شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران(شارا)، مدیریت بحران یکی از موضوعاتی است که امروزه بسیار به آن پرداخته می‌شود و مفهوم آن می‌تواند به معنای انحراف از وضعیت تعادل عمومی سازمان با محیط و یا تعریفی از خصوصیت محیطی باشد که سازمان مجبور است به صورت مستمر از آن اگاهی داشته باشد .

شاید بارها و بارها شنیده‌اید که از ساعت اول وقوع بحران به عنوان «ساعت طلایی» نام می‌برند. در این ساعت است که تصمیمات کلیدی گرفته می‌شوند و اقدمات مهمی صورت می‌گیرد. اما سوال اینجاست که چه فاکتورهایی مشخص کننده این هستند که پاسخ یک شرکت یا سازمان به بحران موثر واقع شده و یا شکست خورده است؟

بنابراین ممکن است شما از اهمیت 60 دقیقه نخست وقوع بحران آگاه باشید اما آیا تا بحال به اهمیت وارزش 15 دقیقه اول توجه کرده‌اید؟ این دقایق که «دقایق پلاتینی» نامیده می‌شود، زمانی است که حقایق ضروری جمع می‌شوند و تیم بحران اطلاعات بسیار مهمی را بدست می‌آورد که شکل دهنده پاسخ به بحران در ساعت‌های بعد یا روزهای بعد خواهد بود.

در زمان بحران بالقوه سوالاتی مطرح می‌شود که باید بی‌درنگ در همان دقایق نخستین به آنها پاسخ داده شود:

1. تمرکز بر روی فوری ترین و مبهم‌ترین موضوعات: آیا در حال حاضر خطری برای افراد وجود دارد؟ در این سوال باید ابعاد انسانی بحران مد نظر قرار گیرد. مواردی که بصورت واضح وجود داشته و مستلزم آن باشد که بلافاصله مورد خطاب قرار گیرد از جمله اینکه آیا کسی صدمه دیده و یا مجروح شده است؟ در جوامع کشاورزی، سوال مشابه می‌تواند برای حیوانات درگیر در بحران کشاورزی مطرح شود و یا برای شرکت‌های تولید کننده مواد غذایی سوال این است که آیا محصولات و کالاها در فروشگاه‌ها آسیب دیده‌اند؟

2. دریافت حقایق: اطلاع از زمانی که بحران اتفاق افتاده است، مکان وقوع بحران و دیگر جزییات مربوط.

3. تعیین اینکه چه کسانی درگیر هستند و چه کسانی لازم هست که وجود داشته باشند: آیا امنیت عمومی یا مقامات اجرای قانون در محل وقوع بحران وجود دارند؟ آیا لازم است که از این رویداد آگاه شوند؟ چه کسانی از درون شرکت و یا سازمان شما با بحران درگیر می‌شوند؟

4. شناسایی تاثیر بحران بر جامعه: آیا بحران هیچ گونه تهدیدی برای جامعه دربرخواهد داشت؟ در رابطه با همسایگان و دیگر ساکنان و یا کسب و کارهایی که نزدیک به محل قوع بحران هستند چطور؟

5. بدانید رسانه‌ها در کجا قرار گرفته‌اند: آیا رسانه‌ها درحال حاضر در محل هستند؟ آیا آنها قبلا آنلاین بوده و درجهت انتشار داستان اقدام نموده‌اند؟ آیا گزارشگران و خبرنگاران با شرکت و یا سازمان شما تماس گرفته‌اند؟ آیا گفتگوهایی در مورد بحران بوجود آمده در کانال‌های رسانه‌های اجتماعی مطرح شده است؟

اینها برخی موارد و سوالاتی مهمی است که در هنگام وقوع بحران در سازمان باید مدنظر قرار گیرد. توصیه همیشگی ما این است که بهترین دفاع در ارتباطات بحران آمادگی است چرا که می‌تواند در وقت و انرژی شما صرفه جویی کند.. پس زمانی که با بحران برخورد می‌کنید، وحشت و اضطراب به خود راه ندهید. خونسردی خود را حفظ کنید، اطلاعات را جمع‌آوری کنید، خود را با آنچه که لازم است درگیر سازید و از نفوذ و قدرت آن چند دقیقه نخست بهره ببرید تا مطمئن شوید که شما برای مواجه شدن با بحران آماده هستید به گونه‌ای که در مسیری قرار می‌گیرید که شما را قادر می‌سازد تا از طریق آن بحران را مدیریت کرده و به سریعتر از آنچه که ممکن است، به کسب و کار خود بازمی‌گردید.

نهایت اینکه هر سازمان نسبت به بحران آسیب‌پذیر است بنابراین متخصصان روابط عمومی نه تنها در هدایت بعد ارتباطات رسانه‌ای پاسخ به بحران بلکه در سایر جوانب مانند مدیریت تکنیک‌های ارتباطی و استراتژی‌های کسب مجدد اعتبار سازمان نیز باید مهارت داشته باشند تا تبعات ناشی از بحران را به حداقل برسانند.

منبع: شفقنا