شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران (شارا)-||نويسنده|بهمن علي بخشي كارشناس ارشد روابط عمومي|| اكنون كه با مجموعه اي از چالش هاي زاييده فناوري اينترنت در دنياي روابط عمومي آشـنا شـديم، فرصـت مناسـبي است تا از راهكارهايي كه مي تواند موجب مواجهه بهتر با اين چالش ها شود، مطلع شويم و اين امر خود مـي توانـد موجب افزايش بهره وري و كارآيي روابط عمومي سازمان و در نهايت ارتباط مناسب تر سـازمان و مخاطبـان آن گردد. اين راهكارها به شرح زير مي باشند:

• آشنايي با امكانات اينترنت براي اطلاع رساني و اطلاع يابي در روابط عمومي يك سـازمان نيازمنـد آمـوزش مـداوم كاركنان مجموعه است. لازم است كارشناسان روابط عمومي حداقل با مفاهيم پايه ويندوز، اينترنت، پسـت الكترونيـك، مرورگـر وب، گفتگوي اينترنتي، موتورهاي جستجو، فهرست هاي اينترنتي، شبكه هاي اجتماعي، گروه هاي خبري و امنيت اطلاعات در شبكه آشنايي داشته باشند و مهارت به كارگيري آنها را نيز كسب نمايند.

• اطلاع رساني به وسيله اينترنت علاوه بر دسترسي به اطلاعات مناسب، نيازمند بهره گيري از فناوري هاي نويني است كه استفاده از آنها نيازمند طي دوره هاي تخصصي رايانه اي است. بالاترين بهره وري زماني به دست خواهد آمد كه بخش جمع آوري اطلاعات و به روزرساني آن به كاركنان روابط عمومي واگذار شود و تـيم فنـي، عهـده دار مسـائل رايانه اي نظير طراحي وب سايت، نگهداري سرويس دهنده وب، افزايش كيفيت خدمات شبكه و امنيت آن باشد.

• از آنجايي كه دسترسي آسان و سريع كاربران به وب سايت سازمان موجب بهبود اطلاع رساني مي شود، بهتر است نام مناسبي براي حوزه سازمان مربوط انتخاب گردد. بسياري نام حوزه خـود را بـا پسـوند (com)كـه بـه معنـي شركت خصوصي ثبت شده در آمريكاست، ثبت كرده اند. اين عمل نه تنهـا موجـب كـاهش اعتبـار اطلاعـات وب سايت نزد مخاطب مي شود، بلكه نمايانگر وابستگي اين سازمانها به مؤسسات آمريكايي نيز مي باشد؛ در حالي كه روش صحيح آن است كه سازمان ها، نهادها و وزارتخانه هاي وابسته به نظام جمهوري اسلامي ايران نام خود را بـا پسوند ir.gov يا ir.go ، دانشگاهها با پسوند ir.ac و NGO هاي ايراني خود را با پسوند ir.Or يا ir.Org ثبـت نمايند. (رنجبري،1380،ص12)

• با توجه به گستردگي مكاني اينترنت و تنوع مخاطب از نظر زباني و نوع نيـاز، مسـئولان تهيـه اطلاعـات در روابـط عمومي ها بايد مطالب مفيد را به زبان مناسب تهيه كنند. طي بررسي اي كه از سايت هاي دولتي انجام گرفته است، اطلاعات آنها اغلب به صورت ناقص و بدون در نظر گرفتن نياز مراجعه كنندگان تهيه شده بـود، از سـوي ديگـر در حالتي كه بخش قابل ملاحظه اي از مخاطبان اين سايت ها افراد خارجي بودند محتواي آنها تنها بـه زبـان فارسـي ارائه شده و گاه برعكس هيچ گونه اطلاعاتي به زبان فارسي نداشتند. چنانچه زبان ارائه اطلاعات به زبان فارسي باشد بايد به هنگام طراحي سايت از كد اسـتاندارد فارسـي در كـامپيوتر استفاده كرد. اين امر موجب مي شود اولاً كاربران براي مشاهده صفحات، هيچ گونه تنظيم خاصي در كامپيوتر خود انجام ندهند (بويژه آنكه براي مبتديان كار پيچيده اي اسـت ) ثانيـاً امكـان جسـتجوي محتويـات وب سـايت را در موتورها و فهرست هاي جستجو فراهم سازد.

