شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران (شارا)- هربرت سايمون معتقد است كه سازمان نمي‌تواند بدون ارتباط وجود داشته باشد و چستر بارنارد مي‌گويد؛ تهيه يك سيستم ارتباطي از جمله وظايف اساسي مدير است.
اما دانسته و مي دانيم كه ارتباط از نظر لغوي، واژه‌اي است عربي از باب افتعال، كه در فارسي به صورت مصدري و به معناي پيوند دادن، ربط دادن و به صورت اسم مصدر به معني بستگي، پيوند، پيوستگي و رابطه، به كار مي‌رود و در فرهنگ مديريت، تعاريفي نظير نقل و انتقال اطلاعات، ديدگاه‌ها، نگرش‌ها يا احساسات فرد يا گروهي به فرد يا گروه ديگر را دارد.
هربرت سايمون در توضيح ديگري، هر فراگردي را كه به وسيله آن مقدمات تصميم‌گيري از يك عضو سازمان به عضو ديگر انتقال داده شود را ارتباطات مي نامد. از مجموع اين تعاريف در نهايت بايد گفت كه ارتباطات، عبارت است از مبادله اطلاعات و كاري كه بر روي انتقال آن به ديگران صورت مي‌گيرد.
به بياني ساده، ارتباطات را مي‌توان تبادل اطلاعات و انتقال معني دانست. حال اگر خواسته باشيم در اين چرخه، ارتباط سازماني را بيان كنيم، ارتباط سازماني فرآيندي است كه مديران را براي دريافت اطلاعات و تبادل معني با افراد فراوان داخل سازمان و افراد در سازمان‌هاي مربوط به خارج از آن سيستم توانا مي‌سازد.
اغلب انديشمندان سازماني، تنوع نوع ارتباطات سازماني را عبارت از ارتباطات عمودي (از بالا به پايين و بالعكس)، ارتباطات رسمي و ارتباطات غيررسمي مي دانند.
ارتباطات عمودي از بالا به پايين با اهداف هدايت، آموزش، اطلاعات و ابلاغ دستورات مقامات مافوق به زيردستان است و ارتباطات عمودي از پايين به بالا براي ارائه گزارش، پيشنهاد، اداي توضيحات و درخواست‌هاي گوناگون است.
در ارتباطات از پايين به بالا هرگاه زير دست دريابد مافوق نسبت به پاره‌اي اطلاعات واكنش منفي از خود نشان مي‌دهد، در ارسال آن نوع اطلاعات امساك كرده يا آنها را تعديل مي‌كند.
در ارتباط از بالا به پايين هرگاه مديران از ارائه اطلاعات واقعي و كافي به زيردستان خودداري كنند، آنگاه زيردستان اعتماد خود را نسبت به آنان از دست داده و نمي‌توانند پاسخ‌هاي صحيح و درستي به پيام‌هاي ارتباطي آنها دهند، كه اين امر باعث تنش‌هايي در سازمان مي‌شود.
ارتباط رسمي هم در گروه‌هاي كوچك رسمي، شامل شبكه‌هاي همه‌جانبه، چرخي و زنجيره‌اي شكل مي گيرد. در ارتباط همه‌جانبه همه اعضا مي‌توانند آزادانه با هم در ارتباط باشند.
در شبكه چرخي، رهبر به عنوان كانون و مركز اين ارتباطات فعاليت مي‌كند و در شبكه زنجيره‌اي يك زنجير فرماندهي رسمي وجود دارد. وجود هر يك از اين سه شبكه به هدف گروه، بستگي دارد. افراد به محض ورود به سازمان بنا بر علل مختلف مانند علايق و سليقه‌هاي مشترك، همفكري و همدلي‌ها، الفت و نزديكي‌ها و غيره با هم رابطه برقرار مي‌كنند و شبكه ارتباطات غيررسمي را تشكيل مي‌دهند.
ارتباطات غيررسمي در سازمان، گاهي اوقات آنقدر توسعه مي‌يابد كه ارتباطات رسمي در آن محو مي‌شود و در صورتي كه ارتباطات غيررسمي با اهداف سازمان در تعارض باشد، در راه رسيدن به اين اهداف، اختلال ايجاد مي‌كند و در جو سازمان تنش پديد مي‌آورد.
هرگاه مدير اين‌گونه روابط را در راستاي اهداف سازماني ببيند آنگاه بايد از آنها بهره گيرد و هرگاه آنها را مخالف و بازدارنده ببيند، بايد در توقف اين‌گونه روابط بكوشد تا بتواند تنش‌زدايي كند.
به طور كلي هر عاملي كه مزاحم تبادل اطلاعات بين فرستنده و گيرنده پيام شود از موانع ارتباطات محسوب مي‌شود. پس با توجه به اهميت فراوان ارتباطات در سازمان‌ها، براي مديران بسيار مهم است كه پديده‌هاي خاصي را كه به صورت مانع بر جريان سالم ارتباطي اثر مي‌گذارند و آن را دچار كندي و پيچيدگي و يا اصولاً مسدود مي‌كنند، شناخته و در رفع آن بكوشند.
خالي از لطف نيست كه بدانيم ارتباط فردي نيز كه فرآيند تبادل اطلاعات و انتقال معني ميان دو نفر را به عهده دارد، خود به عنوان يك عامل اثر گذار براي يك سازمان است. زيرا موانع فردي يا موانعي كه با عامل انساني ارتباط پيدا مي‌كند شامل مسائلي مي‌شود كه خصوصيات گيرنده و فرستنده پيام و اختلاف بين دو طرف را زير سؤال مي‌برد.
برخي متفكران ارتباطات سازماني كه در سال‌هاي اخير به عنوان مشاور مديريت به يافتن نارسايي‌هاي سازماني پرداخته‌اند، بر اين اعتقادند كه بسياري از مسائل و مشكلات حاكم بر سازمان، ناشي از بافت نادرست ارتباطي و عدم توجه به ظرايف ارتباطات سازماني بوده است و اگر مديران بر اين امور واقف شوند، چه بسا با اثربخشي بهتر و بيشتر، كارهاي مربوط به خود را انجام دهند.
زيرا ارتباطات و نقش آن به صورتي بالقوه، هم توانايي ايجاد محرك و پويايي در سازمان و كمك به توسعه كمي و كيفي فعاليت‌ها و موفقيت سازمان در دستيابي به مقاصدش را دارد و هم قادر به ايجاد سد و مشكل در راه رسيدن به هدف‌هاي سازمان و ايجاد اختلال و نابساماني در فعاليت‌هاي آن است.
منبع مرجع: شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران (شارا)