شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)-||نویسنده|بهمن علی بخشی کارشناس ارشد روابط عمومی|| اکنون که با مجموعه ای از چالش های زاییده فناوری اینترنت در دنیای روابط عمومی آشـنا شـدیم، فرصـت مناسـبی است تا از راهکارهایی که می تواند موجب مواجهه بهتر با این چالش ها شود، مطلع شویم و این امر خود مـی توانـد موجب افزایش بهره وری و کارآیی روابط عمومی سازمان و در نهایت ارتباط مناسب تر سـازمان و مخاطبـان آن گردد. این راهکارها به شرح زیر می باشند:

• آشنایی با امکانات اینترنت برای اطلاع رسانی و اطلاع یابی در روابط عمومی یک سـازمان نیازمنـد آمـوزش مـداوم کارکنان مجموعه است. لازم است کارشناسان روابط عمومی حداقل با مفاهیم پایه ویندوز، اینترنت، پسـت الکترونیـک، مرورگـر وب، گفتگوی اینترنتی، موتورهای جستجو، فهرست های اینترنتی، شبکه های اجتماعی، گروه های خبری و امنیت اطلاعات در شبکه آشنایی داشته باشند و مهارت به کارگیری آنها را نیز کسب نمایند.

• اطلاع رسانی به وسیله اینترنت علاوه بر دسترسی به اطلاعات مناسب، نیازمند بهره گیری از فناوری های نوینی است که استفاده از آنها نیازمند طی دوره های تخصصی رایانه ای است. بالاترین بهره وری زمانی به دست خواهد آمد که بخش جمع آوری اطلاعات و به روزرسانی آن به کارکنان روابط عمومی واگذار شود و تـیم فنـی، عهـده دار مسـائل رایانه ای نظیر طراحی وب سایت، نگهداری سرویس دهنده وب، افزایش کیفیت خدمات شبکه و امنیت آن باشد.

• از آنجایی که دسترسی آسان و سریع کاربران به وب سایت سازمان موجب بهبود اطلاع رسانی می شود، بهتر است نام مناسبی برای حوزه سازمان مربوط انتخاب گردد. بسیاری نام حوزه خـود را بـا پسـوند (com)کـه بـه معنـی شرکت خصوصی ثبت شده در آمریکاست، ثبت کرده اند. این عمل نه تنهـا موجـب کـاهش اعتبـار اطلاعـات وب سایت نزد مخاطب می شود، بلکه نمایانگر وابستگی این سازمانها به مؤسسات آمریکایی نیز می باشد؛ در حالی که روش صحیح آن است که سازمان ها، نهادها و وزارتخانه های وابسته به نظام جمهوری اسلامی ایران نام خود را بـا پسوند ir.gov یا ir.go ، دانشگاهها با پسوند ir.ac و NGO های ایرانی خود را با پسوند ir.Or یا ir.Org ثبـت نمایند. (رنجبری،1380،ص12)

• با توجه به گستردگی مکانی اینترنت و تنوع مخاطب از نظر زبانی و نوع نیـاز، مسـئولان تهیـه اطلاعـات در روابـط عمومی ها باید مطالب مفید را به زبان مناسب تهیه کنند. طی بررسی ای که از سایت های دولتی انجام گرفته است، اطلاعات آنها اغلب به صورت ناقص و بدون در نظر گرفتن نیاز مراجعه کنندگان تهیه شده بـود، از سـوی دیگـر در حالتی که بخش قابل ملاحظه ای از مخاطبان این سایت ها افراد خارجی بودند محتوای آنها تنها بـه زبـان فارسـی ارائه شده و گاه برعکس هیچ گونه اطلاعاتی به زبان فارسی نداشتند. چنانچه زبان ارائه اطلاعات به زبان فارسی باشد باید به هنگام طراحی سایت از کد اسـتاندارد فارسـی در کـامپیوتر استفاده کرد. این امر موجب می شود اولاً کاربران برای مشاهده صفحات، هیچ گونه تنظیم خاصی در کامپیوتر خود انجام ندهند (بویژه آنکه برای مبتدیان کار پیچیده ای اسـت ) ثانیـاً امکـان جسـتجوی محتویـات وب سـایت را در موتورها و فهرست های جستجو فراهم سازد.

