شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران (شارا)-|| با شروع يك پروژه، مديران پروژه براي تعيين و مديريت نيازهاي ذينفعان بايد الزامات را جمع آوري كنند. در واقع، درك ويژه الزامات افرادي كه علاقه مند به پروژه هستند، از اهميت ويژه اي برخوردار است. اين افراد بايد درگير روند جمع آوري الزامات باشند.
مديران پروژه وظيفه دارند كليه الزامات را جمع آوري كرده و هيچ يك از آنها را از دست ندهند. اين قطعاً به موفقيت پروژه كمك خواهد كرد. علاوه بر اين، الزامات بيانگر انتظار سهامداران در مورد نتيجه پروژه است.
براي موفق بودن، مديران پروژه مي توانند از ابزارهاي لازم استفاده كنند، مانند:
- طوفان مغزي
- مصاحبه ها
- گروه هاي متمركز
- پرسشنامه و نظرسنجي
- معيار
طوفان مغزي
در طي طوفان مغزي، افراد مختلفي از تيمهاي مختلف براي فهرست كردن نيازهاي يك پروژه تلاش مي كنند. علاوه بر اين، در هر جلسه طوفان مغزي، ذينفعان مي توانند ايده هاي جديدي را توليد كنند كه به شناسايي نيازهاي جديد كمك مي كند.
مصاحبه ها
مصاحبه ها به مدير پروژه براي مصاحبه با شركت كنندگان با تجربه پروژه، ذينفعان و كارشناسان موضوع كمك مي كنند. آنها به مديران پروژه كمك مي كنند تا ويژگي هاي محصول را شناسايي و تعريف كنند.
گروه هاي كانوني
گروه هاي كانوني شامل ذينفعان ماهر و كارشناسان موضوع مي باشند تا از انتظارات خود در مورد يك پروژه خاص مطلع شوند. علاوه بر اين، گروه هاي متمركز كمك مي كنند تا مجموعه خاصي از نيازهاي ذينفعان را بدست آوريد.
پرسشنامه و نظرسنجي
در صورت وجود چندين ذينفع در يك پروژه، استفاده از پرسشنامه و نظرسنجي مفيد است. به عنوان مثال، اگر ده ها ذينفع در اين پروژه حضور داشته باشند، جمع آوري اطلاعات از هر فرد زمان زيادي را هدر مي دهد.
معيار
معيار، سنجش فرآيندي است كه شيوه هاي واقعي يا برنامه ريزي شده را با يكديگر مقايسه مي كند. علاوه بر اين، بهترين شيوه ها را مشخص مي كند، ايده هاي جديدي توليد مي كند و معيارهايي براي اندازه گيري عملكرد واقعي ارائه مي دهد.
يادت باشه
پس از اتمام مراحل لازم براي جمع آوري الزامات، يك سند جديد توليد مي شود. اين سند بسيار مهم است زيرا پايه و اساس مديريت دامنه پروژه را فراهم و تعيين مي كند.
منبع مرجع: شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران (شارا)