• از آنجايي كه بيشتر كاربران اينترنت براي يافتن وب سايت يك سازمان از موتورهاي جستجو، نظير Google بهره مي گيرند، روابط عمومي ها بايد با انتخاب كلمات توصيفي مناسب نسبت به معرفي وب سايت سـازمان خـويش بـه موتورهاي جستجو مهم نظيرAsk ،Google ،Altavista و فهرسـت هـاي جسـتجو نظيـرYahoo ،About ، Dmoz اقدام كنند. با وجود اينكه اين كار بدون هزيه و در زمان كوتاهي انجام پذير اسـت، بسـياري از وب سـايت هاي ايراني از اين امكان بي بهره مانده اند.

• يكي از ويژگي هاي رسانه هاي اينترنتي، سرعت دسترسي به اطلاعات است، به همين سبب بايد اطلاعات موجود در سايت را به سرعت روزآمد كرد. بدون شك اين امر نيازمند همكاري كارآمد ميان تـيم روابـط عمـومي بـراي تهيـه اطلاعات جديد و از سوي ديگر تيم فني براي قراردادن اين اطلاعات بر روي وب سايت است.

• كاربران انتظار دارند پس از صرف زمان و يافتن وب سايت سازمان مورد نظر خويش، صفحات وب سـايت مزبـور را مشاهده كنند، با اين وجود سايت اينترنتي بعضي از سازمان هايي كه بعضاً از طريـق صـدا و سـيما بـه معرفـي وب سايت خويش مي پردازند، در دسترس نمي باشد. چنين امري به مثابه آن اسـت كـه بعـد از معرفـي تلفـن روابـط عمومي سازمان خويش از طريق جرايد، هيچ يك از كاركنان به تماس هاي گرفته شـده پاسـخ ندهنـد. وب سـايت مرده، روابط عمومي اينترنتي مرده است.

سرانجام بايد به خاطر داشت علي رغم اينكه اينترنت افق هاي جديدي را در روابط عمومي و تقابل بين سازمان ها و مخاطبانشان گشوده است، اما هنوز تنها حدود 5/6 ميليون كاربرد اينترنتي در ايران توان دسترسي بـه صـفحات وب را دارند و هنوز بسياري از مخاطبان فقط توانايي استفاده از تلفن، نامه و يا مراجعه حضوري را دارنـد. اگـرچـه روابط عمومي يعني اطلاع رساني درست در هر زمان و در هر كجا و با هر ابزار مناسب. (رنجبري، 1382،ص23 )

بنابراين روابط عمومي امروز در گستره اي از تكنولوژي ها و روش هاي جديد اطلاعاتي و ارتباطي قرار گرفته اسـت كـه آشنايي با اين تكنولوژي ها و روش هاي نوين، افق هاي جديدي را براي توسعه فعاليت هـا و برنامـه هـاي اطلاعـاتي آن مي گشايد تا بتواند با بهره گيري از آنها سريعتر و مؤثرتر با مخاطبان خـود ارتبـاط برقـرار كـرده و در زمـان كمتـري اطلاعات و پيام ها را به آنان رسانده و در اسرع وقت بازخوردهاي آن را از مخاطب دريافت كند و يك فرايند ارتباطي دو سويه اثربخش بين سازمان و مخاطب را در حداقل زمان ممكن مهيا سازد. بدون ترديد طراحي و اجـراي موفـق چنـين فرآيندي تنها از طريق تكنولوژي هاي نوين ارتباطي و اطلاعاتي ميسر خواهد بود. (سيد محسني، 1380 ،ص 71و 72)

منبع مرجع: شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران (شارا)