اگر بخواهیم تعریف شفاف و ساده ای را از روابط عمومی داشته باشیم باید گفت روابط عمومی مجموعه ای از اقدامات و تلاش های آگاهانه ، ‏سنجیده و برنامه ریزی شده به منظور جلب مشارکت عمومی و کسب تفاهم متقابل بین یک سازمان و گروه های مورد ‏نظر آن سازمان است.

روابط عمومی نهادی پاسخگو برآمده از نیاز جامعه است که می بایست بین مصالح فردی و منافع اجتماعی وفاق ایجاد کند و لذا باید آیینه تمام نمای سازمان باشد. روابط عمومی درواقع پل ارتباطی بین  مجموعه مخاطبان و مجریان یک سازمان است و وظیفه آن انعکاس و انتقال دیدگاهها و نظرات مسئولان و مخاطبان به یکدیگر یعنی اطلاع‏رسانی و اطلاع‏یابی است. به عبارت دیگر کار اصلی این نهاد ایجاد زمینه های تعامل مؤثر، هدفمند و دو سویه در درون‏ و برون ‏سازمان است. امروزه روابط عمومی به عنوان یک عنصر تعیین کننده و یکی از مجموعه های تاثیرگذار و عامل توفیقات سازمانی مطرح است.

این نهاد از بدو شکل گیری تا به حال، فراز و نشیب های زیادی را پشت سر گذاشته و امروز توانسته است جایگاه خود را نه به عنوان یک تشکیلات و نهاد صرف تشریفاتی و اجرایی، بلکه به عنوان بازوی مشورتی مدیریت در سازمان ها تثبیت نماید. امروزه نقش روابط عمومی ها در کمک به تصمیم گیری های مدیریتی و استراتژیک یک سازمان، نقشی ویژه و تعیین کننده است. اهمیت و جایگاه روابط عمومی در عصر کنونی و در برهه ای که اطلاع‌رسانی در همه عرصه‌ها به عنوان رمز موفقیت حرف اول و آخر را می زند ، دوچندان شده است به گونه ای که موفقیت سازمان‌ها، ادارات و مجموعه های اداری به عملکرد روابط عمومی‌های آن‌ها وابسته است.

کارکردهای روابط عمومی در گذر زمان دستخوش تغییرات زیادی شده است و ریشه این تحولات را باید در توسعه و پیشرفت روزافزون جوامع و تغییر در نوع نیازهای بشری جستجو کرد. اگر در دوره ای روابط عمومی صرفاً نقش یک واحد تبلیغاتی را ایفا می کرد اما امروز به عنوان هنر هشتم و یکی از ابزارهای قوی مدیریت افکار، اصلی ترین حلقه ارتباط بین سازمان و مخاطبین، مدعی العموم و وکیل مدافع سازمان ایفای نقش می نماید.

به واقع امروزه مهم ترین وظایف روابط عمومی را می توان هدایت صحیح افکار عمومی  وبرنامه‌ریزی ویژه برای رهبران فکری جامعه و ارائه اطلاعات مشاوره‌ای به مدیریت سازمانها  با استفاده از ابزارها و فنون نوین ارتباطی و اطلاعاتی، دانست. با این وجود نقد منصفانه عملکرد این نهاد در مجموعه های دولتی بیانگر این است که روابط عمومی ها در حال حاضر علیرغم همه فعالیت ها و تلاش های در خور تحسین، فاصله زیادی با شرایط مطلوب آرمانی حرفه خود و آنچه که باید باشند دارند و تلاش برای برون رفت از این وضعیت و بهبود و ارتقای جایگاه حرفه ای این نهاد، رسالت خطیری است که همه فعالان این حوزه باید در برابرآن احساس تکلیف بکنند.

پایان سخن این که باید گفت افزایش اعتماد عمومی، دمیدن روح امید، نشاط و طراوت در جامعه، از طریق انعکاس خدمات بی شمار نظام در عرصه های گوناگون و ارائه تصویر واقعی از تلاش شبانه روزی دولتمردان و خادمین مردم در دستگاه های اجرایی، تلاش مقدس و  گرانسنگی است که فعالان سختکوش و پرتلاش عرصه روابط عمومی، مفتخر به انجام آن هستند از این منظر است که روابط عمومی سرمایه اجتماعی مهم یک سازمان محسوب شده و مدیران باید تلاش کنند تا  با رفع موانع و مشکلات پیش روی رشد و بالندگی این نهاد، به شایستگی از این ظرفیت و سرمایه های ارزشمند در جهت پیشبرد مؤثر برنامه ها و سیاست های خرد و کلان سازمانی بهره ببرند.

نویسنده: سید رضا طباطبایی مدیرکل روابط عمومی و امور بین الملل استانداری قم
فردونیوز