شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)، همانطور که در ایده گذشته اشاره شد، علت بروز درگیری در بسیاری از جلسات کیفیت پایین آنهاست. این عامل در کنار اهمیت روزافزون مدیریت بهینه زمان باعث افزایش حساسیت برندها و مدیران آنها در بررسی اجلاس های مختلف می شود. همچنین در ایده های گذشته اشاره شد که حدود نیمی از جلسات مختلف در کسب وکارها بدون هیچ دستاورد مشخصی به پایان رسیده و شرکت کنندگان را از حضور در آن گردهمایی ناامید می کند.

با این حال باید توجه داشت که تنها این عوامل در کاهش استقبال از کنفرانس ها تاثیرگذار نیستند. عوامل گوناگونی می تواند در این زمینه موثر تلقی شود. یکی از عوامل اصلی در این میان عدم اختصاص یک سیستم مشخص در کنفرانس ها به منظور سازماندهی جلسات است.

در واقع همانطور که در ایده قبل توضیح داده شد، حضور رئیس جلسه تاثیرات بسیار مفیدی روی کیفیت و به تبع آن رضایت شرکت کنندگان خواهد داشت. در غیر این صورت به هیچ وجه دور از ذهن نیست که موضوعات مختلفی در جلسه مطرح شده، به دنبال آن جریان بحث از مسیر اصلی خود منحرف شده و در نهایت تنها بحث های بی مورد باقی بماند.

پی بردن به لزوم جلوگیری از وقوع چنین اتفاقاتی اصلا دشوار نیست. با این حال آنچه در اینجا دشوار است، چگونگی مقابله با این رویدادها در عمل است.

ایده

به عنوان برگزار کننده یک کنفرانس، هدف اصلی شما کسب موقعیت بهتر در کسب وکارتان به واسطه سازماندهی مناسب چنین جلساتی است. در همین راستا لازم است تصمیمات خود را در جهت تقویت هرچه بیشتر نقاط قوت عناصر اجلاس تان اخذ کنید.

به کارگیری سخنرانان حرفه ای و آگاه به حوزه کنفرانس، انتخاب زمان مناسب برای برگزاری جلسه و فراهم کردن امکانات رفاهی در حد توان تنها بخش اولیه کار شما را تشکیل خواهد داد. با این حال آنچه از همه مهم تر است، تعیین خط سیر مطالعاتی و پژوهشی کنفرانس است. این نکته به شما کمک خواهد کرد که از اتفاقات نامطلوبی نظیر AOB جلوگیری کنید.

این واژه مخفف Any Other Business  است که در اصطلاح به معنای انحراف جلسه از محور پژوهش اصلی خود و در نهایت پایان یافتن آن با استفاده از گفت وگوهای خارج از حوزه آن کسب وکار است. این اتفاق در اغلب جلساتی که راهکار مناسبی در راستای مدیریت آن پیدا نشده باشد، رخ می دهد.

تصور کنید چه خواهد شد اگر جلسه  شما دچار چنین سرنوشتی شود؟ به آسانی قابل پیش بینی است که اجلاس نه تنها از مسیر اصلی خود منحرف خواهد شد، بلکه بحث های شکل گرفته در قالب چنین نشستی نیز کمترین ارزشی نخواهند داشت.

پیشنهاد ایده حاضر در خصوص جلوگیری از این اتفاق، تعیین سیر پژوهشی نشست و همچنین ارائه فهرست گفت وگوهای پیش بینی شده است. به این ترتیب هر شرکت کننده پیش از حضور در نشست به خوبی از اطلاعاتی که قرار است دریافت کند آگاه بوده و احتمال انحراف جلسه از موضوع خود تا حد قابل توجهی کاهش خواهد یافت.

مدیریت بهینه جلسه نیز یکی دیگر از نکات کلیدی در برگزاری هرچه بهتر یک نشست است. در واقع تعیین جریان مطالعاتی تنها زمینه آکادمیک را مرتفع خواهد کرد. در عمل نیاز به مجری های مناسبی نیز وجود دارد. این مجری ها به طور مشخص شامل مدیر جلسه، سخنرانان و البته خود شما است.

بنابراین اگر قرار است در میان کنفرانس به سخنرانی بپردازید، متن آن را با دقت انتخاب و در صورت لزوم اصلاح کنید. همچنین اطمینان از تجربه کافی سخنرانان جلسه هم می تواند به خلق یک رویداد تاریخی برای برند تان کمک شایانی کند.

آنچه در عمل باید انجام دهید

- در صورتی که کنفرانس شما چندجانبه بوده و از کسب وکارهای مختلف در آن شرکت می کنند، سیر مطالعاتی خود را براساس آن کسب وکارها تنظیم کنید. به هر حال باید به فکر شرکای تجاری نیز بود.

- مدیر جلسه باید به خوبی از محور پژوهشی نشست باخبر باشد. همچنین به منظور بهبود کیفیت مدیریتی وی بهتر است در طول جلسه از سیستم صوتی و هندزفری به منظور انتقال اطلاعات از سوی تیم پشتیبانی استفاده کنید.

- در کنفرانس های حرفه ای هیچ جایی برای اتلاف زمان وجود ندارد. زمان پراهمیت ترین عنصر در نزد شرکت کنندگان بوده و به هیچ وجه نباید آن را بیهوده تلف کرد.

منبع: فرصت امروز