شبکه اطلاع‌رسانی روابط‌عمومی ایران (شارا)-|| ارسال خبرنامه یکی از ابزارهای روابط عمومی برای اطلاع رسانی است. این ابزار با ورود تکنولوژی های جدید ارتباطی در روابط عمومی ها متحول شده است. بهره مندی از خبرنامه های الکترونیکی علاوه بر صرفه جویی در هزینه های چاپ و کاغذ، به سرعت اطلاع رسانی افزوده است.

اگرچه خبرنامه های الکترونیکی نیز با هدف خبرنامه های معمولی منتشر می شوند اما به سبب ماهیت فضای وب، اقتضائات خاصی دارند که در این نوشتار قصد داریم به نکات مهم تولید و انتشار این خبرنامه ها اشاره کنیم.

1. آن را ساده نگه دارید.
خبرنامه های ایمیلی نیازمند شفافیت و اختصار هستند. هرگز آنها را شلوغ نکنید. اگر یک طراح وب یا طراح گرافیکی را به کار گرفته اید تا قالب آن را ایجاد کند مراقب باشید. آنها سعی می کند که خودشان را فاخر و فانتزی نشان دهند و به همین دلیل ممکن است طراحی شلوغی انجام دهند که خوانایی آن را از میان ببرد.

2. محتوا هنوز پادشاه است.
ابتدا نقشه ای کامل از آنچه می خواهید در یک دوره چند ساله مطرح کنید، طراحی کنید و سپس بر اساس آن نقشه محتوای خود را تولید و منتشر نمایید. شما می توانید در صورت نیاز آنها را تغییر دهید، اما داشتن یک نقشه می تواند به شما کمک کند از به هم ریختگی شماره های نشریه اجتناب کنید. اگر همه کارهایتان را به لحظه آخر موکول کنید ممکن است در تولید محتوا دچار مشکل شوید و این شکست باعث می شود اثربخشی خبرنامه تان کاملا تحت تاثیر قرار بگیرد. در نتیجه مشتریان و اعضای زیادی اشتراک خودشان را لغو می کنند و شما به سختی می توانید دوباره آن را به دست بیاورید.

3. کم زیاد است.
عموما سر مردم شلوغ است. مقالات خود را کمتر از 400 کلمه بنویسید. این بدین معنا نیست که دقیقا 400 کلمه به کار ببرید. در واقع هرچه کمتر بنویسید بیشتر خوانده می شود. در واقع یکی از مهارت هایی که هر کارگزار روابط عمومی باید برخوردار باشد، استفاده از کلمات کمتر برای بیان مفاهیم بیشتر است. ارنست همینگوی می گوید: «چیزی که آسان خوانده می شود، سخت نوشته شده است.»

4. پیش از انتشار تایید بگیرید.
اگر شما مسئول نگارش خبرنامه الکترونیکی هستید، همیشه از کسی بخواهید که پیش از اینکه خبرنامه را ارسال کنید آن را مطالعه کند. برخی در دفتر، یک مشتری و هر کسی که این شایستگی را دارد می تواند آن را بخواند. این باعث می شود که از اشتباهات جلوگیری کنید. این کار را پس از اینکه نسخه نهایی تان بیرون آمد انجام دهید. می توانید این تایید را از یکی از مدیران دریافت کنید.

5. یک لینک آنلاین روی آن قرار دهید.
همیشه یک مطلب آنلاین درباره محتوای خبرنامه در سایت خود قرار دهید و لینک آن را روی خبرنامه الکترونیکی قرار دهید تا افراد بتوانند در صورت تمایل به طور مستقیم به سایت شما مراجعه کنند. حتی می توانید نسخه ای نوشتاری از خبرنامه تان را بر روی سایت قرار دهید. با این کار افرادی که نمی توانند گرافیک خبرنامه شما را به دلیل سرعت پایین اینترنتشان ببینند، می توانند به سایت مراجعه کرده و محتوای شما را به طور کامل مطالعه کنند.

