شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)- امروز آخرین روز از هفته دولت است. امسال بر خلاف سال‌های گذشته، اطلاع‌رسانی دستگاه‌های دولتی در هفته دولت، در مجموع بسیار هدفمند و منسجم ارایه شد که این امر جای قدردانی از روابط عمومی‌های دولتی دارد. اما رمز موفقیت این طرح چه بوده است. رمز موفقیت را می‌توان در سه عبارت زیر خلاصه کرد:

1- برنامه ریزی مطلوب
برنامه ریزی به زبان ساده یعنی تصمیم گیری در مورد اینکه چه کارهایی باید انجام گیرد، با چه هدفی، از چه راه‌هایی و با چه وسایلی. این برنامه‌ریزی منسجم در هفته دولت از طریق شورای اطلاع‌رسانی دولت و سپس وزارت‌خانه‌ها به دستگاه‌های اجرایی کشور ابلاغ شد.

2- مدیریت مطلوب و هماهنگ
مدیران روابط عمومی دستگاه‌های دولتی بعد از دریافت برنامه‌ اصلی که به عنوان سند بالادستی منظور می‌شود در سازمان خود وظیفه برنامه ریزی، سازماندهی، بسیج امکانات، هدایت و سرپرستی و نهایتا ارزیابی و کنترل را برعهده دارند. لذا باید در مقام یک هماهنگ‌کننده برنامه‌های دریافتی را در سازمان خود بومی‌سازی کرده و راهکارهای اجرای آن را برای بخش‌های مختلف روابط عمومی برنامه ریزی و سازماندهی کند.

3- مشارکت‌
سازماندهی و جلب مشارکت بخش‌های دیگر از اختیارات و توانمندی‌های روابط عمومی است. مشارکت تمام کارکنان از قسمت روابط عمومی گرفته تا سایر بخش‌ها در سازمان برای پیشبرد این برنامه، بخش مهم دستیابی به این موفقیت بوده است. بی‌شک عدم همراهی واحدهای دیگر سازمانی، حتی سایر سازمان‌ها و شرکت‌های همکار، می‌توانست این طرح را با شکست مواجه کند.
 

 🔻اما کار در اینجا برای روابط عمومی‌ها تمام نمی‌شود. دو کار دیگر باقی‌مانده است:
1-ارزیابی اقدامات انجام‌شده در هفته دولت به منظور بررسی میزان دسترسی به اهداف و برنامه‌های از قبل پیش‌بینی شده. در اینجا حتی مناسب است که نقاط ضعف و مشکلات پیش‌رو یادداشت شود تا برای مناسبت‌های مشابه و سال‌های بعد این برنامه بهتر اجرا شود. حتی در پایان هم پیشنهادهایی را برای اجرای بهتر این مراسم در سال بعد بنویسید.

2-مستندسازی اقداماتی که در طول این مدت انجام شده است. بهتر است این مستندسازی مکتوب و تصویری باشد. تمام نامه‌نگاری‌هایی که در این زمینه انجام شده، تا طرح‌هایی که برای پوستر و بنر و اینفوگرافیک‌ها اجرا شده، گزارش‌هایی که تهیه شده، بازتاب خبرهای منتشره و... باید جمع‌آوری و نگهداری شود.