شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)- هربرت سایمون معتقد است که سازمان نمی‌تواند بدون ارتباط وجود داشته باشد و چستر بارنارد می‌گوید؛ تهیه یک سیستم ارتباطی از جمله وظایف اساسی مدیر است.

اما دانسته و می دانیم که ارتباط از نظر لغوی، واژه‌ای است عربی از باب افتعال، که در فارسی به صورت مصدری و به معنای پیوند دادن، ربط دادن و به صورت اسم مصدر به معنی بستگی، پیوند، پیوستگی و رابطه، به کار می‌رود و در فرهنگ مدیریت‌، تعاریفی نظیر نقل و انتقال اطلاعات، دیدگاه‌ها، نگرش‌ها یا احساسات فرد یا گروهی به فرد یا گروه دیگر را دارد.

هربرت سایمون در توضیح دیگری، هر فراگردی را که به وسیله آن مقدمات تصمیم‌گیری از یک عضو سازمان به عضو دیگر انتقال داده شود را ارتباطات می نامد. از مجموع این تعاریف در نهایت باید گفت که ارتباطات، عبارت است از مبادله اطلاعات و کاری که بر روی انتقال آن به دیگران صورت می‌گیرد.

به بیانی ساده، ارتباطات را می‌توان تبادل اطلاعات و انتقال معنی دانست. حال اگر خواسته باشیم در این چرخه، ارتباط سازمانی را بیان کنیم، ارتباط سازمانی فرآیندی است که مدیران را برای دریافت اطلاعات و تبادل معنی با افراد فراوان داخل سازمان و افراد در سازمان‌های مربوط به خارج از آن سیستم توانا می‌سازد.

اغلب اندیشمندان سازمانی، تنوع نوع ارتباطات سازمانی را عبارت از ارتباطات عمودی (از بالا به پایین و بالعکس)، ارتباطات رسمی و ارتباطات غیررسمی می دانند.

ارتباطات عمودی از بالا به پایین با اهداف هدایت، آموزش، اطلاعات و ابلاغ دستورات مقامات مافوق به زیردستان است و ارتباطات عمودی از پایین به بالا برای ارائه گزارش، پیشنهاد، ادای توضیحات و درخواست‌های گوناگون است.

در ارتباطات از پایین به بالا هرگاه زیر دست دریابد مافوق نسبت به پاره‌ای اطلاعات واکنش منفی از خود نشان می‌دهد، در ارسال آن نوع اطلاعات امساک کرده یا آنها را تعدیل می‌کند.

در ارتباط از بالا به پایین هرگاه مدیران از ارائه اطلاعات واقعی و کافی به زیردستان خودداری کنند، آنگاه زیردستان اعتماد خود را نسبت به آنان از دست داده و نمی‌توانند پاسخ‌های صحیح و درستی به پیام‌های ارتباطی آنها دهند، که این امر باعث تنش‌هایی در سازمان می‌شود.

ارتباط رسمی هم در گروه‌های کوچک رسمی، شامل شبکه‌های همه‌جانبه، چرخی و زنجیره‌ای شکل می گیرد. در ارتباط همه‌جانبه همه اعضا می‌توانند آزادانه با هم در ارتباط باشند.

در شبکه چرخی، رهبر به عنوان کانون و مرکز این ارتباطات فعالیت می‌کند و در شبکه زنجیره‌ای یک زنجیر فرماندهی رسمی وجود دارد. وجود هر یک از این سه شبکه به هدف گروه، بستگی دارد. افراد به محض ورود به سازمان بنا بر علل مختلف مانند علایق و سلیقه‌های مشترک، همفکری و همدلی‌ها، الفت و نزدیکی‌ها و غیره با هم رابطه برقرار می‌کنند و شبکه ارتباطات غیررسمی را تشکیل می‌دهند.

ارتباطات غیررسمی در سازمان، گاهی اوقات آنقدر توسعه می‌یابد که ارتباطات رسمی در آن محو می‌شود و در صورتی که ارتباطات غیررسمی با اهداف سازمان در تعارض باشد، در راه رسیدن به این اهداف، اختلال ایجاد می‌کند و در جو سازمان تنش پدید می‌آورد.

هرگاه مدیر این‌گونه روابط را در راستای اهداف سازمانی ببیند آنگاه باید از آنها بهره گیرد و هرگاه آنها را مخالف و بازدارنده ببیند، باید در توقف این‌گونه روابط بکوشد تا بتواند تنش‌زدایی کند.

به طور کلی هر عاملی که مزاحم تبادل اطلاعات بین فرستنده و گیرنده پیام شود از موانع ارتباطات محسوب می‌شود. پس با توجه به اهمیت فراوان ارتباطات در سازمان‌ها، برای مدیران بسیار مهم است که پدیده‌های خاصی را که به صورت مانع بر جریان سالم ارتباطی اثر می‌گذارند و آن را دچار کندی و پیچیدگی و یا اصولاً مسدود می‌کنند، شناخته و در رفع آن بکوشند.‌

خالی از لطف نیست که بدانیم ارتباط فردی نیز که فرآیند تبادل اطلاعات و انتقال معنی میان دو نفر را به عهده دارد، خود به عنوان یک عامل اثر گذار برای یک سازمان است. زیرا موانع فردی یا موانعی که با عامل انسانی ارتباط پیدا می‌کند شامل مسائلی می‌شود که خصوصیات گیرنده و فرستنده پیام و اختلاف بین دو طرف را زیر سؤال می‌برد.

برخی متفکران ارتباطات سازمانی که در سال‌های اخیر به عنوان مشاور مدیریت به یافتن نارسایی‌های سازمانی پرداخته‌اند، بر این اعتقادند که بسیاری از مسائل و مشکلات حاکم بر سازمان، ناشی از بافت نادرست ارتباطی و عدم توجه به ظرایف ارتباطات سازمانی بوده است و اگر مدیران بر این امور واقف شوند، چه بسا با اثربخشی بهتر و بیشتر، کارهای مربوط به خود را انجام ‌دهند.

زیرا ارتباطات و نقش آن به صورتی بالقوه، هم توانایی ایجاد محرک و پویایی در سازمان و کمک به توسعه کمی و کیفی فعالیت‌ها و موفقیت سازمان در دستیابی به مقاصدش را دارد و هم قادر به ایجاد سد و مشکل در راه رسیدن به هدف‌های سازمان و ایجاد اختلال و نابسامانی در فعالیت‌های آن است.

منبع مرجع: شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)