شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران (شارا)- حضور در يك ملاقات حضوري با خبرنگاران تنها يك بخش از وظيفه اي است كه در دست داريد. بعد از آن بايد زمان ملاقات را با گزارشگراني كه مي خواهيد آنها را براي انتشار محتواي مورد نظرتان متقاعد كنيد هماهنگ نماييد. وقت آن است كه براي آماده سازي برخي موارد جديت بخرج دهيد.

براي آماده سازي محيط يك ملاقات رودررو، مرديت پرات، مدير مالي شركت ارتباطات استانتون ايده هاي جالبي را مطرح كرده است. وي از جلد دوم كتاب راهنماي روابط رسانه اي خود براي ما پنج نكته استخراج كرده است كه بيشترين اثر را در برگزاري هرچه بهتر ملاقات هاي حضوري دارد:

1. تحقيق كنيد. نشريات را پيش از ملاقات با سردبير بخوانيد. به بخش هاي ويژه اي كه احساس مي كنيد نيازهاي مشتري تان را برآورده مي كند نگاهي بياندازيد و نوع داستان هاي منتشر شده و تمركز نشريه را درك كنيد.

2. زمان را كوتاه كنيد. گزارشگران زمان كمي براي ملاقات هاي حضوري دارند. زمان ملاقات را طولاني نكنيد تا گزارشگر از آمدن پشيمان نشود. بهترين زمان براي يك ملاقات 20 تا 30 دقيقه است.

3. به سمت آنها برويد. برنامه زمانبندي آنها بسيار شلوغ تر از هميشه است. به ندرت پيش مي آيد زماني را به بيرون از تحريريه بروند. از آنها نخواهيد كه به نزد شما بيايند. به جاي آن نزد آنها برويد، چه دفتر نشريه باشد يا هر جاي راحت ديگري بهتر است شما براي رفتن به ملاقات با سردبير اقدام كنيد. اين شما هستيد كه خواستار ملاقات سردبير هستيد، نه او، بنابراين بسيار مهم است كه نصف راه را شما برويد.

4. سوال بپرسيد. ملاقات هاي حضوري مي توانند ابزارهاي مناسبي براي آموزش روابط عمومي باشند. چيزهايي را كه از يك گزارشگر ياد مي گيريد ممكن است در هيچ جاي ديگر نتوانيد بياموزيد. از اين زمان هوشمندانه استفاده كنيد. سوالات زيادي را تا جايي كه مي توانيد درباره زمانبندي هاي كار نشريه و اينكه چگونه سردبيران محتوا و اطلاعات خود را دريافت مي كنند و اينكه چگونه ويراستاران برنامه ريزي مي كنند كه يك موضوع را پوشش دهند و يا به چه چيزهايي علاقه دارند را از آنها جويا شويد.

5. به طور طبيعي عمل كنيد. مهمتر از همه در يك ملاقات حضوري با يك گزارشگر اين است كه گفتگويي را به راه بياندازيد. يك پاور پوينت نياوريد كه بخواهيد محصولات خود را نشان دهيد بلكه بهتر است كه صورت شفاهي دلايل حضور خودتان را در قالب يك گفتگوي دوستانه مطرح كنيد. نخست سوالاتي را بپرسيد و بگذاريد به سوالات شما پاسخ دهند. از زمان براي برقراري رابطه دوستانه استفاده كنيد. اين كار باعث مي شود بتوانيد روابطي بهتر برقرار كنيد.

منبع: http://www.prnewsonline.com/water-cooler/2014/05/20/embrace-face-time-tips-for-making-the-most-of-an-in-person-meeting/?hq_e=el&hq_m=2887122&hq_l=10&hq_v=472ca672b1