شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)- حضور در یک ملاقات حضوری با خبرنگاران تنها یک بخش از وظیفه ای است که در دست دارید. بعد از آن باید زمان ملاقات را با گزارشگرانی که می خواهید آنها را برای انتشار محتوای مورد نظرتان متقاعد کنید هماهنگ نمایید. وقت آن است که برای آماده سازی برخی موارد جدیت بخرج دهید.

برای آماده سازی محیط یک ملاقات رودررو، مردیت پرات، مدیر مالی شرکت ارتباطات استانتون ایده های جالبی را مطرح کرده است. وی از جلد دوم کتاب راهنمای روابط رسانه ای خود برای ما پنج نکته استخراج کرده است که بیشترین اثر را در برگزاری هرچه بهتر ملاقات های حضوری دارد:

1. تحقیق کنید. نشریات را پیش از ملاقات با سردبیر بخوانید. به بخش های ویژه ای که احساس می کنید نیازهای مشتری تان را برآورده می کند نگاهی بیاندازید و نوع داستان های منتشر شده و تمرکز نشریه را درک کنید.

2. زمان را کوتاه کنید. گزارشگران زمان کمی برای ملاقات های حضوری دارند. زمان ملاقات را طولانی نکنید تا گزارشگر از آمدن پشیمان نشود. بهترین زمان برای یک ملاقات 20 تا 30 دقیقه است.

3. به سمت آنها بروید. برنامه زمانبندی آنها بسیار شلوغ تر از همیشه است. به ندرت پیش می آید زمانی را به بیرون از تحریریه بروند. از آنها نخواهید که به نزد شما بیایند. به جای آن نزد آنها بروید، چه دفتر نشریه باشد یا هر جای راحت دیگری بهتر است شما برای رفتن به ملاقات با سردبیر اقدام کنید. این شما هستید که خواستار ملاقات سردبیر هستید، نه او، بنابراین بسیار مهم است که نصف راه را شما بروید.

4. سوال بپرسید. ملاقات های حضوری می توانند ابزارهای مناسبی برای آموزش روابط عمومی باشند. چیزهایی را که از یک گزارشگر یاد می گیرید ممکن است در هیچ جای دیگر نتوانید بیاموزید. از این زمان هوشمندانه استفاده کنید. سوالات زیادی را تا جایی که می توانید درباره زمانبندی های کار نشریه و اینکه چگونه سردبیران محتوا و اطلاعات خود را دریافت می کنند و اینکه چگونه ویراستاران برنامه ریزی می کنند که یک موضوع را پوشش دهند و یا به چه چیزهایی علاقه دارند را از آنها جویا شوید.

5. به طور طبیعی عمل کنید. مهمتر از همه در یک ملاقات حضوری با یک گزارشگر این است که گفتگویی را به راه بیاندازید. یک پاور پوینت نیاورید که بخواهید محصولات خود را نشان دهید بلکه بهتر است که صورت شفاهی دلایل حضور خودتان را در قالب یک گفتگوی دوستانه مطرح کنید. نخست سوالاتی را بپرسید و بگذارید به سوالات شما پاسخ دهند. از زمان برای برقراری رابطه دوستانه استفاده کنید. این کار باعث می شود بتوانید روابطی بهتر برقرار کنید.

منبع: http://www.prnewsonline.com/water-cooler/2014/05/20/embrace-face-time-tips-for-making-the-most-of-an-in-person-meeting/?hq_e=el&hq_m=2887122&hq_l=10&hq_v=472ca672b1