شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)- فرض کنید ثبت‌نام و کارهای ابتدایی برای حضور در یک رویداد را انجام داده‌اید و آماده ورود به فضای نمایشگاه هستید.

در این زمان نیاز است چند سوال حیاتی را از خودتان بپرسید یا در جلسات تخصصی با اعضای اصلی شرکت در میان بگذارید. این سوالات در نگاه نخست سطحی هستند اما می‌توانند در بهتر شدن کسب و کار شما تاثیر بسزایی داشته باشد. همسایه ما در نمایشگاه چه کسی است؟

این موضوع از اهمیت بالایی برخوردار است چراکه اگر غرفه کوچکی در اختیار دارید هرگز مکان آن را در کنار غرفه‌های بزرگ انتخاب نکنید. برای مثال غرفه کوچک شما در کنار یک پاویون هرگز موفق نخواهد بود زیرا آن غرفه بزرگ تمام توجهات را به خود جلب می‌کند. برای تغییر مکان به‌طور حتم اقدام کنید. هدف ما چه مخاطبانی هستند؟

هر نمایشگاه ممکن است ده‌ها هزار بازدیدکننده داشته باشد و هر غرفه دار باید هدف اصلی خود را بشناسد. با شناسایی اهداف و مخاطبان برنامه‌ریزی لازم را برای به‌دست آوردن توجه این بخش ویژه انجام دهید. ممکن است شما تنها مهندسان رایانه‌ای را در نظر داشته باشید به همین دلیل باید فضای غرفه را به گونه‌ای طراحی کنید که این مهندسان به آن بیشتر جلب شوند. چگونه میزان بازدیدها را به‌دست آوریم؟

پیش از آنکه رویداد خود را آغاز کنید به‌طور حتم روش‌های به‌دست آوردن آمار دقیق بازدیدکنندگان از غرفه را پیش‌بینی کنید. اگر غرفه شما در مقابل یکی از درهای ورودی سالن قرار دارد، می‌توانید با کمک ماموران آن در میزان رفت و آمد را به‌دست آورید. پیشنهاد دیگر قرار دادن یک دفترچه اطلاع‌رسانی برای افرادی است که از غرفه بازدید می‌کنند تا با نوشتن شماره تماس یا ایمیل خود حضور در غرفه و بازدید از آن را ثبت کنند.

آیا با شهر و نمایشگاه آشنا هستید؟ این سوال بیشتر به درد آن دسته از شرکت‌هایی می‌خورد که قصد حضور در نمایشگاه‌های خارجی یا سراسری که دور از محل زندگی‌شان برگزار می‌شود را دارند. این افراد باید به‌طور دقیق با فضای نمایشگاهی آن منطقه و همچنین نقشه و سیستم شهری آن بخش آشنا باشند تا کمترین مشکل را هنگام بازدید و حضور در غرفه داشته باشند. برنامه پیش از نمایشگاه داشته باشیم؟

هزینه زیادی برای برگزاری یک نمایشگاه صرف می‌شود پس تنها به دلیل انجام ندادن چند نکته ریز آنها را از بین نبرید. برنامه پیش از نمایشگاه زمانی است که شما باید تمامی افراد و همکاران و رقیبان تجاری خود را از حضورتان در یک رویداد باخبر کرده و آنها را برای حضور در غرفه دعوت کنید. با این‌کار قدرت کسب‌وکارتان را به همه نشان داده و زمینه‌های اولیه ایجاد یک شراکت تجاری را فراهم خواهید کرد.