6. همیشه ایمیل نکنید.
درست است که امروزه بیشتر توصیه می شود که از خبرنامه های ایمیلی استفاده کنید. اما گاهی اوقات نیز لازم است که آن را به صورت چاپی منتشر کنید. بسیاری از افراد ممکن است در شرایطی قرار داشته باشند که نتوانند به اینترنت دسترسی پیدا کنند. به همین دلیل بهتر است از راه های جایگزین ارتباط برای آنها استفاده کنید. می توانید خبرنامه تان را برای آنها فکس کنید یا حتی به طور حضوری در یک دیدار به آنها بدهید.

7. عکس های خوب استفاده کنید.
مردم بیشتر دوست دارند درباره افراد بشنوند تا درباره شرکت ها. یک عکس می تواند به ارتباطات فرد به فرد بسیار کمک کند. از عکسی استفاده کنید که بیشتر آن را دوست دارید و بیشتر به شما شبیه است. عکس های پر زرق و برق را فراموش کنید!

8. صفحات فرود
راه دیگر برای ارزیابی اثربخشی خبرنامه الکترونیکی شما ایجاد صفحات فرود ویژه برای خبرنامه تان است. اگر این کار را انجام دهید می توانید به راحتی با استفاده از آنالیتیکس (برنامه تحلیل آمار سایت) بررسی کنید که چه تعدادی از خوانندگان خبرنامه شما بر روی لینکی که به آنها داده اید کلیک کرده اند. البته باید لینک این صفحه را تنها در ایمیل خبرنامه قرار دهید که ارزیابی شما صحیح باشد. همچنین ممکن است برخی صفحه فرود را صفحه اصلی وبسایت خودشان قرار دهند. در این حالت با تغییرات بازدید کننده را در مدت مشابه، ملاک ارزیابی اثربخشی خبرنامه الکترونیکی تان قرار دهید.

9. از کارت ویزیت ها نیز استفاده کنید.
وقتی شخصی را ملاقات می کنید، به طور معمول شما از وی اطلاعات تماس می گیرید و این کار معمولا با درخواست کارت ویزیت انجام می شود. پس از دریافت کارت ویزیت می توانید از مخاطب خود سوال کنید که آیا مایل است که برای او خبرنامه الکترونیکی ارسال شود. می توانید از منافع دریافت آن برای وی تعریف کنید. در صورتی که توانستید موافقت وی را جلب کنید، ایمیل خوش آمدی را برای وی ارسال کنید و از آن پس می توانید نام و ایمیل وی را وارد سیستم ارسال خبرنامه نمایید.

10. هرگز پایگاه داده ایمیل هایی که خبرنامه دریافت می کنند را به اشتراک نگذارید.
اگر آدرس ایمیل هایی که به آنها خبرنامه را ارسال می کنید در قسمت «To:» قرار گرفته باشد، همه می توانند متوجه شوند که شما برای چه کسانی ایمیل ارسال کرده اید. بنابراین برای اینکه اعتبار حرفه ای خود را از دست ندهید از انجام این کار به شدت خودداری کنید.

11. مرده یا زنده؟
وقتی به ارسال ایمیل برای یک گروه از افراد ادامه می دهید، به تدریج در می یابید که برخی از ایمیل ها علاقه ای به چک کردن خبرنامه های شما ندارند یا آنها را اسپم کرده اند. حتی گاهی می بینید که به سرعت از سایت شما خارج می شوند و این باعث می شود که سرویس دهندگان ایمیل شما را به عنوان یک اسپمر قلمداد کنند. لذا سعی کنید ایمیل هایی که این رفتار را انجام می دهند از فهرست خود خارج کنید.

