شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)، یادداشت سردبیر شارا- روابط عمومی، تبلیغات و بازاریابی سه بخش مهم در سازمان هستند که هر کدام از ابزارهایی برای اقناع مخاطب استفاده می کنند و روش های مرتبط با خود را دارند، اما تقاوت مهم و عمده آنها در هزینه ای است که برای هر یک از آنها پرداخت می شود.

برخی از کارگزاران روابط عمومی بر این باورند که به دلیل بودجه محدود، روابط عمومی نمی تواند اثربخشی و کارایی داشته باشد و تمام تقصیرها را به گردن مدیران سازمان می اندازند، در حالی که تفاوت عمده روابط عمومی با تبلیغات بودجه محدود و کارایی بالای روابط عمومی در جلب توجه و اعتماد مردم نسبت به برند، کالا و خدمات شرکت است.

بودجه های مورد نیاز واحد روابط عمومی
واحد روابط عمومی به دو نوع بودجه نیاز دارد:
1. بودجه های جاری
2. بودجه های مناسبتی
در بودجه های جاری، هزینه های روابط عمومی به اندازه یک واحد معمولی اداری است. اما در بودجه های مناسبتی روابط عمومی هزینه های سنگین برگزاری همایش های، نمایشگاه ها و سایر گردهمایی ها را دارد.

خلاقیت و بودجه روابط عمومی
روابط عمومی در زمینه بودجه های جاری، بازدهی بسیار بیشتری نسبت به تبلیغات دارد. تنها چیزی که یک کارگزار روابط عمومی بیش از بخش تبلیغات و بازاریابی نیاز دارد، شناخت رسانه و تکنیک ها، ابزارها و روش های کار با رسانه هاست. علاوه بر این موارد روابط عمومی به وقت نیاز دارد، تا بتواند برنامه های خود را که بیشتر به تخصص و توانمندی فردی محتاج هستند اجرا کند.

در مورد بودجه های مناسبتی، روابط عمومی می تواند با قدری خلاقیت و استفاده از روابطی که با سایر سازمان ها و افراد برقرار می کند، این برنامه ها را که غالبا هزینه ای هستند به فعالیت های درآمدزا تبدیل کند. به عنوان مثال برگزاری یک دوره آموزشی در بخش روابط عمومی یک سازمان می تواند با ثبت نام و اخذ شهریه از کارشناسان سایر بخش ها و سازمان های مرتبط و غیر مرتبط می تواند به برنامه ای درآمدزا تبدیل شود. یا در مورد برگزاری یک نمایشگاه که بیش از سایر بخش ها برای روابط عمومی هزینه بردار است، می توان غرفه هایی را برای اجاره به سایر شرکت های خصوصی و دولتی واگذار کرد و به جای هزینه بر درآمد بخش روابط عمومی افزود.

کارشناسان ناتوان و غر زدن های بی مورد
از آنجا که بخش روابط عمومی در کشور ما بیشتر در کنترل افراد غیر متخصص قرار دارد، کارشناسان روابط عمومی عموما از مدیران خود هزینه هایی غیر منطقی و در حد تبلیغات برای انجام فعالیت های روابط عمومی درخواست می کنند. این درحالیست که اقناع یک روزنامه نگار یا خبرنگار برای تهیه یک گزارش درباره کسب و کار ما نیازمند قدرت چانه زنی و آشنایی با ارزش های خبری، سیاست های کاری نشریه و علاقه مندی های خبرنگاری است که می خواهیم او را Pitch کنیم.

در واقع روابط عمومی اینترنتی امروز بیش از همه چیز به تکنیک، دانش و روش مناسبت برای اجرای برنامه های روابط عمومی نیاز دارد. در عوض می تواند بازخورد بسیار بیشتری از تبلیغات برای مخاطبان خود به همراه داشته باشد.

استثنا در بودجه روابط عمومی
گاهی اوقات مدیران از روابط عمومی انتظار تبلیغات را دارند که به طور مشخص اثر مشخص خودش را بر فروش بگذارد، در این زمان روابط عمومی زمان محدودی در اختیار دارد و تنها جایگزین زمان محدود، بودجه بیشتر است. در غیر این صورت، روابط عمومی بسته به ماهیت سازمان می تواند فعالیت هایی را اجرا کند که با کمترین هزینه بیشترین اعتماد را به سوی سازمان جلب کند.

اهمیت آموزش روابط عمومی
مدیران شرکت ها باید به خوبی آگاه باشند که امروز برای جلوگیری از اتلاف هزینه های خود نیازمند ارائه آموزش های مناسب به کارمندان واحد روابط عمومی خود هستند. در صورتی که کارگزاران روابط عمومی به خوبی آموزش های مورد نیاز را دیده باشند، می توانند از هزینه های زیادی که به واسطه بی تجربگی و بی دانشی به سازمان تحمیل می شود و کارهایی که روابط عمومی به دلیل عدم اطلاع از آن هرگز انجام نمی دهند، به وظایف بخش روابط عمومی بیافزایند.

متاسفانه در این زمینه به دلیل عدم آگاهی مدیران از فعالیت ها و توانمندی های روابط عمومی که می توانند در رسیدن سازمان به اهداف بلند مدت و کوتاه مدت خودش انجام دهند، زمینه کم کاری روابط عمومی ها آماده می شود. مدیریت سازمان باید بداند که روابط عمومی می تواند فعالیت های تحقیقاتی انجام دهد که به سازمان در مسیر کسب رضایت مشتریان و افزایش مشتریان و حس مطلوبیت در آنها کمک کند.

همچنین روابط عمومی می تواند هزینه های تبلیغات را با رویدادسازی های متناسب به حوزه فعالیت سازمان افزایش دهد و همه اینها در شرایطی قابلیت اجرا را می یابد که روابط عمومی از توانمندی های خودش و از نحوه استفاده از این ابزارها و روش ها آگاه باشد.

بنابراین روابط عمومی آموزش دیده می تواند با بودجه های محدود، کارهای بزرگی انجام دهد و به نسبت هزینه ای که در مقابل بخش تبلیغات برای آن انجام می دهند، ارزش افزوده بیشتری را به سوی سازمان باز گرداند.
 

منبع مرجع: شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)