شبکه اطلاع رسانی روابطعمومی ایران (شارا)- ارتباط با رسانهها در هر روابط عمومی از ضروریات است که بدون آن روابط عمومی از وظیفة ذاتی خود دور مانده است. رسانه مهمترین و کاراترین ابزار انتقال اطلاعات برای روابط عمومی است.
روابط عمومیها و رسانهها هردو قصد اطلاعرسانی در جهت ارتقای آگاهی مخاطبان را دارنداین هدف مشترک آنها را وامی دارد تا در حوزههای مختلفی با هم تعامل داشته باشند در بسیاری موارد روابط عمومی منبع پیام و اطلاعات است و از این باب برای رسانه ها ارزش بی همتایی دارد و رسانه نیز به عنوان راه انتقال پیام یک ابزار بی جایگزین است هر دو انتظارات متفاوتی از یکدیگر دارند و در عین حال معذوریتها و محدودیتهایی نیز پیش روی آنها قرار دارد. روابط عمومیها سعی در پنهانسازی برخی از حقایق مرتبط با رویدادهای سازمانی هستند از سوی دیگر رسانهها نیز به لحاظ مسئولیت خود، ناگزیر به آشکارکردن ابعاد مکتوم اطلاعات دریافتی از روابط عمومی هستند، در چنین شرایطی نقطة تعامل و تعارض روابط عمومی و رسانهها، ابعاد پیچیدهای پیدا میکند. بدیهی است درک مشترک انتظارات و محدودیتهای رسانهها و روابط عمومی از حوزة عملکرد وظایف سازمانی و پذیرش این مهم که رکن اصلی اطلاعرسانی و پذیرش آن از سوی مخاطبان در گرو اعتمادسازی میباشد، میتواند، در جهت تعمیق مناسبات سالم، سازنده و بدور از مسایل حاشیهای همکاری دامنهداری را فراهم سازد که ایجاد این بستر و تحقق این امر از وظایف و رسالتهای خطیر واحد ارتباط با رسانهها میباشد.
معمولاً روابط عمومیها در چارت خود واحدی را تحت عنوان مدیریت ارتباط با رسانهها یا شخصی را به عنوان مسئول ارتباط با رسانهها در چارت سازمانی خود دارند که در هر حال افراد شاغل در این واحد باید از تجربه، تخصص، درایت و آگاهی کافی نسبت به وظایف و حوزه سازمانی خود برخوردار بوده و دارای ارتباطات قوی و مؤثر باشد.
در گذشته انتظاراتی که برای واحد ارتباط با رسانهها متصور بود در حد انعکاس اخبار و رویدادهای سازمانی بود اما متولیان ارتباط با رسانهها به تبع نقش جدید رسانهها باید به عنوان تحلیلگر قابل و آگاه به مسایل و رویدادهای مرتبط با آن سازمان همواره نقش خود را در مواجهه با پدیدههای بحرانی یا در آستانه موضوع بحرانی به خوبی ایفا کنند و هدایت رسانهها را در مسیر طبیعی و منطقی رویداد، از طریق تعامل و همکاری با خبرنگاران برعهده.
ارزیابی عملکرد رسانهها یا تحلیل محتوای رسانهها یکی از زمینههایی است که میتواند ارتباط نظاممند و انتظارات منطقی رسانهها را در ارتباط با حوزه فعالیتشان در مجموعه سازمانها و وزارتخانهها تعیین کند. ارزیابی عملکرد آنها به صورت متعارف، علمی است که در این راستا تحلیل محتوای اخبار و اطلاعات انعکاسیافته هر سازمان از طریق مطبوعات و رسانهها میتواند، آن سازمان را در ارتباط با اهداف خود رهنمون ساخته و راهکارها و ابتکارهای جدیدی پیش روی آنها قرار دهد.
روابط عمومی با برگزاری نشست ها و مصاحبه های مطبوعاتی می تواند رویدادهایی که برای رسانه ها جذابیت یا ارزش فراگیری ندارد را به اخبار قابل انتشار و مورد توجه رسانهها تبدیل کنند
دعوت از مقامات بلند پایه و شخصیتها، برای بازدید از طرحها یا افتتاح آنها و انجام سفرهای خبری یا غیر خبری برای خبرنگاران راه دیگری برای این کار است.
