ویژه مدیران روابط‌عمومی

شبکه اطلاع‌رسانی روابط‌عمومی ایران (شارا) || پی‌ریزی نظام ارتباطات یکپارچه سازمان همواره یکی از دغدغه‌های مدیریتی روابط‌عمومی‌های کشور برای حل مسایل و دغدغه‌های ارتباطی سازمان‌هاست.

حمید شکری خانقاه
نویسنده کتاب برنامه ریزی راهبردی ارتباطی در روابط‌عمومی  و مدیر طرح وبرنامه ریزی ارتباطی

گام‌های فرایندی ذیل برای تدوین یک برنامه ارتباطی مدون در روابط‌عمومی  ۱۴۰۲ به شما این امکان را می دهد در همان ابتدای سال به عنوان یک مدیر برنامه محور و استراتژیست ارتباطی سازمان خود را به مدیران ارشد معرفی کنید و خواسته ها و انتظارات خود را در یک فرایند هوشمند مطرح کنید.
هر چه محتوای برنامه خلاقانه تر و مستند تر ارایه شود از مقبولیت بیشتری نزد مدیران برخوردار خواهد شد.
✅ گام‌های ذیل را برای تدوین برنامه ارتباطی دنبال کنید و جاهای خالی را تکمیل کنید.
برنامه شما می تواند خلاصه یا مفصل ارایه شود. هر چه کامل تر و جامع تر باشد بهتر است.

✅ برنامه روابط‌عمومی  سازمان... در سطح ملی،منطقه ای و استانی
(عنوان جلد)

✅ مقدمه:
(وضعیت استان
شرایط خاص آن
و نقش کلیدی روابط‌عمومی )

✅ مسئله شناسی ارتباطی
(مهمترین مسئله ارتباطی سازمان واستان که با رسانه و ارتباطات حل می شود)در دو سه پارگراف و بر اساس نتایج مطالعات قبلی و نظر مدیران ارشد باشد.

✅ هدف از ارتباط و اطلاع رسانی
بالا بردن آگاهی مردم در خصوص:
اقناع مخاطبان خاص در مورد:
متقاعد سازی مخاطبان هدف در مورد سیاستها و خط مشی های وزارت/سازمان
اعتماد سازی یا رضایت آفرینی در ذینفعان نسبت به برنامه ها و اقدامات سازمان (با ذکر نام ذینفع و عنوان برنامه و اقدام)

✅ مخاطبان هدف
مخاطب اصلی شامل:
مخاطب خاص شامل:
مخاطب فرعی شامل:
عموم مردم به عنوان مصرف کنندگان محصولات و گیرندگان خدمات شما

✅ محور پیام‌ها و سناریوهای ارتباطی
پیامهای خبری مختص سارمانی در سطح ملی
پیامهای خبری مختص استان در سطح منطقه ای و استانی
پیامهای کوتاه وانگیزشی در خصوص:
پیامهای تحلیلی، روشنگرانه و تخصصی شامل:
پیامهای آموزشی و اقناعی ویژه:
پیامهای خاص برای پروژه های خاص

✅ استراتژی ارتباطی و رسانه ای
بهره گیری از ظرفیت‌های ارتباطات مستقیم سازمان با مخاطبان
بکار گیری ظرفیت‌های صدا و سیما
بهره گیری از پتانسیل های شبکه های اجتماعی
سناریو نویسی در مقوله های مختلف ارتباطی
اشاعه گسترده اطلاعات و اطلاع رسانی گسترده و هوشمند
اجتناب از اخبار کلیشه ای و بی خاصیت
استفاده از ظرفیت تعامل با ذینفعان

✅ ابزارها و کانال های ارتباطی
تولید محتوا برای صدا و سیما در قالب های:
مستند در موضوعات گوناگون به تفکیک
گزارش تصویری و خبری
خبر با تاکید بر رویکرد فرایند محوری
مصاحبه با مدیران (با ذکر عنوان)
تولید محتوا برای خبرگزاری ها و مطبوعات و سایتهای خبری
تولید محتوا برای شبکه های اجتماعی گوناگون
تولید محتوا برای درگاه‌های ارتباطی داخلی سازمان
تولید محتوای چند رسانه ای در قالبهای مختلف تیزر، کلیپ، موشن گرافی ، پوستر و عکس نوشته و‌ اینفو گرافی و کاتالوگ و ....
برگزاری نمایشگاه های مختلف موضوعی در طول سال (با ذکر عنوان)
برگزاری جشنواره ها و همایشهای گوناگون موضوعی (با ذکر موضوع )
سایر اقدامات{بر اساس شرایط سازمان متبوع}
 این لیست با توجه به اتخاذ هر کدام از استراتژی های ارتباطی می تواند در چند صفحه ادامه داشته باشد.