• از آنجایی که بیشتر کاربران اینترنت برای یافتن وب سایت یک سازمان از موتورهای جستجو، نظیر Google بهره می گیرند، روابط عمومی ها باید با انتخاب کلمات توصیفی مناسب نسبت به معرفی وب سایت سـازمان خـویش بـه موتورهای جستجو مهم نظیرAsk ،Google ،Altavista و فهرسـت هـای جسـتجو نظیـرYahoo ،About ، Dmoz اقدام کنند. با وجود اینکه این کار بدون هزیه و در زمان کوتاهی انجام پذیر اسـت، بسـیاری از وب سـایت های ایرانی از این امکان بی بهره مانده اند.

• یکی از ویژگی های رسانه های اینترنتی، سرعت دسترسی به اطلاعات است، به همین سبب باید اطلاعات موجود در سایت را به سرعت روزآمد کرد. بدون شک این امر نیازمند همکاری کارآمد میان تـیم روابـط عمـومی بـرای تهیـه اطلاعات جدید و از سوی دیگر تیم فنی برای قراردادن این اطلاعات بر روی وب سایت است.

• کاربران انتظار دارند پس از صرف زمان و یافتن وب سایت سازمان مورد نظر خویش، صفحات وب سـایت مزبـور را مشاهده کنند، با این وجود سایت اینترنتی بعضی از سازمان هایی که بعضاً از طریـق صـدا و سـیما بـه معرفـی وب سایت خویش می پردازند، در دسترس نمی باشد. چنین امری به مثابه آن اسـت کـه بعـد از معرفـی تلفـن روابـط عمومی سازمان خویش از طریق جراید، هیچ یک از کارکنان به تماس های گرفته شـده پاسـخ ندهنـد. وب سـایت مرده، روابط عمومی اینترنتی مرده است.

سرانجام باید به خاطر داشت علی رغم اینکه اینترنت افق های جدیدی را در روابط عمومی و تقابل بین سازمان ها و مخاطبانشان گشوده است، اما هنوز تنها حدود 5/6 میلیون کاربرد اینترنتی در ایران توان دسترسی بـه صـفحات وب را دارند و هنوز بسیاری از مخاطبان فقط توانایی استفاده از تلفن، نامه و یا مراجعه حضوری را دارنـد. اگـرچـه روابط عمومی یعنی اطلاع رسانی درست در هر زمان و در هر کجا و با هر ابزار مناسب. (رنجبری، 1382،ص23 )

بنابراین روابط عمومی امروز در گستره ای از تکنولوژی ها و روش های جدید اطلاعاتی و ارتباطی قرار گرفته اسـت کـه آشنایی با این تکنولوژی ها و روش های نوین، افق های جدیدی را برای توسعه فعالیت هـا و برنامـه هـای اطلاعـاتی آن می گشاید تا بتواند با بهره گیری از آنها سریعتر و مؤثرتر با مخاطبان خـود ارتبـاط برقـرار کـرده و در زمـان کمتـری اطلاعات و پیام ها را به آنان رسانده و در اسرع وقت بازخوردهای آن را از مخاطب دریافت کند و یک فرایند ارتباطی دو سویه اثربخش بین سازمان و مخاطب را در حداقل زمان ممکن مهیا سازد. بدون تردید طراحی و اجـرای موفـق چنـین فرآیندی تنها از طریق تکنولوژی های نوین ارتباطی و اطلاعاتی میسر خواهد بود. (سید محسنی، 1380 ،ص 71و 72)

منبع مرجع: شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)