اگر بخواهيم تعريف شفاف و ساده اي را از روابط عمومي داشته باشيم بايد گفت روابط عمومي مجموعه اي از اقدامات و تلاش هاي آگاهانه ، ‏سنجيده و برنامه ريزي شده به منظور جلب مشاركت عمومي و كسب تفاهم متقابل بين يك سازمان و گروه هاي مورد ‏نظر آن سازمان است.

روابط عمومي نهادي پاسخگو برآمده از نياز جامعه است كه مي بايست بين مصالح فردي و منافع اجتماعي وفاق ايجاد كند و لذا بايد آيينه تمام نماي سازمان باشد. روابط عمومي درواقع پل ارتباطي بين  مجموعه مخاطبان و مجريان يك سازمان است و وظيفه آن انعكاس و انتقال ديدگاهها و نظرات مسئولان و مخاطبان به يكديگر يعني اطلاع‏رساني و اطلاع‏يابي است. به عبارت ديگر كار اصلي اين نهاد ايجاد زمينه هاي تعامل مؤثر، هدفمند و دو سويه در درون‏ و برون ‏سازمان است. امروزه روابط عمومي به عنوان يك عنصر تعيين كننده و يكي از مجموعه هاي تاثيرگذار و عامل توفيقات سازماني مطرح است.

اين نهاد از بدو شكل گيري تا به حال، فراز و نشيب هاي زيادي را پشت سر گذاشته و امروز توانسته است جايگاه خود را نه به عنوان يك تشكيلات و نهاد صرف تشريفاتي و اجرايي، بلكه به عنوان بازوي مشورتي مديريت در سازمان ها تثبيت نمايد. امروزه نقش روابط عمومي ها در كمك به تصميم گيري هاي مديريتي و استراتژيك يك سازمان، نقشي ويژه و تعيين كننده است. اهميت و جايگاه روابط عمومي در عصر كنوني و در برهه اي كه اطلاع‌رساني در همه عرصه‌ها به عنوان رمز موفقيت حرف اول و آخر را مي زند ، دوچندان شده است به گونه اي كه موفقيت سازمان‌ها، ادارات و مجموعه هاي اداري به عملكرد روابط عمومي‌هاي آن‌ها وابسته است.

كاركردهاي روابط عمومي در گذر زمان دستخوش تغييرات زيادي شده است و ريشه اين تحولات را بايد در توسعه و پيشرفت روزافزون جوامع و تغيير در نوع نيازهاي بشري جستجو كرد. اگر در دوره اي روابط عمومي صرفاً نقش يك واحد تبليغاتي را ايفا مي كرد اما امروز به عنوان هنر هشتم و يكي از ابزارهاي قوي مديريت افكار، اصلي ترين حلقه ارتباط بين سازمان و مخاطبين، مدعي العموم و وكيل مدافع سازمان ايفاي نقش مي نمايد.

به واقع امروزه مهم ترين وظايف روابط عمومي را مي توان هدايت صحيح افكار عمومي  وبرنامه‌ريزي ويژه براي رهبران فكري جامعه و ارائه اطلاعات مشاوره‌اي به مديريت سازمانها  با استفاده از ابزارها و فنون نوين ارتباطي و اطلاعاتي، دانست. با اين وجود نقد منصفانه عملكرد اين نهاد در مجموعه هاي دولتي بيانگر اين است كه روابط عمومي ها در حال حاضر عليرغم همه فعاليت ها و تلاش هاي در خور تحسين، فاصله زيادي با شرايط مطلوب آرماني حرفه خود و آنچه كه بايد باشند دارند و تلاش براي برون رفت از اين وضعيت و بهبود و ارتقاي جايگاه حرفه اي اين نهاد، رسالت خطيري است كه همه فعالان اين حوزه بايد در برابرآن احساس تكليف بكنند.

پايان سخن اين كه بايد گفت افزايش اعتماد عمومي، دميدن روح اميد، نشاط و طراوت در جامعه، از طريق انعكاس خدمات بي شمار نظام در عرصه هاي گوناگون و ارائه تصوير واقعي از تلاش شبانه روزي دولتمردان و خادمين مردم در دستگاه هاي اجرايي، تلاش مقدس و  گرانسنگي است كه فعالان سختكوش و پرتلاش عرصه روابط عمومي، مفتخر به انجام آن هستند از اين منظر است كه روابط عمومي سرمايه اجتماعي مهم يك سازمان محسوب شده و مديران بايد تلاش كنند تا  با رفع موانع و مشكلات پيش روي رشد و بالندگي اين نهاد، به شايستگي از اين ظرفيت و سرمايه هاي ارزشمند در جهت پيشبرد مؤثر برنامه ها و سياست هاي خرد و كلان سازماني بهره ببرند.

نويسنده: سيد رضا طباطبايي مديركل روابط عمومي و امور بين الملل استانداري قم
فردونيوز