شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا) -  آیا وقتی‌که شما به جلسات سازمانی قدم می‌گذارید، لبخند‌ها و سر تکان‌دادن‌ها می‌تواند تصدیق‌کننده فهم درست کارکنان از چشم‌انداز و اهدافی که برای یک سال در نظر گرفته‌اید باشد؟ طبق مقاله‌ای که اخیرا در نشریه هاروارد منتشر شده، هنگامی‌که مدیران در مورد استراتژی سازمان صحبت می‌کنند تنها تعداد اندکی از مخاطبان درک درستی از پیام آنها دارند. این مقاله با اشاره به یک تحقیق تازه عنوان می‌کند حتی در شرکت‌های پیشرو که استراتژی‌های خود را به صورت شفاف و برای عموم منتشر می‌کنند، تنها 29 درصد از کارکنان می‌توانند استراتژی شرکت خود را به‌درستی تشخیص دهند.

در اینجا منظور یک استراتژی عمومی و فراگیر نیست، بلکه سخن از مهم‌ترین استراتژی شرکت شما است که نشان می‌دهد چرا کسب‌وکار وجود دارد و چرا سرمایه‌گذاری در آن در آینده ارزش‌آفرین است. این یعنی 70 درصد از کل کارکنان (بله، حتی کارکنان شما!) بدون اینکه بدانند، با جهت استراتژیک سازمان شما همراستا نیستند.
صرف‌نظر از مشکلات سطحی، این موضوع می‌تواند آنقدر جدی شود تا آنجا که شرکت شما را به سوی نابودی بکشاند. به‌عنوان رهبر ارشد، عدم همسویی تماما متوجه شما است.

«شفافیت= سرعت»: عدم شفافیت، سرعت کل سازمان را کم می‌کند و یک اتلاف‌کننده تمام عیار زمان است. تصور کنید اگر چشم‌انداز شفاف نباشد، 70 درصد کارکنان نمی‌دانند برای رسیدن به چه چیزی در تلاشند و براساس فرضیاتی غلط کارها را پیش می‌برند. در نتیجه تیم شما به‌جای آنکه حرکتی چالاک و فعالانه داشته باشد، به آهستگی و منفعلانه پیش می‌رود. از آن بدتر اینکه این چرخه معیوب ادامه پیدا کرده و در نتیجه انرژی گرانبهای افراد در مسیری غلط صرف می‌شود. درصورت وجود درکی درست و مشترک از اولویت‌های استراتژیک، افراد حرکتی سریع‌تر داشته و شما را به هدف نزدیک‌تر می‌کنند. 

«اجازه دادن= به اجرا در آوردن»: اینکه به‌خوبی توضیح دهید می‌خواهید چه کاری صورت گیرد مشخص کننده این نیست که این موضوع را از چه کسی می‌خواهید. اگر در سازمان بطور سنتی تنها تعداد معدودی از افراد هستند که روی این‌گونه از فعالیت‌ها مشغولند، باز هم همین افرادند که برای اجرای استراتژی تلاش می‌کنند. دلیل این امر این نیست که تنها همین افرادند که واقعا قصد انجام کار را دارند، بلکه الگویی است که در اینجا شکل گرفته و منجر می‌شود سایر افراد احساس کنند اجازه ورود به این نوع از کارها را ندارند، درنتیجه استعدادهای افراد سازمان به هدر می‌رود. اگر شما صراحتا تاکید کنید که به دنبال مشارکت کل سازمانید، تک تک افراد در همه سطوح مهارت منحصربه‌فرد خود را برای از میان برداشتن موانع سنتی به‌کار خواهند بست. موانعی که دلیل پابرجا ماندنشان به‌خاطر این است که تا به حال حل آنها را از معدود مشارکت‌کنندگان همیشگی سازمان انتظار داشته‌اید.

«همسویی= افزایش شتاب»:

 مدیران اجرایی اغلب شکایت دارند که خود، روز را با تمرکز کامل روی اهداف شروع می‌کنند، اما زمانی‌که کارمندان را به مشارکت فرا می‌خوانند، حرکتی از آنها مشاهده نمی‌کنند. مادامی‌که اهداف به شیوه‌هایی متفاوت تبادل و ادراک شوند، حتی کوچک‌ترین عدم همسویی می‌تواند کارمندان را گیج کرده و ترس از اشتباه، آنها را از هر اقدامی باز دارد و در عین حال این جرات را نیز از آنها بگیرد که آنچه را که نمی‌فهمند، بپرسند.
با بیان شفاف و مداوم اهداف، شما به آن سطح از همسویی دست خواهید یافت که شاهد پیشرفتی چشمگیر در به ثمر نشستن تلاشی که صرف رسیدن به اجرای استراتژی می‌شود، باشید. با توجه به ابعاد و مشکلاتی که این موضوع برای سازمان در پی دارد و با نگاهی به مزایای حل این موضوع که در بالا عنوان شد، سه راهکار عملی زیر برای به‌وجود آوردن همسویی در سازمان در ادامه پیشنهاد می‌شود: 

1- برای شفاف‌سازی وقت کافی اختصاص دهید:
شما به‌عنوان رهبر سازمان وظیفه دارید چشم‌انداز و استراتژی خلق کنید که به اندازه کافی برای کارکنان شفاف باشد تا آنها بتوانند اقدامات لازم روزانه برای دستیابی به اهداف را انجام دهند. برای این کار ابتدا از بالاترین رده سازمان شروع کنید، زمان کافی برای این موضوع اختصاص دهید (شاید یک روز کامل) تا به همسویی و شفافیت لازم برای اولویت‌های اصلی استراتژی خود دست یابید.

 شاید در ابتدا زمان زیادی به نظر بیاید، ولی هزینه عدم همسویی کارکنانی که مستقیما برای افزایش سهم بازار، سود و بهره‌وری در تلاشند آنقدر وحشتناک است که با صرف زمان یک روز کاری قابل مقایسه نیست. بنابراین می‌توان ادعا کرد صرف آن 8 ساعت بالاترین میزان بازدهی در کل سال را برای شما به ارمغان خواهد آورد.

2- همگانی کردن استراتژی:
تلاش کنید با اختصاص زمانی کافی، مراسم اعلان چشم‌انداز را برای کارکنان برگزار کرده و در آن با ایجاد محیطی مهیج، به شفاف‌ترین شیوه ممکن از کارکنان سطوح مختلف سازمان برای دستیابی به اهداف کمک بخواهید. به این ترتیب اگر هر یک از کارکنان تنها یک قدم برای مشارکت در دستیابی به اهداف بردارند، شما فورا متوجه تاثیر چشمگیر این حرکت خواهید شد.

3- مشارکت افراد را جشن بگیرید:
هرگونه تلاشی که هریک از کارکنان صورت می‌دهند و در پی آن سازمان یک قدم به اهداف استراتژی نزدیک‌تر می‌شود باید اعلام کنید. با این اقدام شما الگویی می‌سازید که با آن رابطه بین تلاش و نتایج را برای سایرین روشن ساخته و الهام‌بخش آنها برای مشارکت خواهد شد.

شرکت‌های زیادی مشاهده شده‌اند که با اجرای این مراحل توانسته‌اند کارکنان خود را با اولویت‌های استراتژیک خود به بهترین نحو ممکن همراستا کنند و اولین قدم در راستای اجرای استراتژی و دستیابی به اهداف را بردارند.

منبع: روزنامه دنیای اقتصاد - شماره ۳۲۲۱