شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران (شارا) - آيا وقتيكه شما به جلسات سازماني قدم ميگذاريد، لبخندها و سر تكاندادنها ميتواند تصديقكننده فهم درست كاركنان از چشمانداز و اهدافي كه براي يك سال در نظر گرفتهايد باشد؟ طبق مقالهاي كه اخيرا در نشريه هاروارد منتشر شده، هنگاميكه مديران در مورد استراتژي سازمان صحبت ميكنند تنها تعداد اندكي از مخاطبان درك درستي از پيام آنها دارند. اين مقاله با اشاره به يك تحقيق تازه عنوان ميكند حتي در شركتهاي پيشرو كه استراتژيهاي خود را به صورت شفاف و براي عموم منتشر ميكنند، تنها 29 درصد از كاركنان ميتوانند استراتژي شركت خود را بهدرستي تشخيص دهند.
در اينجا منظور يك استراتژي عمومي و فراگير نيست، بلكه سخن از مهمترين استراتژي شركت شما است كه نشان ميدهد چرا كسبوكار وجود دارد و چرا سرمايهگذاري در آن در آينده ارزشآفرين است. اين يعني 70 درصد از كل كاركنان (بله، حتي كاركنان شما!) بدون اينكه بدانند، با جهت استراتژيك سازمان شما همراستا نيستند.
صرفنظر از مشكلات سطحي، اين موضوع ميتواند آنقدر جدي شود تا آنجا كه شركت شما را به سوي نابودي بكشاند. بهعنوان رهبر ارشد، عدم همسويي تماما متوجه شما است.
«شفافيت= سرعت»: عدم شفافيت، سرعت كل سازمان را كم ميكند و يك اتلافكننده تمام عيار زمان است. تصور كنيد اگر چشمانداز شفاف نباشد، 70 درصد كاركنان نميدانند براي رسيدن به چه چيزي در تلاشند و براساس فرضياتي غلط كارها را پيش ميبرند. در نتيجه تيم شما بهجاي آنكه حركتي چالاك و فعالانه داشته باشد، به آهستگي و منفعلانه پيش ميرود. از آن بدتر اينكه اين چرخه معيوب ادامه پيدا كرده و در نتيجه انرژي گرانبهاي افراد در مسيري غلط صرف ميشود. درصورت وجود دركي درست و مشترك از اولويتهاي استراتژيك، افراد حركتي سريعتر داشته و شما را به هدف نزديكتر ميكنند.
«اجازه دادن= به اجرا در آوردن»: اينكه بهخوبي توضيح دهيد ميخواهيد چه كاري صورت گيرد مشخص كننده اين نيست كه اين موضوع را از چه كسي ميخواهيد. اگر در سازمان بطور سنتي تنها تعداد معدودي از افراد هستند كه روي اينگونه از فعاليتها مشغولند، باز هم همين افرادند كه براي اجراي استراتژي تلاش ميكنند. دليل اين امر اين نيست كه تنها همين افرادند كه واقعا قصد انجام كار را دارند، بلكه الگويي است كه در اينجا شكل گرفته و منجر ميشود ساير افراد احساس كنند اجازه ورود به اين نوع از كارها را ندارند، درنتيجه استعدادهاي افراد سازمان به هدر ميرود. اگر شما صراحتا تاكيد كنيد كه به دنبال مشاركت كل سازمانيد، تك تك افراد در همه سطوح مهارت منحصربهفرد خود را براي از ميان برداشتن موانع سنتي بهكار خواهند بست. موانعي كه دليل پابرجا ماندنشان بهخاطر اين است كه تا به حال حل آنها را از معدود مشاركتكنندگان هميشگي سازمان انتظار داشتهايد.
«همسويي= افزايش شتاب»:
مديران اجرايي اغلب شكايت دارند كه خود، روز را با تمركز كامل روي اهداف شروع ميكنند، اما زمانيكه كارمندان را به مشاركت فرا ميخوانند، حركتي از آنها مشاهده نميكنند. ماداميكه اهداف به شيوههايي متفاوت تبادل و ادراك شوند، حتي كوچكترين عدم همسويي ميتواند كارمندان را گيج كرده و ترس از اشتباه، آنها را از هر اقدامي باز دارد و در عين حال اين جرات را نيز از آنها بگيرد كه آنچه را كه نميفهمند، بپرسند.
با بيان شفاف و مداوم اهداف، شما به آن سطح از همسويي دست خواهيد يافت كه شاهد پيشرفتي چشمگير در به ثمر نشستن تلاشي كه صرف رسيدن به اجراي استراتژي ميشود، باشيد. با توجه به ابعاد و مشكلاتي كه اين موضوع براي سازمان در پي دارد و با نگاهي به مزاياي حل اين موضوع كه در بالا عنوان شد، سه راهكار عملي زير براي بهوجود آوردن همسويي در سازمان در ادامه پيشنهاد ميشود:
1- براي شفافسازي وقت كافي اختصاص دهيد:
شما بهعنوان رهبر سازمان وظيفه داريد چشمانداز و استراتژي خلق كنيد كه به اندازه كافي براي كاركنان شفاف باشد تا آنها بتوانند اقدامات لازم روزانه براي دستيابي به اهداف را انجام دهند. براي اين كار ابتدا از بالاترين رده سازمان شروع كنيد، زمان كافي براي اين موضوع اختصاص دهيد (شايد يك روز كامل) تا به همسويي و شفافيت لازم براي اولويتهاي اصلي استراتژي خود دست يابيد.
شايد در ابتدا زمان زيادي به نظر بيايد، ولي هزينه عدم همسويي كاركناني كه مستقيما براي افزايش سهم بازار، سود و بهرهوري در تلاشند آنقدر وحشتناك است كه با صرف زمان يك روز كاري قابل مقايسه نيست. بنابراين ميتوان ادعا كرد صرف آن 8 ساعت بالاترين ميزان بازدهي در كل سال را براي شما به ارمغان خواهد آورد.
2- همگاني كردن استراتژي:
تلاش كنيد با اختصاص زماني كافي، مراسم اعلان چشمانداز را براي كاركنان برگزار كرده و در آن با ايجاد محيطي مهيج، به شفافترين شيوه ممكن از كاركنان سطوح مختلف سازمان براي دستيابي به اهداف كمك بخواهيد. به اين ترتيب اگر هر يك از كاركنان تنها يك قدم براي مشاركت در دستيابي به اهداف بردارند، شما فورا متوجه تاثير چشمگير اين حركت خواهيد شد.
3- مشاركت افراد را جشن بگيريد:
هرگونه تلاشي كه هريك از كاركنان صورت ميدهند و در پي آن سازمان يك قدم به اهداف استراتژي نزديكتر ميشود بايد اعلام كنيد. با اين اقدام شما الگويي ميسازيد كه با آن رابطه بين تلاش و نتايج را براي سايرين روشن ساخته و الهامبخش آنها براي مشاركت خواهد شد.
شركتهاي زيادي مشاهده شدهاند كه با اجراي اين مراحل توانستهاند كاركنان خود را با اولويتهاي استراتژيك خود به بهترين نحو ممكن همراستا كنند و اولين قدم در راستاي اجراي استراتژي و دستيابي به اهداف را بردارند.
منبع: روزنامه دنياي اقتصاد - شماره ۳۲۲۱