شبكه اطلاع‌رساني روابط‌عمومي ايران (شارا)-|| ارسال خبرنامه يكي از ابزارهاي روابط عمومي براي اطلاع رساني است. اين ابزار با ورود تكنولوژي هاي جديد ارتباطي در روابط عمومي ها متحول شده است. بهره مندي از خبرنامه هاي الكترونيكي علاوه بر صرفه جويي در هزينه هاي چاپ و كاغذ، به سرعت اطلاع رساني افزوده است.

اگرچه خبرنامه هاي الكترونيكي نيز با هدف خبرنامه هاي معمولي منتشر مي شوند اما به سبب ماهيت فضاي وب، اقتضائات خاصي دارند كه در اين نوشتار قصد داريم به نكات مهم توليد و انتشار اين خبرنامه ها اشاره كنيم.

1. آن را ساده نگه داريد.
خبرنامه هاي ايميلي نيازمند شفافيت و اختصار هستند. هرگز آنها را شلوغ نكنيد. اگر يك طراح وب يا طراح گرافيكي را به كار گرفته ايد تا قالب آن را ايجاد كند مراقب باشيد. آنها سعي مي كند كه خودشان را فاخر و فانتزي نشان دهند و به همين دليل ممكن است طراحي شلوغي انجام دهند كه خوانايي آن را از ميان ببرد.

2. محتوا هنوز پادشاه است.
ابتدا نقشه اي كامل از آنچه مي خواهيد در يك دوره چند ساله مطرح كنيد، طراحي كنيد و سپس بر اساس آن نقشه محتواي خود را توليد و منتشر نماييد. شما مي توانيد در صورت نياز آنها را تغيير دهيد، اما داشتن يك نقشه مي تواند به شما كمك كند از به هم ريختگي شماره هاي نشريه اجتناب كنيد. اگر همه كارهايتان را به لحظه آخر موكول كنيد ممكن است در توليد محتوا دچار مشكل شويد و اين شكست باعث مي شود اثربخشي خبرنامه تان كاملا تحت تاثير قرار بگيرد. در نتيجه مشتريان و اعضاي زيادي اشتراك خودشان را لغو مي كنند و شما به سختي مي توانيد دوباره آن را به دست بياوريد.

3. كم زياد است.
عموما سر مردم شلوغ است. مقالات خود را كمتر از 400 كلمه بنويسيد. اين بدين معنا نيست كه دقيقا 400 كلمه به كار ببريد. در واقع هرچه كمتر بنويسيد بيشتر خوانده مي شود. در واقع يكي از مهارت هايي كه هر كارگزار روابط عمومي بايد برخوردار باشد، استفاده از كلمات كمتر براي بيان مفاهيم بيشتر است. ارنست همينگوي مي گويد: «چيزي كه آسان خوانده مي شود، سخت نوشته شده است.»

4. پيش از انتشار تاييد بگيريد.
اگر شما مسئول نگارش خبرنامه الكترونيكي هستيد، هميشه از كسي بخواهيد كه پيش از اينكه خبرنامه را ارسال كنيد آن را مطالعه كند. برخي در دفتر، يك مشتري و هر كسي كه اين شايستگي را دارد مي تواند آن را بخواند. اين باعث مي شود كه از اشتباهات جلوگيري كنيد. اين كار را پس از اينكه نسخه نهايي تان بيرون آمد انجام دهيد. مي توانيد اين تاييد را از يكي از مديران دريافت كنيد.

5. يك لينك آنلاين روي آن قرار دهيد.
هميشه يك مطلب آنلاين درباره محتواي خبرنامه در سايت خود قرار دهيد و لينك آن را روي خبرنامه الكترونيكي قرار دهيد تا افراد بتوانند در صورت تمايل به طور مستقيم به سايت شما مراجعه كنند. حتي مي توانيد نسخه اي نوشتاري از خبرنامه تان را بر روي سايت قرار دهيد. با اين كار افرادي كه نمي توانند گرافيك خبرنامه شما را به دليل سرعت پايين اينترنتشان ببينند، مي توانند به سايت مراجعه كرده و محتواي شما را به طور كامل مطالعه كنند.