رسانهها یک امکان بالقوه و ابزاری برای روابط عمومیها به شمار می روند و در همین راستا با دو دیدگاه مهم روبرو میشویم که گاه سایه سنگینی بر ارتباط با رسانهها میگستراند که در دیدگاه نخست دادو ستدهای غیراخلاقی و غیرحرفهای بین روابط عمومی و رسانهها مورد نظر است.از زمانی که روابط عمومی بوجود آمده است و ارتباط با رسانهها به عنوان یکی از مهمترین و اصلیترین وظایف روابط عمومیها شناخته شده، متاسفانه رابطة ناسالم بده بستان بین آنها نیز نمود و ظهور پیدا کرده است که این رابطه ناسالم گاه کل جامعه را به فساد و تباهی میکشاند.
اگر رابطة روابط عمومیها با رسانهها براساس اصل حرفهای و مسئولیت حرفهای، وجدانی و اخلاقی این حرفه استوار باشد اساساً نیازی به روابط بده بستان بین روابطعمومیها و روزنامهها یا خبرنگاران نیست، اما این مسئله به جایی رسیده است که شرط درج و انتشار یک خبر، گرفتن امتیاز از روابط عمومی میباشد.
باید در نظر داشت که داشتن رابطة سالم و دوستانه با دادو ستدهای غیراخلاقی و غیر حرفهای یکسان نیست.
در دیدگاه دوم گزینش اخبار و ارسال آن برای رسانه ها مورد توجه قرار می گیرد. شفاف سازی وظایف سازمان باید در رأس برنامههای روابط عمومی باشد اما نمیتوان منکر شد که عاملی به اسم مدیریت بر سر راه روابط عمومیها وجود دارد، ولی هنرکارشناسان روابط عمومی و ارتباط با رسانهها توانایی قانعسازی مدیران است؛ تا مدیران بتوانند به آنها به عنوان کانونهای فکریشان حداقل در زمینه ارتباطات تکیه کنند.
گاهی مدیران سازمانی دارای دیدگاه محدود و بستهای بوده و در اندیشة پنهانسازی هستند و این اندیشة باطل که «هر روابط عمومی که قدرت پنهان سازی بیشتری داشته باشد موفقتر است» روی اعمال آنان سایه افکنده است، اما این دیدگاه باید به لحاظ فرهنگی اصلاح شده و مقتضیات جامعة اطلاعاتی را مدیران مد نظر داشته باشند.
باید توجه داشت که امروزه دیگر اینچنین نیست که گاه روابط عمومیها فکر میکنند اگر درها را بر خروج اخبار ببندند اطلاعات به بیرون نخواهد رفت و با دادن اطلاعات تحریف شده میتوانند بر ضعفها و سوء مدیریتها سرپوش بگذارند بلکه روابط عمومی باید درخدمت شفافسازی و ارائه اطلاعات قابل قبول به مخاطب باشد.
رابطة بین روابط عمومی و رسانه را اغلب از دو منظر میتوان بازشناسی کرد:
در نگاه اول روابط عمومی نقطة مقابل رسانه قرار دارند به صورتی که هر دو منافع و مصالحی دارند که با یکدیگر در تناقض است در این رقابت گاه آسیبهای فراوانی به منافع اجتماعی و ملی مردم وارد خواهد شد. چرا که یک وزارتخانه یا سازمان، واحدی مستقل از اجتماع نیست و نمیتواند باشد در این میان نقش حفاظتگری روابط عمومی از سازمان متبوعهاش براین رقابت دامن می زند چرا که گاهی روابط عمومیها با سرپوش گذاشتن بر ضعفها و سوء مدیریتها و فسادها و با توسل به شیوههای پنهان کاری مانع از دستیابی رسانهها به اطلاعات واقعی و شکلگیری انتقاد علیه سازمان متبوع خود هستند.
