شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)، در واقع مدیریت روابط عمومی دچار یک عارضه بزرگ است و آن نا آشنایی کارکنان واحد روابط عمومی با کیفیت مورد نیاز مدیر برای اجرای برنامه های روابط عمومی است. مدیر روابط عمومی باید به کارمند خود بگوید دقیقا چه چیزی را با چه کیفیتی از وی انتظار دارد. اما این برای کارهای پیچیده روابط عمومی که تا اندازه ای سلیقه ای نیز هستند، بسیار دشوار است.

به همین دلایل، گاهی مدیران روابط عمومی- به ویژه در شرایط بحران، به جای تفویض وظایف، با مدیریت زمان، سعی می کنند خودشان بر تمام کارها نظارت کنند، حتی کارهایی که نظارت آن بر عهده مسئولان واحد می باشد.

این کار برای مدیر روابط عمومی یک ضعف به شمار می رود که نظارت خود را بر تمام کارها اعمال کند. مدیر روابط عمومی باید تنها بر کلیت کار نظارت کند و نظارت بخش های دیگر بر عهده مسئولان و سرپرستانی است که در هر بخش کار می کنند.

اگر بخواهیم به چرایی این موضوع بپردازیم و بگوییم که چرا مدیر روابط عمومی در چنین شرایطی قرار می گیرد می توانیم دو دلیل عمده را نام ببریم: 

• عدم آشنایی کامل مدیر با حیطه ها و کیفیت های فعالیت های روابط عمومی

• عدم آشنایی کارگزاران روابط عمومی با مسئولیت های تفویض شده

 از آنجا که یکی از ویژگی های فعالیت های مدیریتی مساله تفویض اختیار است، چالش اساسی عدم آگاهی مدیر نسبت به این سه مورد است:

• مدیر حداقل های مورد نیاز فعالیت روابط عمومی را در بخش های مختلف نمی داند.

• مدیر از پتانسیل های مورد نیاز برای اجرای فعالیت هایش مطمئن نیست.

• مدیر از توانمندی کارکنان بخش روابط عمومی آگاهی ندارد.

 بنابراین برای اعمال مدیریت، مدیر روابط عمومی باید پیش از هر کار این اعمال را انجام دهد:

استانداردهای روابط عمومی را بداند. (استانداردهای روابط عمومی عنوان کتابی است که توسط موسسه کارگزار روابط عمومی و توسط دکتر احمد یحیایی ایله ای نوشته شده است.)

با مطالعه استانداردها، تمام فعالیت های روابط عمومی هر بخش به صورت یک فرآیند در می آید و این فرآیند، مستلزم یک سری دانش ها می باشد. برای مثال اگر بخواهید یک نشریه منتشر کنید، باید افرادی که در این واحد یا فرآیند فعالیت می کنند با شیوه نگارش، شیوه متقاعد کردن خبرنگاران، آشنایی با سیاستهای کلان موسسه یا شرکت و گرافیک و صفحه آرایی و... آشنا باشند. سپس مدیر روابط عمومی می تواند از متخصصانی که توان اجرای این پروژه را دارند دعوت کند و در انتها بر کلیت کار نظارت کند.

برای آگاهی از توانمندی های کارکنان واحد روابط عمومی، علاوه بر برگزاری دوره های آموزشی، توصیه می شود که این افراد پس از برگزاری دوره آموزشی کارهای مرتبط با دوره را در فضایی آزمایشی انجام دهند و پس از بررسی کیفیت ها و حداقل های مورد نیاز، از آنها برای انجام فعالیت هایی که دوره آن را گذرانده اند دعوت به عمل آید.

آموزش روابط عمومی علاوه بر موارد فوق، به رشد و توسعه فعالیت های روابط عمومی کمک می کند. فکر کنید که شما تا کنون تنها در گستره فعالیت روابط عمومی دیجیتالی قرار داشته اید. روابط عمومی که صرفا از کامپیوتر و بدون بهره مندی از اینترنت برنامه های خود را به پیش می برده است. آموزش روابط عمومی به کارکنان روابط عمومی کمک می کند که حوزه های جدیدی را وارد فعالیت های خود کنند. امروز با ورود به عرصه سئو پی آر یا روابط عمومی اینترنتی نوین می توانید از مواهب و موقعیت های جدیدی بهره مند شوید.

به خاطر داشته باشید که برای یک مدیر روابط عمومی بسیار مهم است که پس از هر دوره آموزشی انتظارات خودش را به شکل معقولی بالا ببرد. انتظارات غیر ممکن از کارکنان، چیزی به جز افسردگی و فرسایش در محیط کار به همراه نخواهد داشت. بنابراین سعی کنید، نه تنها کارکنان بلکه خود نیز در این برنامه ها شرکت کنید.

تحصیلات آکادمیک روابط عمومی

بهترین نوع آموزش روابط عمومی ورود به دانشگاه است. ورود به دانشگاه معتبر می تواند بسیار بسیار در کسب بینش روابط عمومی موثر باشد. مخصوصا اگر کارکنان شما در حین فعالیت شغلی به دانشگاه بروند می توانند آموخته های آکادمیک خود را در محیط عمل به اجرا درآورند. بنابراین به مدیران روابط عمومی توصیه می شود که از تحصیل کارکنان خود جلوگیری نکنند.

آموزش های دوره ای و کلاس های خصوصی

برخی از اساتید روابط عمومی و خبرگان این حرفه در سال های اخیر با برگزاری دوره های خصوصی و عمومی سعی در ارتقای سطح دانش روابط عمومی سازمان ها بر اساس آخرین استانداردهای روز دنیا می کنند. این دوره ها نیز در شرایطی موثرند که کارکنان روابط عمومی بخواهند فعالیت جدیدی را راه اندازی کنند. به عنوان مثال شما می خواهید در روابط عمومی خود بخش سمعی و بصری را به سمت تولیدات متناسب با شبکه های اجتماعی معطوف کنید. به این منظور دوره آموزشی توسط یکی از متخصصان همین حوزه برگزار می کنید و بخش مربوطه را به روابط عمومی تان می افزایید.

نکته: سعی کنید، این دوره ها را در دو یا سه مرحله برگزار کنید. تا در مراحل دوم و سوم، سوالات پیش آمده در موضوع، توسط استاد مربوطه پاسخ داده شود.

همچنین به خاطر داشته باشید، یک مدیر روابط عمومی خوب، مدیری نیست که زیاد کار می کند، بلکه مدیری است که از کارکنان خود بهترین بهره برداری را انجام می دهد.

منبع: شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)