شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران (شارا)، همانطور كه در ايده گذشته اشاره شد، علت بروز درگيري در بسياري از جلسات كيفيت پايين آنهاست. اين عامل در كنار اهميت روزافزون مديريت بهينه زمان باعث افزايش حساسيت برندها و مديران آنها در بررسي اجلاس هاي مختلف مي شود. همچنين در ايده هاي گذشته اشاره شد كه حدود نيمي از جلسات مختلف در كسب وكارها بدون هيچ دستاورد مشخصي به پايان رسيده و شركت كنندگان را از حضور در آن گردهمايي نااميد مي كند.

با اين حال بايد توجه داشت كه تنها اين عوامل در كاهش استقبال از كنفرانس ها تاثيرگذار نيستند. عوامل گوناگوني مي تواند در اين زمينه موثر تلقي شود. يكي از عوامل اصلي در اين ميان عدم اختصاص يك سيستم مشخص در كنفرانس ها به منظور سازماندهي جلسات است.

در واقع همانطور كه در ايده قبل توضيح داده شد، حضور رئيس جلسه تاثيرات بسيار مفيدي روي كيفيت و به تبع آن رضايت شركت كنندگان خواهد داشت. در غير اين صورت به هيچ وجه دور از ذهن نيست كه موضوعات مختلفي در جلسه مطرح شده، به دنبال آن جريان بحث از مسير اصلي خود منحرف شده و در نهايت تنها بحث هاي بي مورد باقي بماند.

پي بردن به لزوم جلوگيري از وقوع چنين اتفاقاتي اصلا دشوار نيست. با اين حال آنچه در اينجا دشوار است، چگونگي مقابله با اين رويدادها در عمل است.

ايده

به عنوان برگزار كننده يك كنفرانس، هدف اصلي شما كسب موقعيت بهتر در كسب وكارتان به واسطه سازماندهي مناسب چنين جلساتي است. در همين راستا لازم است تصميمات خود را در جهت تقويت هرچه بيشتر نقاط قوت عناصر اجلاس تان اخذ كنيد.

به كارگيري سخنرانان حرفه اي و آگاه به حوزه كنفرانس، انتخاب زمان مناسب براي برگزاري جلسه و فراهم كردن امكانات رفاهي در حد توان تنها بخش اوليه كار شما را تشكيل خواهد داد. با اين حال آنچه از همه مهم تر است، تعيين خط سير مطالعاتي و پژوهشي كنفرانس است. اين نكته به شما كمك خواهد كرد كه از اتفاقات نامطلوبي نظير AOB جلوگيري كنيد.

اين واژه مخفف Any Other Business  است كه در اصطلاح به معناي انحراف جلسه از محور پژوهش اصلي خود و در نهايت پايان يافتن آن با استفاده از گفت وگوهاي خارج از حوزه آن كسب وكار است. اين اتفاق در اغلب جلساتي كه راهكار مناسبي در راستاي مديريت آن پيدا نشده باشد، رخ مي دهد.

تصور كنيد چه خواهد شد اگر جلسه  شما دچار چنين سرنوشتي شود؟ به آساني قابل پيش بيني است كه اجلاس نه تنها از مسير اصلي خود منحرف خواهد شد، بلكه بحث هاي شكل گرفته در قالب چنين نشستي نيز كمترين ارزشي نخواهند داشت.

پيشنهاد ايده حاضر در خصوص جلوگيري از اين اتفاق، تعيين سير پژوهشي نشست و همچنين ارائه فهرست گفت وگوهاي پيش بيني شده است. به اين ترتيب هر شركت كننده پيش از حضور در نشست به خوبي از اطلاعاتي كه قرار است دريافت كند آگاه بوده و احتمال انحراف جلسه از موضوع خود تا حد قابل توجهي كاهش خواهد يافت.

مديريت بهينه جلسه نيز يكي ديگر از نكات كليدي در برگزاري هرچه بهتر يك نشست است. در واقع تعيين جريان مطالعاتي تنها زمينه آكادميك را مرتفع خواهد كرد. در عمل نياز به مجري هاي مناسبي نيز وجود دارد. اين مجري ها به طور مشخص شامل مدير جلسه، سخنرانان و البته خود شما است.

بنابراين اگر قرار است در ميان كنفرانس به سخنراني بپردازيد، متن آن را با دقت انتخاب و در صورت لزوم اصلاح كنيد. همچنين اطمينان از تجربه كافي سخنرانان جلسه هم مي تواند به خلق يك رويداد تاريخي براي برند تان كمك شاياني كند.

آنچه در عمل بايد انجام دهيد

- در صورتي كه كنفرانس شما چندجانبه بوده و از كسب وكارهاي مختلف در آن شركت مي كنند، سير مطالعاتي خود را براساس آن كسب وكارها تنظيم كنيد. به هر حال بايد به فكر شركاي تجاري نيز بود.

- مدير جلسه بايد به خوبي از محور پژوهشي نشست باخبر باشد. همچنين به منظور بهبود كيفيت مديريتي وي بهتر است در طول جلسه از سيستم صوتي و هندزفري به منظور انتقال اطلاعات از سوي تيم پشتيباني استفاده كنيد.

- در كنفرانس هاي حرفه اي هيچ جايي براي اتلاف زمان وجود ندارد. زمان پراهميت ترين عنصر در نزد شركت كنندگان بوده و به هيچ وجه نبايد آن را بيهوده تلف كرد.

منبع: فرصت امروز