✅ تدوین جدول زمانبندی و گانت چارت:
اقدامات ارتباطی به تفکیک ماه:
 بهار
فروردین
اردیبهشت
خرداد
 تابستان
تیر
مرداد
شهریور
 پاییز
مهر
آبان
آذر
 زمستان
دی
بهمن
اسفندماه
جدول زمانبندی را در قالب هفته، ماه ، فصل و در دو ستون:ستون اول زمان و ستون دوم تنظیم کنید.

✅ جدول بودجه بندی:
شرح بودجه و اعتبار لازم برای هر یک از اقدامات در سه ستون درج شود.
مثلا:
تولید و نشر محتوا در صدا و سیما در قالب:
مستند
گزارش تصویری و خبری
خبر
مصاحبه با مدیران
تولید و انتشار محتوادر خبرگزاری ها و مطبوعات و سایتهای خبری
تولید محتوا برای شبکه های اجتماعی گوناگون
تولید محتوا برای درگاه‌های ارتباطی داخلی سازمان
تولید محتوای چند رسانه ای
تولید پوستر
عکس نوشته و‌ اینفو گرافی
کاتالوگ
تیزر، کلیپ، موشن گرافی
و...
برگزاری نمایشگاه موضوعی(با ذکر عنوان)
برگزاری جشنواره:
برگزاری همایش موضوعی (با ذکر موضوع )
سایر اقدامات ...

�"� جدول بودجه بندی در سه ستون: اقدام اصلی،ستون دوم اقدام فرعی مرتبط با اقدام اصلی و ستون سوم بودجه و اعتبار لازم برای اقدامات فرعی می آید و در پایان هر اقدام فرعی نیز جمع بندی اقدام اصلی آورده شود.

✅ همکاران، همراهان و همیاران روابط‌عمومی  شامل بخشهایی که در درون و بیرون از سازمان در برنامه های ارتباطی درموقعیت های مختلف همکاری مشترک،اسپانسر و ... هستند با ذکر عنوان و مشخص کردن نوع همکاری.

✅ روشهای ارزیابی اثربخشی اقدامات ارتباطی و رسانه ای:
 سنجش میزان اثربخشی پیام
 سنجش میزان انتشار پیام
 سنجش اعتبار و مقبولیت اجتماعی سازمان
 سنجش رضایت ذینفعان
 سنجش اعتماد اجتماعی به سازمان
که باید با روشهای افکار سنجی مستقیم و غیر مستقیم مثل تحلیل محتوای رسانه، نظرسنجی از مخاطبان گوناگون ، مشاهده رفتار مردم در موقعیت‌های مختلف و ...انجام شود.

✅ نتیجه برنامه اقدام ارتباطی
در دو پاراگراف آنچه انتظار دارید بعد از یکسال از طریق روشهای ارتباطی و رسانه ای به آن دست یابید را در پایان برنامه بنویسید.

✅ ضمایم برنامه
و منابع تدوین برنامه

 برنامه اقدام ارتباطی زمانی با موفقیت روبرو می شود که مهندسی ارتباطی برنامه طبق موارد فوق رعایت شود ، همکاران روابط‌عمومی  برای اجرای استراتژی ارتباطی و رسانه ای آموزش لازم را ببینند ، ضمانت اجرایی لازم با جلب حمایت مدیران ارشد از روابط‌عمومی  فراهم شود و بودجه و اعتبار کافی به برنامه تخصیص داده شود.

 خلاقیت و ابتکار عمل در اجرای برنامه های روابط‌عمومی  بخش جذاب و متقاعد کننده سازمان در پی ریزی نظام ارتباطات یکپارچه سازمان خواهد بود.
با آرزوی موفقیت تمام مدیران روابط‌عمومی‌های کشور برای حل مسائل ارتباطی و کمک به موفقیت برنامه ها و استراتژی های کلان سازمان متبوع اشان که همواره یکی از دغدغه های کلیدی جامعه روابط‌عمومی  کشور و مدیریت نظام ارتباطی هر سازمانی است.

منبع: کتاب برنامه ریزی راهبردی ارتباطی در روابط‌عمومی /حمیدشکری خانقاه/سیمای شرق/چاپ پنجم/۱۳۹۵
حمید شکری خانقاه
برنامه‌ریزی راهبردی ارتباطی
من الله التوفیق