12. از مخاطبان خود ایمیلشان را دریافت کنید.
بسیاری از مشتریان خوشحال خواهند شد که فرم هایی را پر کنند که شما برایشان ایمیل های مرتب ارسال کنید. مردم بیشتر از اینکه به شرکت های بین المللی علاقه داشته باشند مشتاق هستند که درباره کسب و کارهای پیرامون خودشان بدانند. می توانید از این فرصت برای معرفی گلفروشی ها، سالن های زیبایی، آرایشگری، مکانیک، کافه ها و رستوران ها استفاده کنید.

13. لینک لغو خبرنامه را در انتهای آن قرار دهید.
اگر افرادی خبرنامه شما را اسپم کنند نهایتا آن را همه اعضا در پوشه اسپم خود خواهند دید. بنابراین برای جلوگیری از این حالت بهتر است در پایین هر خبرنامه لینک حذف از سیستم را قرار دهید تا کسانی که نمی خواهند خبرنامه را دریافت کنند به جای قرار دادن آن در اسپم، آن را لغو نمایند.می توانید لینک آن را با «لغو عضویت» یا «unsubscribe» نامگذاری کنید.

14. از چه کسی دریافت می شود؟
بر اساس قانون اسپم با نام ASI (اطلاعات دقیق ارسال کننده) باید به طور شفاف در ایمیل شما نشان داده شود. بنابراین اطلاعات کامل و شفاف شرکت خود را شامل جزئیات تماس از طریق اینترنت و آدرس خود را در قسمت بالای خبرنامه تان درج کنید. این اطلاعات را در خط اول ایمیل خود درج کنید. علاوه بر این سعی نکنید که با عناوین مرموزانه و جذاب، خودتان را متفاوت نشان دهید. اینگونه به نظر می رسد که شما محتوایی ناخواسته را برای مخاطب ارسال کرده اید.

15. اندازه ایمیل بسیار با اهمیت است.
اندازه خبرنامه یا پیام خود را اندازه بگیرید. شما ممکن است از پهنای باند نا محدود استفاده کنید اما اگر خواننده از پهنای باند کم سرعت استفاده کند، در مشاهده ایمیل شما دچار مشکل خواهد شد. ایمیل را برای خودتان ارسال کنید و اندازه آن را در اینباکس بررسی کنید. اندازه یک خبرنامه نباید از 200 کلیوبایت بیشتر باشد. من معمولا توصیه می کنم از خبرنامه های 50 کیلوبایتی استفاده کنید.

16. اولویت بالا را در گزینه های ارسال ایمیل فعال نکنید.
اگر خبرنامه ای را ایمیل می کنید هرگز از عملکرد اولویت بالا برای ارسال آن استفاده نکنید. این کار به شدت اعتبار شما را کاهش می دهد. بیایید با این مساله روبرو شویم. چه تعداد از خبرنامه های الکترونیکی واقعا اورژانسی هستند!

17. استفاده از Bcc برای ارسال خبرنامه.
هرگز از «To و CC» برای ارسال خبرنامه ها استفاده نکنید. در عوض با استفاده از «Bcc» (کپی کور) باعث شوید که دیگران ندانند شما این ایمیل را برای چه کسان دیگری نیز ارسال می کنید. شما می توانید آدرس های زیادی را به این قسمت کپی و پیست کنید. اگر در این زمینه مطمئن نیستید می توانید به یکی از ایمیل هایی که ارسال کرده اید مراجعه کرده و بر روی گزینه «show all headers» تا هم بتوانید محل درج آن را چک کنید و هم در صورت نیاز آنها را کپی نمایید.

18. از ارسال خبرنامه برای افراد ناشناس بپرهیزید.
وقتی ایمیلی را برای عده ای «Bcc» ارسال می کنید، قسمت «To» را خالی نگذارید. بهتر است آن را با ایمیل خودتان پر کنید.

19. هرگز قسمت موضوع ایمیل را خالی نگذارید.
هرگز پیامی را ارسال نکنید که موضوع آن مشخص نشده است. این ایمیل ها به احتمال زیاد خوانده نمی شوند یا به عنوان اسپم قلمداد می شوند یا اینکه خواننده آن را حذف می کند.
 

منبع مرجع: شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)