در نگاه دوم میتوان روابط عمومی و روزنامهنگاری را دوشاخه از یک ریشه به نام ارتباطات دانست که بجای رقابت و ستیز در خدمت و مکمل هم باشند هردو نهاد نیازها و منافع متقابلی دارند که با ارتباطگری صحیح این نیازها را تأمین کرده و مرتفع میکنند. دستیابی به زمان و مکان رایگان در رسانهها برای انتشار اخبار و اطلاعاتی که روابط عمومی به هر علت اعلام و انعکاس آنها را ضروری میداند از سویی و از سوی دیگر دستیابی به اخبار و اطلاعات سهلالوصول، رایگان و تازه به وسیله رسانهها این دو را به هم پیوند داده است.
روابط عمومیها و رسانههای جمعی به عنوان دو کانون مهم از نظام ارتباطی و اطلاعرسانی نقش تعیین کنندهای در افزایش آگاهیهای عمومی جامعه و فرهنگسازی و تنویر افکار عمومی، برعهده دارند. امروزه یکی از مهمترین و حساسترین وظایف روابط عمومیها در بعد برون سازمانی برقراری ارتباطی صحیح و اندیشمندانه برپایه عقل و خرد با رسانههای جمعی است.
اهداف مشترک روابط عمومیها با رسانهها
با نگاهی به ماهیت وظایف، مسئولیتها و کارکردهای روابط عمومیها و رسانههای جمعی میتوان به اهداف و فصلهای مشترک و واحدی بین فعالیت روابط عمومیها و رسانهها رسید. «داشتن مخاطبان یکسان» به این معنا که اقشار مختلف مردم به عنوان هدف اطلاعرسانی و تنویر افکار عمومی و رسانهها تلقی میشوند. روابط عمومیها باید برای رساندن پیامهای سازمانی خود به عموم مردم اقدام کنند و در این راستا برای رسیدن به این هدف نیازمند همکاری با رسانهها هستند. از جهتی دیگر رسانهها نیز مهمترین مخاطبانشان را اقشار مختلف مردم تشکیل میدهند. مخاطبانی که نیازمند اطلاعات و اخبار جدید هستند. بنابراین اطلاعرسانی صحیح و کامل با هدف افزایش آگاهیهای عمومی افراد جامعه از طریق همکاری مطلوب و مؤثر رسانهها با روابط عمومیها امکانپذیر میشود.
از دیدگاهی دیگر روابط عمومیها و رسانهها هردو دارای ماهیتی رسانهای هستند. هردو به دنبال تهیه، تدوین، انعکاس اخبار و گزارش رویدادها هستند و در این فرآیند از فنون، تکنیکها و ابزارهای مشترکی بهره میگیرند.
ضرورتهای ارتباطی
اگر نگاهی به شرح وظایف و مسئولیتهای واقعی روابط عمومیها و رسانههای جمعی داشته باشیم به این واقعیت میرسیم که بخش قابل توجهی از شرح وظایف هرکدام از این واحدها در ارتباط با یکدیگر تعریف و تبیین شده است. به عبارتی دیگر یک روابط عمومی موفق آن است که بتواند ارتباط مناسب، علمی و منطقی را با رسانههای جمعی برقرار کند و بخشی از وظایف و اهداف سازمانی خود را از این طریق جامه عمل بپوشاند. از سوی دیگر یک رسانه موفق نیز آن است که بتواند ارتباط خود را با روابط عمومی، سازمانها و دستگاهها گسترش داده از این طریق به دادهها و اطلاعات مناسب و مورد نیاز مخاطبان رسانهاش دسترسی یابد.
ارتباط و پیوند بین روابط عمومیها و رسانههای جمعی میتواند حلقه اتصال مسئولان جامعه و اقشار مختلف مردم باشد.
