شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران (شارا)- امروز آخرين روز از هفته دولت است. امسال بر خلاف سال‌هاي گذشته، اطلاع‌رساني دستگاه‌هاي دولتي در هفته دولت، در مجموع بسيار هدفمند و منسجم ارايه شد كه اين امر جاي قدرداني از روابط عمومي‌هاي دولتي دارد. اما رمز موفقيت اين طرح چه بوده است. رمز موفقيت را مي‌توان در سه عبارت زير خلاصه كرد:
1- برنامه ريزي مطلوب
برنامه ريزي به زبان ساده يعني تصميم گيري در مورد اينكه چه كارهايي بايد انجام گيرد، با چه هدفي، از چه راه‌هايي و با چه وسايلي. اين برنامه‌ريزي منسجم در هفته دولت از طريق شوراي اطلاع‌رساني دولت و سپس وزارت‌خانه‌ها به دستگاه‌هاي اجرايي كشور ابلاغ شد.
2- مديريت مطلوب و هماهنگ
مديران روابط عمومي دستگاه‌هاي دولتي بعد از دريافت برنامه اصلي كه به عنوان سند بالادستي منظور مي‌شود در سازمان خود وظيفه برنامه ريزي، سازماندهي، بسيج امكانات، هدايت و سرپرستي و نهايتا ارزيابي و كنترل را برعهده دارند. لذا بايد در مقام يك هماهنگ‌كننده برنامه‌هاي دريافتي را در سازمان خود بومي‌سازي كرده و راهكارهاي اجراي آن را براي بخش‌هاي مختلف روابط عمومي برنامه ريزي و سازماندهي كند.
3- مشاركت
سازماندهي و جلب مشاركت بخش‌هاي ديگر از اختيارات و توانمندي‌هاي روابط عمومي است. مشاركت تمام كاركنان از قسمت روابط عمومي گرفته تا ساير بخش‌ها در سازمان براي پيشبرد اين برنامه، بخش مهم دستيابي به اين موفقيت بوده است. بي‌شك عدم همراهي واحدهاي ديگر سازماني، حتي ساير سازمان‌ها و شركت‌هاي همكار، مي‌توانست اين طرح را با شكست مواجه كند.
🔻اما كار در اينجا براي روابط عمومي‌ها تمام نمي‌شود. دو كار ديگر باقي‌مانده است:
1-ارزيابي اقدامات انجام‌شده در هفته دولت به منظور بررسي ميزان دسترسي به اهداف و برنامه‌هاي از قبل پيش‌بيني شده. در اينجا حتي مناسب است كه نقاط ضعف و مشكلات پيش‌رو يادداشت شود تا براي مناسبت‌هاي مشابه و سال‌هاي بعد اين برنامه بهتر اجرا شود. حتي در پايان هم پيشنهادهايي را براي اجراي بهتر اين مراسم در سال بعد بنويسيد.
2-مستندسازي اقداماتي كه در طول اين مدت انجام شده است. بهتر است اين مستندسازي مكتوب و تصويري باشد. تمام نامه‌نگاري‌هايي كه در اين زمينه انجام شده، تا طرح‌هايي كه براي پوستر و بنر و اينفوگرافيك‌ها اجرا شده، گزارش‌هايي كه تهيه شده، بازتاب خبرهاي منتشره و... بايد جمع‌آوري و نگهداري شود.