6. هميشه ايميل نكنيد.
درست است كه امروزه بيشتر توصيه مي شود كه از خبرنامه هاي ايميلي استفاده كنيد. اما گاهي اوقات نيز لازم است كه آن را به صورت چاپي منتشر كنيد. بسياري از افراد ممكن است در شرايطي قرار داشته باشند كه نتوانند به اينترنت دسترسي پيدا كنند. به همين دليل بهتر است از راه هاي جايگزين ارتباط براي آنها استفاده كنيد. مي توانيد خبرنامه تان را براي آنها فكس كنيد يا حتي به طور حضوري در يك ديدار به آنها بدهيد.

7. عكس هاي خوب استفاده كنيد.
مردم بيشتر دوست دارند درباره افراد بشنوند تا درباره شركت ها. يك عكس مي تواند به ارتباطات فرد به فرد بسيار كمك كند. از عكسي استفاده كنيد كه بيشتر آن را دوست داريد و بيشتر به شما شبيه است. عكس هاي پر زرق و برق را فراموش كنيد!

8. صفحات فرود
راه ديگر براي ارزيابي اثربخشي خبرنامه الكترونيكي شما ايجاد صفحات فرود ويژه براي خبرنامه تان است. اگر اين كار را انجام دهيد مي توانيد به راحتي با استفاده از آناليتيكس (برنامه تحليل آمار سايت) بررسي كنيد كه چه تعدادي از خوانندگان خبرنامه شما بر روي لينكي كه به آنها داده ايد كليك كرده اند. البته بايد لينك اين صفحه را تنها در ايميل خبرنامه قرار دهيد كه ارزيابي شما صحيح باشد. همچنين ممكن است برخي صفحه فرود را صفحه اصلي وبسايت خودشان قرار دهند. در اين حالت با تغييرات بازديد كننده را در مدت مشابه، ملاك ارزيابي اثربخشي خبرنامه الكترونيكي تان قرار دهيد.

9. از كارت ويزيت ها نيز استفاده كنيد.
وقتي شخصي را ملاقات مي كنيد، به طور معمول شما از وي اطلاعات تماس مي گيريد و اين كار معمولا با درخواست كارت ويزيت انجام مي شود. پس از دريافت كارت ويزيت مي توانيد از مخاطب خود سوال كنيد كه آيا مايل است كه براي او خبرنامه الكترونيكي ارسال شود. مي توانيد از منافع دريافت آن براي وي تعريف كنيد. در صورتي كه توانستيد موافقت وي را جلب كنيد، ايميل خوش آمدي را براي وي ارسال كنيد و از آن پس مي توانيد نام و ايميل وي را وارد سيستم ارسال خبرنامه نماييد.

10. هرگز پايگاه داده ايميل هايي كه خبرنامه دريافت مي كنند را به اشتراك نگذاريد.
اگر آدرس ايميل هايي كه به آنها خبرنامه را ارسال مي كنيد در قسمت «To:» قرار گرفته باشد، همه مي توانند متوجه شوند كه شما براي چه كساني ايميل ارسال كرده ايد. بنابراين براي اينكه اعتبار حرفه اي خود را از دست ندهيد از انجام اين كار به شدت خودداري كنيد.

11. مرده يا زنده؟
وقتي به ارسال ايميل براي يك گروه از افراد ادامه مي دهيد، به تدريج در مي يابيد كه برخي از ايميل ها علاقه اي به چك كردن خبرنامه هاي شما ندارند يا آنها را اسپم كرده اند. حتي گاهي مي بينيد كه به سرعت از سايت شما خارج مي شوند و اين باعث مي شود كه سرويس دهندگان ايميل شما را به عنوان يك اسپمر قلمداد كنند. لذا سعي كنيد ايميل هايي كه اين رفتار را انجام مي دهند از فهرست خود خارج كنيد.