چالشهای ارتباطی نشانگر عدم شناخت روابط عمومی ها و رسانه نسبت به یکدیگر است
. عدم شناخت و آگاهی کافی نسبت به تواناییها، جایگاه، محدودیتها و ظرفیتها از سوی روابط عمومیها و رسانههای جمعی نسبت به یکدیگر را میتوان به عنوان یکی از مهمترین نواقص و تنگناهای موجود بین این دو واحد ارتباطی مطرح کرد. امروزه از سوی رسانههای جمعی انجام هرنوع توانایی ارتباطی درخصوص فراهم آوردن ارتباط مستقیم بین بالاترین مسئول یک سازمان و دستگاه با نمایندگان رسانههای جمعی و اقشار مختلف مردم در اسرع وقت و در دست داشتن و ارائه جدیدترین و محرمانهترین اطلاعات مربوط به فعالیت سازمان در هر شرایطی از طرف رسانهها از روابط عمومیها انتظار میرود، بدیهی است که موارد ذکر شده باید از جمله وظایف و تواناییهای یک روابط عمومی کارآمد باشد، ولی نکته اینجاست تا چه میزان این پایگاه و قدرت عمل به روابطعمومیها در سازمانها داده میشود تا بتوانند در اسرع وقت انتظارات رسانهها را محقق سازند، از سوی دیگر نیز برخی واحدهای روابط عمومی این انتظار نامعقول را از رسانههای جمعی دارند که تمامی اخبار و گزارشهای آنان را به بهترین نحو در صفحات پرخواننده روزنامه یا در برنامههای پربیننده رادیو و تلویزیون انعکاس دهند. غافل از اینکه رسانههای جمعی نیز با محدودیتهای بسیاری برای عمل به این خواسته و انتظارات روبرو هستند، چرا که صفحات روزنامهها محدود بوده و برنامههای رادیو و تلویزیون نیز با مشکل محدودیت زمانی مواجه است بنابراین وجود چنین نگرشها و انتظاراتی از طرف روابط عمومی و رسانهها نشانگر عدم شناخت نسبت به جایگاه و محدودیتهای یکدیگر است و بدیهی است چنین نگرشی جز ایجاد سوء تعبیر، تعارض و تنش در فرآیند ارتباط، حاصلی را در پی نخواهد داشت و نتیجه آن میشود که این دو واحد ارتباطی که باید همانند حلقههای یک زنجیر، فرآیند ارتباط و اطلاعرسانی را تکمیل کنند همدیگر را چون مانع و سدی بر سر راه وظایف خود میبینند.
ضعف روابط عمومیها در ارتباط با رسانهها:
کمبود نیروی انسانی متخصص و آشنا برای برقراری ارتباط موثر حرفهای با رسانهها و نداشتن بانک اطلاعاتی و بهنگام را از جمله مهمترین ضعفها و کاستیهای یک روابط عمومی در برقراری ارتباط با رسانهها عنوان کرد. بسیاری از واحدهای روابط عمومی از داشتن کارشناسان و کارورزان دارای تخصص علم ارتباطات و روزنامهنگاری و مهارتهای خبرنویسی و گزارش نویسی برای رسانهها محروم میباشند.
تلاش برخی از روابط عمومیها برای برجستهکردن نقاط قوت و سرپوش گذاشتن بر کاستیهای سازمان متبوع خود در ارتباط با رسانهها از دیگر مواردی است که قابل تأمل است این رویه نه تنها نظام اطلاعرسانی دقیق و صحیح را با مشکل مواجه میکند بلکه موجب بیاعتمادی نسبت به روابط عمومی و فعالیتهای سازمان نزد رسانهها را پدید میآورد
نبود اعتماد و اطمینان لازم از سوی برخی از دستاندرکاران روابط عمومی نسبت به نمایندگان رسانههای جمعی از دیگر کاستیهایی است که در فرایند برقراری ارتباط با رسانهها قابل ذکر است. بسیاری از دستاندرکاران روابط عمومی خبرنگاران را نامحرم اطلاعات و دادههای یک سازمان میدانند و همواره سعی دارند برخی اخبار و اطلاعات در دسترس آنان قرار نگیرند در حالی که یک ارتباط مناسب بر پایه عقل و خرد، احترام و اعتماد متقابل میتواند یک نماینده خبری را امین و رازدار یک روابط عمومی و سازمان کند.
ضعف رسانهها در ارتباط با روابط عمومیها
حذف روابط عمومیها در بسیاری از مواقع از سوی خبرنگاران و ارتباط مستقیم آنان با مسئولان سازمان نه تنها همیشه کارساز نیست بلکه موجب میشود به ارتباط دوستانه و حسنه روابط عمومیها و خبرنگاران خدشه وارد سازد.
