شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران (شارا)- فرض كنيد ثبت‌نام و كارهاي ابتدايي براي حضور در يك رويداد را انجام داده‌ايد و آماده ورود به فضاي نمايشگاه هستيد.
در اين زمان نياز است چند سوال حياتي را از خودتان بپرسيد يا در جلسات تخصصي با اعضاي اصلي شركت در ميان بگذاريد. اين سوالات در نگاه نخست سطحي هستند اما مي‌توانند در بهتر شدن كسب و كار شما تاثير بسزايي داشته باشد. همسايه ما در نمايشگاه چه كسي است؟
اين موضوع از اهميت بالايي برخوردار است چراكه اگر غرفه كوچكي در اختيار داريد هرگز مكان آن را در كنار غرفه‌هاي بزرگ انتخاب نكنيد. براي مثال غرفه كوچك شما در كنار يك پاويون هرگز موفق نخواهد بود زيرا آن غرفه بزرگ تمام توجهات را به خود جلب مي‌كند. براي تغيير مكان به‌طور حتم اقدام كنيد. هدف ما چه مخاطباني هستند؟
هر نمايشگاه ممكن است ده‌ها هزار بازديدكننده داشته باشد و هر غرفه دار بايد هدف اصلي خود را بشناسد. با شناسايي اهداف و مخاطبان برنامه‌ريزي لازم را براي به‌دست آوردن توجه اين بخش ويژه انجام دهيد. ممكن است شما تنها مهندسان رايانه‌اي را در نظر داشته باشيد به همين دليل بايد فضاي غرفه را به گونه‌اي طراحي كنيد كه اين مهندسان به آن بيشتر جلب شوند. چگونه ميزان بازديدها را به‌دست آوريم؟
پيش از آنكه رويداد خود را آغاز كنيد به‌طور حتم روش‌هاي به‌دست آوردن آمار دقيق بازديدكنندگان از غرفه را پيش‌بيني كنيد. اگر غرفه شما در مقابل يكي از درهاي ورودي سالن قرار دارد، مي‌توانيد با كمك ماموران آن در ميزان رفت و آمد را به‌دست آوريد. پيشنهاد ديگر قرار دادن يك دفترچه اطلاع‌رساني براي افرادي است كه از غرفه بازديد مي‌كنند تا با نوشتن شماره تماس يا ايميل خود حضور در غرفه و بازديد از آن را ثبت كنند.
آيا با شهر و نمايشگاه آشنا هستيد؟ اين سوال بيشتر به درد آن دسته از شركت‌هايي مي‌خورد كه قصد حضور در نمايشگاه‌هاي خارجي يا سراسري كه دور از محل زندگي‌شان برگزار مي‌شود را دارند. اين افراد بايد به‌طور دقيق با فضاي نمايشگاهي آن منطقه و همچنين نقشه و سيستم شهري آن بخش آشنا باشند تا كمترين مشكل را هنگام بازديد و حضور در غرفه داشته باشند. برنامه پيش از نمايشگاه داشته باشيم؟
هزينه زيادي براي برگزاري يك نمايشگاه صرف مي‌شود پس تنها به دليل انجام ندادن چند نكته ريز آنها را از بين نبريد. برنامه پيش از نمايشگاه زماني است كه شما بايد تمامي افراد و همكاران و رقيبان تجاري خود را از حضورتان در يك رويداد باخبر كرده و آنها را براي حضور در غرفه دعوت كنيد. با اين‌كار قدرت كسب‌وكارتان را به همه نشان داده و زمينه‌هاي اوليه ايجاد يك شراكت تجاري را فراهم خواهيد كرد.