12. از مخاطبان خود ايميلشان را دريافت كنيد.
بسياري از مشتريان خوشحال خواهند شد كه فرم هايي را پر كنند كه شما برايشان ايميل هاي مرتب ارسال كنيد. مردم بيشتر از اينكه به شركت هاي بين المللي علاقه داشته باشند مشتاق هستند كه درباره كسب و كارهاي پيرامون خودشان بدانند. مي توانيد از اين فرصت براي معرفي گلفروشي ها، سالن هاي زيبايي، آرايشگري، مكانيك، كافه ها و رستوران ها استفاده كنيد.

13. لينك لغو خبرنامه را در انتهاي آن قرار دهيد.
اگر افرادي خبرنامه شما را اسپم كنند نهايتا آن را همه اعضا در پوشه اسپم خود خواهند ديد. بنابراين براي جلوگيري از اين حالت بهتر است در پايين هر خبرنامه لينك حذف از سيستم را قرار دهيد تا كساني كه نمي خواهند خبرنامه را دريافت كنند به جاي قرار دادن آن در اسپم، آن را لغو نمايند.مي توانيد لينك آن را با «لغو عضويت» يا «unsubscribe» نامگذاري كنيد.

14. از چه كسي دريافت مي شود؟
بر اساس قانون اسپم با نام ASI (اطلاعات دقيق ارسال كننده) بايد به طور شفاف در ايميل شما نشان داده شود. بنابراين اطلاعات كامل و شفاف شركت خود را شامل جزئيات تماس از طريق اينترنت و آدرس خود را در قسمت بالاي خبرنامه تان درج كنيد. اين اطلاعات را در خط اول ايميل خود درج كنيد. علاوه بر اين سعي نكنيد كه با عناوين مرموزانه و جذاب، خودتان را متفاوت نشان دهيد. اينگونه به نظر مي رسد كه شما محتوايي ناخواسته را براي مخاطب ارسال كرده ايد.

15. اندازه ايميل بسيار با اهميت است.
اندازه خبرنامه يا پيام خود را اندازه بگيريد. شما ممكن است از پهناي باند نا محدود استفاده كنيد اما اگر خواننده از پهناي باند كم سرعت استفاده كند، در مشاهده ايميل شما دچار مشكل خواهد شد. ايميل را براي خودتان ارسال كنيد و اندازه آن را در اينباكس بررسي كنيد. اندازه يك خبرنامه نبايد از 200 كليوبايت بيشتر باشد. من معمولا توصيه مي كنم از خبرنامه هاي 50 كيلوبايتي استفاده كنيد.

16. اولويت بالا را در گزينه هاي ارسال ايميل فعال نكنيد.
اگر خبرنامه اي را ايميل مي كنيد هرگز از عملكرد اولويت بالا براي ارسال آن استفاده نكنيد. اين كار به شدت اعتبار شما را كاهش مي دهد. بياييد با اين مساله روبرو شويم. چه تعداد از خبرنامه هاي الكترونيكي واقعا اورژانسي هستند!

17. استفاده از Bcc براي ارسال خبرنامه.
هرگز از «To و CC» براي ارسال خبرنامه ها استفاده نكنيد. در عوض با استفاده از «Bcc» (كپي كور) باعث شويد كه ديگران ندانند شما اين ايميل را براي چه كسان ديگري نيز ارسال مي كنيد. شما مي توانيد آدرس هاي زيادي را به اين قسمت كپي و پيست كنيد. اگر در اين زمينه مطمئن نيستيد مي توانيد به يكي از ايميل هايي كه ارسال كرده ايد مراجعه كرده و بر روي گزينه «show all headers» تا هم بتوانيد محل درج آن را چك كنيد و هم در صورت نياز آنها را كپي نماييد.

18. از ارسال خبرنامه براي افراد ناشناس بپرهيزيد.
وقتي ايميلي را براي عده اي «Bcc» ارسال مي كنيد، قسمت «To» را خالي نگذاريد. بهتر است آن را با ايميل خودتان پر كنيد.

19. هرگز قسمت موضوع ايميل را خالي نگذاريد.
هرگز پيامي را ارسال نكنيد كه موضوع آن مشخص نشده است. اين ايميل ها به احتمال زياد خوانده نمي شوند يا به عنوان اسپم قلمداد مي شوند يا اينكه خواننده آن را حذف مي كند.
 

منبع مرجع: شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران (شارا)