کمبود خبرنگاران تخصصی و عدم ثبات خبرنگاران در حوزههای کاری از دیگر مشکلات و ضعفهایی است که رسانهها در ارتباط با روابط عمومیها دارند. متاسفانه تعویض پی در پی خبرنگاران در یک حوزه کاری و عدم تسلط خبرنگاران در ارتباط با مسائل یک بخش خاص موجب میشود که نمایندگان خبری از پویایی و تحرک لازم برخوردار نباشند
مجموعه عواملی چون نبود باور و اعتقاد از طرف بسیاری از نمایندگان رسانهها برای برقراری ارتباط مستمر با روابطعمومیها، وجود یک نگرش بدبینانه نسبت به عملکرد روابط عمومیها، حذف روابط عمومیها و ارتباط مستقیم با مسئولان، عدم ثبات خبرنگاران در حوزه کاری و کمبود خبرنگاران تخصصی، عدم دقت و حساسیت لازم از سوی برخی خبرنگاران برای تهیه اخبار و گزارشهای جامع و کامل و دقیق و صحیح و بیتوجهی به شرافت و اصول حرفه خبرنگاری از سوی برخی نمایندگان رسانههای جمعی را میتوان به عنوان مهمترین کاستیهای رسانهها در ارتباط با روابط عمومیها و سازمانها عنوان کرد.
راهکارهای موفق ارتباطی
براساس آنچه بیان شد، میتوان راهکارهای عملی زیر را برای بهبود و تقویت ارتباط اثربخش بین روابط عمومیها و رسانههای جمعی پیشنهاد کرد:
برگزاری گردهماییها و همایشهای تخصصی و علمی برای بررسی ابعاد همکاری و ارتباط روابطعمومیها و رسانههای جمعی و رسیدن به رهیافتهایی برای پیوند بیشتر این دو واحد ارتباطی به منظور و کاهش تعارضها در فرآیند ارتباطی
فراهم آوردن زمینه و بستر آشنایی و آگاهی هرچه بیشتر دستاندرکاران روابط عمومیها و رسانهها نسبت به وظایف واقعی، تواناییها، محدودیتها و حدود فعالیتها به منظور پرهیز از انتظارات نامعقول از یکدیگر
تجهیز و ساماندهی نیروی انسانی متخصص و آگاه به مسائل ارتباطات و روابط عمومی در واحدهای روابط عمومی و رسانهها برای همکاری بهتر و مؤثرتر آنان و ایجاد تحول در نظام اطلاعرسانی جامعه
تربیت خبرنگاران متخصص و با ثبات در حوزههای مختلف اقتصادی، اجتماعی، فرهنگی، سیاسی، علمی و هنری و .... به منظور افزایش میزان کارآیی آنان در کسب اطلاعات تخصصی، فنی و انتقال و انعکاس آن از طریق رسانهها به جامعه مخاطب
تهیه و تدوین نظام نامه اخلاق حرفهای برای کارشناسان روابط عمومی و روزنامهنگاران و مقید شدن آنان به حفظ شرافت کاری در فعالیتهای ارتباطی و اطلاعرسانی برپایه صداقت، درستی و واقع بینی
تشکیل اتاق خبرنگاران در واحدهای روابط عمومی برای دسترسی و ارتباط عمیقتر نمایندگان رسانهها با روابط عمومیها
بخش ارتباط با رسانههای روابط عمومی نیازمند نیروی انسانی و کارشناسان متخصص در امر ارتباطات، روزنامهنگاری و اطلاعرسانی است و به تجربه ثابت شده روابط عمومیهایی که برای انجام وظایف این بخش از روزنامهنگاران و کارشناسان آگاه به مسائل ارتباطات و روزنامهنگاری و نویسندگی استفاده کردهاند در پیشبرد امور این بخش از توفیق بیشتری برخوردار بودهاند.
منابع و مأخذ:
- دکتر معتمدنژاد – کاظم: وسایل ارتباط جمعی (جلد نخست)، انتشارات دانشگاه علامه طباطبایی 1383
- سیدمحسنی – سید شهاب: ارتباطات رسانهای در روابط عمومی – انتشارات پارس سینا 1381
- اداره کل تبلیغات معاونت مطبوعاتی و تبلیغاتی وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی – روابط عمومیها و ارتباط با رسانهها
منبع: http://jahannews.com/vdcjvtetvuqevtz.fsfu.html