛ تبادل اقتصادی، مبادلات پولی و بانکی، اطلاع رسانی، تبلیغات، مبادلات علمی و پژوهشی، عرضه محصولات رسانه ای، برگزاری همایش های از راه دور، ایجاد آموزشگاه های مجازی، دسترسی به اطلاعات، پست الکترونیکی و بازاریابی، سرمایه گذاری های قابل توجهی انجام داده اند و هر چه زیرساخت های ارتباطی توسعه یافته تر و کامل تر باشد به همان اندازه کیفیت، امنیت و سرعت فعالیت ها نیز بیشتر می شود.

6. سایر ویژگی ها
برخی ویژگی های دیگر روابط عمومی در ارتباطات نوین عبارتند از:
- ارتباطات سریع تر
- ارزانی اینترنت نسبت به امکانات دیگر
- تنوع خدمات و محصولات ارایه شده در یک بستر مشترک مانند اینترنت
- قابلیت دسترسی زمانی همیشگی (24 ساعته) و عدم وابستگی مکانی
- امکانات بازاریابی بیشتر
- امکان جستجو، مقایسه و انتخاب در دسترسی به منابع
- امکانات ایجاد پایگاه و تبلیغات و اطلاع رسانی
- مجازی بودن شیوه ارایه خدمات و محصولات
- سرعت بیشتر و صرفه جویی در وقت
- عدم نیاز به صرف زمان برای جابجایی و انتقال فیزیکی (کاهش ترافیک و آلودگی هوا)
- دسترسی به نرم افزارهای مختلف و غیره.