شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)-|| با شروع یک پروژه، مدیران پروژه برای تعیین و مدیریت نیازهای ذینفعان باید الزامات را جمع آوری کنند. در واقع، درک ویژه الزامات افرادی که علاقه مند به پروژه هستند، از اهمیت ویژه ای برخوردار است. این افراد باید درگیر روند جمع آوری الزامات باشند.

مدیران پروژه وظیفه دارند کلیه الزامات را جمع آوری کرده و هیچ یک از آنها را از دست ندهند. این قطعاً به موفقیت پروژه کمک خواهد کرد. علاوه بر این، الزامات بیانگر انتظار سهامداران در مورد نتیجه پروژه است.

برای موفق بودن، مدیران پروژه می توانند از ابزارهای لازم استفاده کنند، مانند:

- طوفان مغزی
- مصاحبه ها
- گروه های متمرکز
- پرسشنامه و نظرسنجی
- معیار

طوفان مغزی
در طی طوفان مغزی، افراد مختلفی از تیمهای مختلف برای فهرست کردن نیازهای یک پروژه تلاش می کنند. علاوه بر این، در هر جلسه طوفان مغزی، ذینفعان می توانند ایده های جدیدی را تولید کنند که به شناسایی نیازهای جدید کمک می کند.

مصاحبه ها
مصاحبه ها به مدیر پروژه برای مصاحبه با شرکت کنندگان با تجربه پروژه، ذینفعان و کارشناسان موضوع کمک می کنند. آنها به مدیران پروژه کمک می کنند تا ویژگی های محصول را شناسایی و تعریف کنند.

گروه های کانونی
گروه های کانونی شامل ذینفعان ماهر و کارشناسان موضوع می باشند تا از انتظارات خود در مورد یک پروژه خاص مطلع شوند. علاوه بر این، گروه های متمرکز کمک می کنند تا مجموعه خاصی از نیازهای ذینفعان را بدست آورید.

پرسشنامه و نظرسنجی
در صورت وجود چندین ذینفع در یک پروژه، استفاده از پرسشنامه و نظرسنجی مفید است. به عنوان مثال، اگر ده ها ذینفع در این پروژه حضور داشته باشند، جمع آوری اطلاعات از هر فرد زمان زیادی را هدر می دهد.

معیار
معیار، سنجش فرآیندی است که شیوه های واقعی یا برنامه ریزی شده را با یکدیگر مقایسه می کند. علاوه بر این، بهترین شیوه ها را مشخص می کند، ایده های جدیدی تولید می کند و معیارهایی برای اندازه گیری عملکرد واقعی ارائه می دهد.

یادت باشه
پس از اتمام مراحل لازم برای جمع آوری الزامات، یک سند جدید تولید می شود. این سند بسیار مهم است زیرا پایه و اساس مدیریت دامنه پروژه را فراهم و تعیین می کند.

منبع مرجع: شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)